Rengeteg cég szembesül azzal, hogy a külföldre utazó vagy az átmenetileg ott dolgozó munkatárs üzemanyag-, lakhatási, szállodai, vendéglátási, autóbérlési vagy konferenciaszámlája az adott ország áfáját tartalmazza. Bár a gyakorlat helyességét számlánként külön-külön kell megvizsgálni, általánosságban elmondható, hogy az EU-áfadirektíva alapján a vendéglátás teljesítési helye az, ahol azt a szolgáltatást ténylegesen nyújtják, szállás esetén az, ahol az ingatlan van, gépkocsi rövid távú bérlése esetén pedig ahol azt ténylegesen a bérlő birtokába adják. Ezért ezekben az esetekben szinte biztosan helyes az adott ország áfájának a felszámítása.
„Azonban a hazai cégek gyakran a számla bruttó összegét könyvelik költségként, nem foglalkoznak annak áfatartalmával. Egyrészt, mert nem ismerik azt a lehetőséget, hogy ez bizonyos feltételekkel visszaigényelhető, másrészt túl bonyolultnak, drágának vélik a visszaigénylési folyamatot. Pedig a belföldön letelepedett adóalany díjmentesen, a magyar adóhatósághoz elektronikusan benyújtott kérelmében igényelheti vissza ezt az áfát, a többit a NAV és a külföldi adóhatóság elintézi. Azaz a NAV megkeresi a külföldi adóhatóságot, továbbítja az igénylést, a külföldi adóhatóság azt megvizsgálja, esetleg új információt kér, és végül a visszajáró pénzt kiutalja a magyar cégnek” – magyarázza Bagi Márta, a Baker Tilly Hungária partnere.
A szakember felhívja a figyelmet: a 2014. évi számlák esetén legkésőbb 2015.szeptember 30-ig lehet ezt a kérelmet benyújtani, a nyomtatványt országonként kell kitölteni, az adott országból származó számlák alapján. A szeptember 30. jogvesztő határidő, ezt követően visszaigénylésre nincs lehetőség. A visszatérítés az Európai Unió országaiból lehetséges, éves kérelem esetén a minimumösszeg 50 euró vagy annak megfelelő összeg. Mindemellett év közben lehetőség van negyedéves kérelmek benyújtására is, ha a visszatérítendő összeg eléri a 400 eurót. Ez azt jelenti, hogy akár már a 2015-ös első három negyedév számláit is érdemes meg vizsgálni, és a feltételek fennállása esetén visszakérni az áfát.
A tagállamok többségénél meghatalmazott is eljárhat, tehát a belföldi cég megbízhat egy tanácsadó céget, hogy eljárjon helyette. Ez esetben a meghatalmazott nyújtja be a kérelmet a szükséges nyilatkozatokkal, mellékletekkel, válaszol a kinti adóhatóság esetleges további kérdéseire.
Az adott ország szabályai alapján előfordulhat, hogy bizonyos összeg felett a számlákat csatolni kell a beadványhoz, illetve a visszaigénylésnél is az adott ország szabályai érvényesítendők; ezek azonosak az adott országban letelepedett cégekre vonatkozó áfaszabályokkal.
