A magyar társasági szabályozás főszabályként megköveteli, hogy a döntéshozatali szervek tagjai – ideértve a részvényeseket és a vezető testületi tagokat – személyesen vegyenek részt a döntések meghozatalában. A törvény nem biztosít mentességet a kötelezettség alól, még olyan esetekben sem, amikor a vezető tisztségviselő vagy részvényes akadályoztatva van az ülésen való részvételben.
Mi történik, ha egy részvényes/tag vagy egy vezető tisztségviselő nem tud részt venni egy testületi ülésen munkáltatói intézkedés, hatósági tiltás vagy egyszerűen csak a globális egészségvédelmi ajánlások betartása miatt?
Fontos, hogy a társaságok ilyen összetett helyzetekben is biztosítsák a döntéshozó szervek működési folyamatainak zavartalanságát. Meghozott döntéseiknek összhangban kell lenniük a vonatkozó jogszabályokkal és belső szabályzatokkal annak érdekében, hogy azokat ne lehessen később eredményesen megtámadni.
A személyes ülések megtartását helyettesíthetik az elektronikus hírközlő, illetve online eszközök használatával tartott ülések vagy az írásbeli határozatok. Azonban ezek az opciók nem mindig elérhetőek, ha a társasági jogi dokumentumok nem tartalmazzák ennek lehetőségét, úgy alkalmazásuk a társasági okiratok módosítását igényli (amelyeknek elfogadása szintén nehézségeket okozhat), illetve bizonyos esetekben alkalmazásuknak jogszabályi akadálya is van.
A tagok és a vezető tisztségviselők elérhetőségét az ülésen a meghívó és a napirendi pontok megküldését megelőzően is már figyelembe kell venni. Noha a releváns jogszabályok ezt a jogot kifejezetten nem tartalmazzák, de várható, hogy valamely résztvevő megtámadhatja az ülések összehívását, ha nyilvánvaló, hogy a meghívott nem tud részt venni rajta és a távoli kommunikáció vagy szavazás feltételei nem biztosítottak számára. Az ilyen körülmények és nehézségek figyelembevétele nélkül kiküldött meghívó és az így megtartott ülésen hozott határozatok a tagsági jogok vagy a döntéshozatalban való részvételi jog sérelmeként értékelhetőek.
Most jönnek az éves beszámolók
Mindez azért különösen kritikus, mert az éves vállalati beszámolókat elfogadó közgyűléseket és üléseket hamarosan meg kell tartani. Az ehhez kapcsolódó döntések hibás meghozatalának komoly jogi és pénzügyi következményei lehetnek a társaságra nézve. Bár az, hogy egy tag vagy vezető tisztségviselő nem tud részt venni egy ülésen önmagában nem lehetetleníti el annak megtartását, de ha több tag vagy az egész testület akadályoztatva van, úgy a mérlegelfogadás kétséges lehet. Bizonytalanságot jelenthet egy döntés végrehajtásának szempontjából az is, hogy a tag élni kíván-e a döntésmegtámadási jogával a nyitva álló 90 napos határidőn belül.
Erősen ajánlott az ilyen irányítási kihívásokra már jó előre készülni annak érdekében, hogy biztosított legyen a döntéshozatali folyamatok összhangja az alkalmazandó jogszabályokkal és a társaság belső szabályaival. Érdemes fokozott óvatossággal és körültekintéssel eljárni az összehívásnál, előre biztosítani annak lehetőségét, hogy a távolmaradó tag vagy vezető tisztségviselő akár távközlési eszközökkel tudjon kommunikálni és szavazni, illetve ezeknek a lehetőségét a társasági dokumentumokban és a belső szabályzatokban ellenőrizni.
Társasági szabályozásunk nem tartalmaz kifejezett rendelkezést az ilyen kivételes helyzetek kezelésére, azonban ilyenkor is érvényesülnek azok az általános szabályok, hogy a tagoknak, vezető tisztségviselőknek és a társaságnak is úgy kell eljárnia, ahogy az ilyen helyzetben tőlük elvárható a szabályos döntéshozatal érdekében, továbbá sem a tagok sem a vezető tisztségviselők nem gyakorolhatják jogaikat visszaélésszerűen.
