Bizalom nélkül nincs jól működő cég
Amikor egy munkavállaló lopás, sikkasztás vagy egyéb hasonló visszaélés gyanújába keveredik és megbízást kapunk, hogy járjunk az ügy végére, ez a mondat szinte minden alkalommal elhangzik a cégvezető szájából: „Hibáztam, mert megbíztam az alkalmazottamban...” A kijelentést csalódott sóhaj kíséri. Aki cégvezetőként még nem került ilyen helyzetbe, talán az is el tudja képzelni, át tudja élni az érzést: elárultak, becsaptak, hátba szúrtak.
De vajon tényleg hiba lenne megbízni a munkatársakban? Tényleg csak a bizalmatlanság, a mindenkiről eleve rosszat feltételezés lehet sikeres stratégia egy cégvezető számára? Korántsem. A bizalom a sikeres cégműködés kihagyhatatlan összetevője.
Az a munkavállaló, aki bizalmatlanságot érez a személye iránt, nem lesz elkötelezett a cég felé. A teljesítménye nem csak sokkal rosszabb lesz emiatt, hanem a lojalitása is sokkal alacsonyabb szintű lesz. Ami kifejezetten növeli annak a kockázatát, hogy egy kényes helyzetben könnyebben racionalizálja, vagyis tegye maga számára elfogadhatóvá a cég vagyonának megdézsmálását. (Erről a folyamatról lásd korábbi cikkeinket az oldal alján.)
Rendben, de ha megbízunk a dolgozókban, akkor előbb-utóbb jön majd valaki, aki vissza is él majd ezzel a bizalommal – hangzik a teljesen jogos felvetés. Hogyan lehet feloldani ezt a látszólagos ellentmondást?
Az ellenőrzés bizalommá konvertálása
A sikeres megközelítés arra épít, hogy nem az embereket érdemes személyükben ellenőrizni – és ezzel a „nem bízom benned” üzenetét közvetíteni feléjük – hanem az egyes fontos feladatokat, folyamatokat. A jól megválasztott és jól kommunikált ellenőrzések az egymásba és a cégbe vetett bizalmat is növelni fogják. Egyrészt azzal, hogy az ellenőrzés fókusza a konkrét személyről átkerül egy-egy kritikus folyamatra vagy annak egy-egy lépésére. Másrészt ezek az ellenőrzések a véletlen hibákra is fényt tudnak deríteni, mielőtt még azok nagyobb kárt tudnak okozni. Az ilyen elemekből összeállított rendszer a dolgozók számára is elfogadhatóbb.
Lássunk egy konkrét példát. Egy nagyobb kkv-ban már megoldható (és ezt szinte minden esetben javasoljuk is), hogy a bankszámla könyvelését, vagy legalábbis az előző napi forgalom ellenőrzését mindig végezzék el, ez legyen a pénzügyi teljesítési folyamat része. Az ellenőrzést pedig olyan munkatárs végezze, akinek az átutalások indítása nem feladata, sőt, nincs is ilyen jogosultsága a banknál. Az ellenőrzés keretében arról kell meggyőződni, hogy a bankszámlán csak az előzetesen jóváhagyott terhelések történtek meg, az összegek és a kedvezményezettek is megfelelőek.
Ezt az ellenőrzést minden napra célszerű elvégezni. Tehát ha a cég saját szokásai alapján csak kedden és csütörtökön utal, akkor nem csak szerdán és pénteken – mondván, hogy máskor minek is, hiszen más napokon nem utalunk – hanem minden napra. Mert pont arról (is) akarunk meggyőződni, hogy más napokon tényleg nem történt olyan átutalás, ami a cég pénzügyi jóváhagyási folyamatait kikerülné.
Hogyan visz bizalmat egy ilyen ellenőrzés a pénzügyi folyamatokba? Úgy, hogy nem magát az átutalást végző személyt ellenőrizzük, hanem a céges bankszámla forgalmát. Személytől függetlenül. Sőt, a bankszámlához hozzáféréssel rendelkező dolgozókat is védjük attól, hogy illetéktelenek a nevükben esetleg visszaéljenek a jelszavukkal és egyéb kódokkal.
Egy ilyen egyszerűen végrehajtható ellenőrzés hatékonyan képes detektálni már az első alkalommal egy olyan visszaélést, amire egyébként csak hosszú hónapok után derülne fény. Mivel a visszaélések korai felfedésén kívül az egész kifizetési folyamat esetleges hibái is rövid időn belül és garantáltan fennakadnak rajta, ezt az ellenőrzés a dolgozók is segítségként és örömmel szokták fogadni.
Ha bízhat a rendszerben, bízhat az emberekben is
Ezzel a megközelítéssel egyszerűen kiépíthető egy olyan ellenőrzési rendszer a cégben, amely nem köti gúzsba a napi működést, nem telepszik rá a napi működésre. Amint az előbbi példában is láttuk: nem a kifizetési folyamat normál menetébe iktattunk be még további engedélyezési köröket. Ilyet csak a szokásos utalási összegeket meghaladó vagy új (eddig nem szereplő) kedvezményezett esetén érdemes megtenni.
A kifizetési folyamat végére egy olyan – napi szintű, de néhány perc alatt elvégezhető – ellenőrzés kerül, ami az egész folyamatot megbízhatóvá teszi. Megvalósítva a visszaélések megakadályozása érdekében általában is a követendő stratégiát: sokat ne lehessen, de keveset se legyen érdemes!
Utóbbi célkitűzés értelme, hogy a rövid időn belüli és garantált lebukás miatt azok a visszaélések sem fognak megtörténni, amelyeket közvetlenül nem tudunk megakadályozni (mint az előbbi példában egy jóvá nem hagyott átutalás teljesítése). A hétköznapi értelemben vett bűnözés körében is általánosan elfogadott kriminológiai megállapítás, hogy nem az esetleges büntetés nagysága, hanem a felelősségre vonás elkerülhetetlenséges, vagy más szavakkal: a lebukás magas kockázata fogja elrettenteni az elkövetőt.
Ezt a megközelítést alkalmazva cégvezetőként nem kell azon rágódnia, hogy vajon megbízhat-e az embereiben, nem csapják-e be, nem okoznak-e kárt – akár szándékosan, akár csak figyelmetlenségből vagy hanyagságból. Ha megbízhat a folyamatokban és a rendszerekben, akkor nyugodt szívvel megbízhat a munkatársaiban is.
A belső visszaélések megelőzéséről további hasznos információkat itt talál: www.tolvajacegedben.hu
A cikksorozat előző részei:
- Tolvaj a cégedben – vállalati szarkák a járvány után
- A céges belső lopások árulkodó jelei – a 7 leggyakoribb, leleplező viselkedési forma (I. rész)
- A céges belső lopások árulkodó jelei – a 7 leggyakoribb, leleplező viselkedési forma (II. rész)
- Eső előtt köpönyeg – hogyan lehet már felvétel előtt kiszűrni a potenciálisan enyves kezű leendő alkalmazottakat?
- Leltártrükkök – lopják a készleteket, de mégis stimmel a leltár?
- „Aki nem lopott még a cégtől, az nem is igazi munkavállaló” – a cégkultúra szerepe a belső visszaélések megelőzésében
