A 2010-es évekre bekövetkezett a valós idejű online részvétel. A prompt digitális világban mindenki folyamatosan nyomja az egyéni kis létezését az információs szupersztrádán. Ezzel párhuzamosan megnőtt a ránk zúduló munkamennyiség: naponta több száz e-mailen kell végigverekednünk magunkat, értelmezni a csatolmányokban lévő infohalmazt, és érdemben reagálni azokra. 2008-ban az átlagember már háromszor annyi információt fogyasztott egy nap, mint az 1960-ban élők, állítja a San Diegó-i Kaliforniai Egyetem kutatása.

Annyira siettetve vagyunk, hogy szakértők szerint „mikropillanatokban” működünk, nem hozunk megalapozott döntéseket, nem gondolunk át minden eshetőséget, nem mérlegelünk minden fontos információt. Az adott pillanatban épp rendelkezésünkre álló infók alapján lépünk, nehogy lemaradjunk a versenyfutásban. Felmérések szerint a cégvezetőknél is alapélmény a zaklatottság: megoldandó feladatok, elhárítandó krízis közeli helyzetek között ugrálnak, mintha állandóan tűzoltó munkát végeznének. Ebben a helyzetben nincs idejük stratégiát alkotni, előrenézni, konzisztensnek lenni.

Kép: FreeDigitalPhotos/iosphere

Áthuzalozott idegpályák: szenzációfüggőség

Munka közben egy órán belül átlagosan 37-szer váltunk ablakot a számítógépünkön. A klikkelgető multitaskingnek megvan az ára: elménk elszokik a koncentrálástól, miközben függővé válunk, hogy azonnal megnyissuk az új e-mailt, ránézzünk egy honlapra, reagáljunk a felugró üzenetablakra. Amikor új mentális szenzációt fogadunk be, az örömérzetet szabályozó dopamin szabadul fel az agyban. Ezt az érzetet, a javadalmazást hajszoljuk, amikor újra meg akarunk nyitni egy ablakot. Nem elemezünk, nem szintetizálunk, csak rápillantunk. Agyunkban a gyakran használt, aktivizált ingerületátviteli helyek erősödnek meg, ott jönnek létre azonnal működő asszociációk. A rossz gondolatminták is ezért válnak szinte levetkezhetetlen beidegződésekké, pavlovi reflexszé. Az állandóan ugráló figyelem átalakítja agyunk fiziológiáját, energia- és figyelemháztartását. Az idegrendszer működését kutató tudósok úgy fogalmaznak: áthuzalozódik az agy, más ingerületátviteli pályák erősödnek meg.

Ha nagyobb infotömeggel szembesülünk, átfutjuk, szemünk cikázik, keressük a kulcsmondatokat, a fontosabb számadatokat. Az agyműködést vizsgáló modern módszerekkel kimutatták, hogy akik megszállott videojáték-rajongók, 33 százalékkal több vizuális adatot tudnak figyelni egyszerre egy adott képernyőn, és hamarabb észrevesznek benne dolgokat. Az internethasználat és a multitasking pedig növeli az aktív idegsejthálózatok körét az agyban.

Multitasking vs. flow-élmény

A multitasking sajnos ellene dolgozik annak az állapotnak, amit Csíkszentmihályi Mihály áramlásnak nevezett. A flow-élményben az ember belefeledkezik a feladatba, amit éppen végez, megszűnik az időérzéke, megvalósul a hatékony munkavégzés magas foka. Ekkor jönnek új meglátások, zseniális ötletek, s hirtelen újfajta módon tudjuk összegezni azt az infoanyagot is, amire eddig csak értetlenül bámultunk. Ramit Sethi, a GrowthLab vezetője úgy véli, hogy a gyors reakciókészség fenntartásával beáldozzuk azt, hogy képesek legyünk a „nagy egészről” gondolkodni, összefüggésében nézni a dolgokat. Ez a flow-élmény sajátossága. És némi morfondírozást igényel, ami látszólag nem produktív idő. Pedig nagyon is az.

Sokáig úgy tartották a pszichológusok, hogy a multitasking a hatékonyság netovábbja, de mára kiderült, hogy aki hosszú távon multitaskingel, annak romlik a képessége, hogy fókuszáljon, és kizárja a háttérzajt vagy az irreveláns információkat. De ha fel is hagyunk a multitaskinggel, a szétforgácsolódott figyelem megmarad. A Kaliforniai Egyetem kutatása szerint, azoknak, akiknek a munkáját folyton félbeszakítják az e-mailek, magasabb a stressz-szintjük. A stresszhormonok pedig rontják a rövidtávú memóriát.

Ráadásul az erőfeszítés, hogy visszatérjünk az előző feladatunkhoz, értékes perceket vesz el a munkaidőnkből. Pszichológusok szerint bő 25 percbe telik, mire az ember képes visszahelyezkedni a korábbi fókuszba, és újra zavartalanul arra a tevékenységre koncentrálni, amit megszakított. Ez rombolja a hatékonyságot. A brit Steelcase 10 ezer munkavállalóra és 17 országra kiterjedő kutatása 2007-ben már azt mutatta, hogy egy átlagos munkavállalót hárompercenként zavar meg valami a munkavégzésében. Az ebből eredő hatékonyságcsökkenés egy 50 ezer fős nagyvállalatnál egymilliárd dollár bevételkiesést jelent évente.

Egyébként a multitasking igazi zsonglőrjei – ők azok, akik könnyedén fogyasztanak egyszerre több információcsatornát – kevesen vannak, mindössze a lakosság három százaléka sorolható ide a Utah-i Egyetem kutatása alapján.

Idő- és figyelemmenedzsment

Hatékony munkavállaló az, aki minél rövidebb idő alatt minél több munkát végez el, méghozzá jól és kreatívan. A hatékonyság tehát nem azt jelenti, hogy keményebben dolgozunk, hanem hogy gyorsabban s bizonyos tekintetben könnyedebben.

A bestsellerszerző Tony Schwartz szerint alapvetően négyfajta – fizikai, érzelmi, mentális és spirituális – energiára van szükségünk, hogy optimálisan tudjunk működni egy munkanapon. Egészségesen, boldogan, koncentráltan leszünk hatékonyak. Sőt, a spirituális energiánknak köszönhetően ezeket összhangban tudjuk tartani egymással és az életcélunkkal.