Az információs környezet minden várakozást felülmúlóan megváltozott világszerte az elmúlt évtizedben. A vállalkozások többsége nagy küzdelmet folytat azért, hogy megtalálja a megfelelő válaszlépéseket az adatkezelés és –védelem területén jelentkező újabb és újabb kihívásokra.

Az Iron Mountain és a PricewaterhouseCoopers európai kkv-kra vonatkozó adatkezelési-kockázat érettségi indexe szerint a megkérdezettek 68%-a véli úgy, hogy az információkkal történő felelős bánásmód elősegíti az üzleti sikerek elérését és a többség mára felismerte, hogy az információ értékes vagyoneleme minden társaságnak.

A kutatásból az is kiderül, hogy miközben a kkv-k 78%-a gondolja úgy, hogy mindent meg kell tenni az adathalász támadások megelőzéséért, 47%-uk nyilatkozott úgy, hogy a menedzsment nem tartja fontos ügynek az adatvédelmet. (Egy másik jelentés kevésbé pozitív képet mutat, aszerint a kkv-knak mindössze 33,5%-a foglalkozik az adatvédelem kérdésével.)

A kutatás azt is számszerűsíti, hogy milyen károkat okozhat a nem megfelelő színvonalú adatkezelés. A vizsgált vállalatokat ért adattámadások 450 és 850 ezer font közötti veszteséget okoztak az érintett vállalkozásoknak.

A felmérésben a holland és magyar vállalatok érték el a legmagasabb átlag pontszámot 62,4, illetve 61 ponttal. A hat ország kkv-it vizsgáló kutatásban Hollandia az az ország, ahol leginkább stratégia kérdésként kezelik a dokumentum menedzsment területét.

Kép:sxc

Mint Szakonyi András, az Iron Mountain Kelet- és Észak-Európáért felelős alelnöke elmondta a magyar kkv-k a legnagyobb előrelépést a dokumentum menedzsment területén az alkalmazottak képzésére vonatkozó intézkedésekkel és a velük folytatott kommunikációban érték el.

Hogy ez mit jelent a gyakorlatban? A vállalatvezetők nagy hangsúlyt fektetnek arra, hogy a munkatársaiknak útmutatást adjanak a papír alapú és elektronikus adatok biztonságos kezelésére és tárolására vonatkozóan. A magyar cégek 61%-a látja el alkalmazottait a papír alapú dokumentumok biztonságos kezeléséhez szükséges egyértelmű útmutatóval szemben az átlagos 50%-kal, vagy a spanyol kkv-re jellemző 36%-kal.

Magyarország az Iron Mountain és a PwC kutatásában olyan gazdasági nagyhatalmakat előz meg, mint Németország, Anglia, vagy éppen Franciaország.

A tanulmány készítői szerint a kockázatok csökkentéséhez elsőként a cégvezetésnek a prioritások közé kell helyeznie a dokumentum menedzsmentet. Második lépésben a területért felelős munkatársnak, menedzsernek fel kell mérnie, hogy a cégnek milyen adatai vannak, és azokat hol és milyen módon tárolják és döntést kell hozni azzal kapcsolatban, hogy melyek azok az adatok, amelyekre továbbra is szükség van, és melyek azok, amelyekre már nincsen. Végül, de nem utolsó sorban pedig meg kell győzni a munkatársakat, hogy kellő hangsúlyt fektessenek az eredményes dokumentum menedzsmenthez szükséges feladatok elvégzésére.