Hány projektmenedzser kell egy vállalatirányítási rendszer bevezetéshez?

Ha röviden meg akarnám válaszolni a kérdést, akkor annyit mondanék, hogy kettő, de ne szaladjunk ennyire előre! – mondja a Piac&Profit szakértője, Giller Tamás, az ERP blog szerkesztője. Valóban mindenki tisztában van a fogalmakkal, és hogy valójában mi egy projektmenedzser feladata egy ERP rendszer bevezetése során? És miért kell belőlük egyáltalán kettő?

Kép: Pixabay

A mai cikkben elsősorban a kkv-szektor azon kisvállalkozásainak próbálok tanácsokat adni, amelyek már ERP képesek, és sikeres bevezetést szeretnének a saját cégükben.

Egy rendszer bevezetése mindig több szereplő együttműködésén alapszik, ezen az együttműködésen múlik az eredmény is, hogy mennyire lesz sikeres a projekt. Egy komplex rendszer bevezetésénél a szolgáltató cég birtokában van a szakmai tudás és felkészültség, hogy hogyan lehet egy vállalatirányítási szoftvert hatékonyan bevezetni, de ez csak a siker egyik összetevője. A szoftver megfelelő implementálása során ugyanekkora szerep jut a vállalkozásnak is, ahol a rendszert majd használni fogják. Nagyon fontos, hogy ha vállalkozásunknál ERP-t vagy más nagyobb informatikai szoftvert, szolgáltatást készülünk bevezetni, akkor felkészültek legyünk. A saját vállalkozásunkat mi ismerjük a legjobban, mi tudjuk, hogy mi hogyan működik, mi vagyunk az információk birtokában, nem pedig a szoftvert szállító cég. Nekik legfeljebb egy megfelelő bevezetésmódszerük (know-how) van.

Fontos, hogy a kisvállalkozások felismerjék a saját feladataikat, amelyek szervezési, irányítási, összehangolási és koordinátori munkafolyamatokból is állnak. Ezt hívják projektmenedzselésnek. Ezeknél a vállalkozásoknál kiemelten fontos, hogy legyen egy olyan szakértő, aki elemző, irányítási és szervezőképességgel rendelkezik (projektmenedzser), aki képviseli a céget a szoftvert szállító vállalkozás irányába.

Meg kell különböztetni kétféle projektmenedzsert. Az egyik az ERP rendszert szolgáltató cég egyik alkalmazottja, akinek a feladata, hogy az ő vezetésével és irányításával a rendszerbevezetés megfelelő legyen. Nevezhetjük őt aktív vagy külső projektmenedzsernek, hiszen ő az irányító. A projektcsapatban helyet fog kapni egy passzív vagy belső projektmenedzser, aki viszont annak a cégnek az alkalmazottja, amelynél a rendszerbevezetés történik. Az ő feladata picit más, ugyanúgy projektmenedzser, de neki van egy önálló projektcsapata, mégpedig a saját vállalkozáson belül, saját feladatkörrel, saját hatáskörrel.

Kiemelten fontos, hogy legyen egy olyan szakértő, aki elemző, irányítási és szervezőképességgel rendelkezik (projektmenedzser), aki képviseli a céget.
Kell egy ember

A sikeres implementáció feltétele, hogy a két projektmenedzser mennyire tud együttműködni, hogyan tudnak együtt dolgozni az eredményért. Ez a képesség a külső projektmenedzserben általában megvan, hiszen neki ez a munkája, az a fő állása, hogy rendszereket vezet be. A belső projektmenedzsernek viszont ez sohasem a fő állása. Őt a bevezetési projekt erejéig kinevezik, ha egyáltalán kinevezik. A sikertelen ERP bevezetések mögötti egyik ok a belső projektmenedzser hiánya. A bevezetőben ezért is hangsúlyoztam, hogy ez az írás elsősorban a hazai kisvállalkozásoknak fog szólni, mert rendre elfelejtik, hogy ki kell nevezni egy személyt a cégen belül, aki partnere lesz a külső projektmenedzsernek a bevezetés alatt. Támogatni fogja a szolgáltató munkáját, és mindenben segítségére lesz, hogy az információk időben eljussanak hozzá.

Ez a felelős személy (belső projektmenedzser) összegyűjti az információt, és átadja a szolgáltató cégnek, fogadja az információt a szolgáltató cégtől, és eljuttatja házon belül a megfelelő személyekhez. Ennek a munkatársnak ismernie kell az információ forrásának helyét, tudja, kitől kell kérdezni, megérti a feltett kérdéseket, hatékonyan tudja menedzselni a saját és a projektcsapata idejét is. Ez a személy lehetőség szerint ne legyen a cég ügyvezetője, tulajdonosa, mert neki sokkal több feladata van, és a projektmenedzseri szerep aktív, napi adminisztratív feladatokat is jelent. Ne legyen a cég új alkalmazottja sem, viszont jó, ha van némi informatikai és gazdasági ismerete is, képes a döntések meghozatalára, gyorsan reagál, és problémamegoldó képességekkel bír.

Ha van ilyen projektmenedzser (kapcsolattartó), az nagyban megkönnyíti a rendszerbevezető cég munkáját, hiszen az ő (külső) projektmenedzserük pontosan tudja, hogy kérdés, probléma esetén kihez kell fordulnia, és a belső projektvezető szállítani fogja a választ, megoldást. Tehát láthatjuk, hogy a siker záloga a két projektmenedzser és az ő közös munkájuk. Arra biztatok minden vállalkozást, hogy informatikai rendszerbevezetések előtt sohase felejtsenek el belső projektmenedzsert kijelölni.

Giller Tamás, a www.erpblog.hu ERP, CRM és informatikai projektmenedzsmenttel foglalkozó blog szerkesztője

Véleményvezér

A kárpátaljai templom elleni támadás mögött az orosz titkosszolgálat is állhat

A kárpátaljai templom elleni támadás mögött az orosz titkosszolgálat is állhat 

Gyanús körülmények a kárpátaljai templom felgyújtási kísérlete körül.
Ursula elküldte a selyemzsinórt Orbán Viktornak

Ursula elküldte a selyemzsinórt Orbán Viktornak 

Az orbáni hintapolitikát megelégelték az európai nagyhatalmak.
Orbán Viktor megírná Brüsszel helyett az unió költségvetését

Orbán Viktor megírná Brüsszel helyett az unió költségvetését 

Drukkolunk Orbán Viktornak, hogy jobb költségvetést írjon Brüsszelnél.
Befellegzett a visegrádi négyeknek

Befellegzett a visegrádi négyeknek 

Mélyponton a magyar-lengyel kapcsolatok.
Hamar kitiltották a Harcosok Klubjából a könyvelők alelnökét

Hamar kitiltották a Harcosok Klubjából a könyvelők alelnökét 

Nem kívánatos a könyvelő a Harcosok Klubjában.
Arcul köpte az örményeket egy fideszes országgyűlési képviselő

Arcul köpte az örményeket egy fideszes országgyűlési képviselő 

Oksabb lett volna, ha Hoppál Péter csendben marad.

Info & tech

Cégvezetés & irányítás

Piac & marketing


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo