Az ingatlanokkal összefüggő tennivalók igen széleskörűek: a karbantartástól kezdve a költöztetésen, az energiaellátáson át egészen a számvitelig vagy szerződéskezelésig ad komoly feladatot a cégeknek.

Alig akad olyan cég, amelynek ne lenne több ingatlana, az sem ritka, hogy egy vállalatnál több száz saját használatú ingatlan gazdálkodását kell összehangolni. A kereskedelmi cégeknél általában a vagyon több mint fele a tárgyi eszközökben jelenik meg, így a költségekben is a második legnagyobb tételt a létesítményekkel összefüggő kiadások jelentik. – a munkaerőre fordított kiadások után. Ha megvizsgáljuk, mennyit költünk egy létesítményre az ingatlanok átlagosnak vett életciklusa, azaz 50-80 év alatt, kiderül, hogy a létrehozás (tervezés, építés, beüzemelés) mindössze a költségek ötödét teszi ki, a többi a fenntartásból származik. Ezért nem mindegy, hogy az üzemeltetéssel járó gazdasági számviteli, infrastrukturális és technikai feladatok ésszerű tervezéssel, áttekinthetően, összhangban folynak-e. Mindezek alapján érthető, hogy a hatékony létesítménygazdálkodás akár 25-30 százalékos költségmegtakarítást is biztosíthat – hangsúlyozta előadásában Tatár Tibor, a KPMG Ingatlantanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója.

Szerinte hazánkban ma nagy a lemaradás: előfordul, hogy a cégeknek még listájuk sincs saját ingatlanaikról, máshol mindössze egy-két alacsonyabb beosztású munkatárs felel a több száz ingatlannal való gazdálkodásáért, az egységes adatkezelésre alig van példa. A hatékony ingatlangazdálkodással ugyanakkor nemcsak a költségek csökkenthetőek: már a befektetések kezdetén tőke szabadítható fel, világos kép biztosítható a portfólió-tisztításhoz, illetve a cég házon belül olyan integrált, minőségi szolgáltatást építhet ki, amely jelentősen javíthatja az üzletmenet biztonságát. Mindehhez az ingatlangazdálkodást a stratégiai tervezés részévé kell tenni, megfelelő szervezettel és infrastruktúrával, illetve technikai támogatottsággal – mondta Tatár Tibor.

Léstyán Ákos, a KPMG Consulting szenior menedzsere szerint ez a technikai támogatottság még kezdetleges: általában egyszerű, csak részterületeket lefedő, és saját fejlesztésű excel-adatkezelésről van szó. Gyakori, hogy az adatokat többféle rendszerben rögzítik, ezért sokféle adatcserére (interface) van szükség, az átfedések, átsorolások miatt ugyanakkor általában az adatok hiányosak, illetve nehezen áttekinthetőek. Az integráció alacsony foka, a gyakran limitált automatizálás és redundáns adatbevitel, a sok interface-kapcsolat a vállalat pénzügyi és számviteli rendszereivel rontja a hatékonyságot, ezért a szigetrendszerek alkalmazásától az integrált, csomagolt szoftverek felé kell elmozdulni.

A teljes körű megoldáshoz azonban még össze kell kapcsolni a két leginkább használt rendszert: az ERP-alapú integrált ügyviteli rendszert és a mérnöki megközelítést tükröző CAD/CAFM- alapú rendszert. A KPMG és az Oracle szakértői olyan megoldáson dolgoznak, amely szinkronizálja a két rendszer adatait, lehetővé téve a valóban teljes körű, egységes, integrált technológiai hátteret a hatékony létesítménygazdálkodáshoz.

Az FM projekt lépései
• Jelenlegi helyzet és gyenge pontok elemzése
Terület/épület, forgóeszköz, technikai ellátás, szervezet, személyzet, informatika és interfészek
• Jövőbeni működés modelljének kidolgozása
Szolgáltatási portfolió a technikai, infrastrukturális és gazdasági FM részére
Szempontok: szolgáltatási szint, teljesítmény/rendelkezésreállás, a szolgáltatás költsége
• Szervezeti koncepció és kialakítás
Szervezeti felépítés, felelősségek
Outsourcing, Insourcing
Folyamatmodellezés teljesítménymérőkkel és mértékekkel
• Informatikai támogatás kiépítése
Funkcionális követelmények (technikai/infrastrukturális, közgazdasági/kontrolling)
Implementáció (ERP, CAFM)
Rendszerintegráció/interfészek (CAFM, CAD, Számvitel/kontrolling - ERP)
Kontrolling/vezetői információs rendszer kiépítése

Az Oracle értékesítési tanácsadója, Ágai Szabolcs szintén azt emelte ki, hogy hazánkban a cégek többsége egyelőre csak „fontolgatja a szükséges informatikai beruházásokat a valóban integrált létesítménygazdálkodáshoz”. Pedig megfelelő alkalmazásokban nincs hiány. A felhasználóknak azonban tudniuk kell, hogy a hogy az ingatlanok tervezése, hasznosítása, karbantartása, felújítása más-más szoftvereket igényelnek. A különböző profilú cégeknél is eltérő lehet az igény, ezért az alkalmazások kiválasztásánál rendkívül fontos az alapos tervezés. Megfelelő szoftvercsomaggal átfogóan és egységes rendszerben kezelhetőek az ingatlanokkal összefüggő szerződések, a szállítási, műszaki és számviteli adatok, azaz lényegében egyetlen összehangolt rendszerben irányítható a létesítménygazdálkodással járó összes feladat.