Hogyan nyomtassunk ésszerűen?

2009. április 19. vasárnap - 16:53 / Timár Gigi
  •    

Mivel a papír nélküli iroda a magasztos tervek ellenére a mai napig ábránd maradt csupán, a nyomtatási költségek kiszámíthatóvá és lehetőleg energiatakarékossá tétele épp annyira racionális gazdasági döntés, mint a környezetterhelés csökkentése érdekében megtehető minimum.

Nagy szükség van a cégek nyomtatási processzusának, szokásainak felülvizsgálatára, mert kutatások igazolják, hogy hatalmas pazarlás folyik ezen a területen. A Lexmark kérésére készült IDC felmérés szerint ma a cégek 70 százalékának fogalma sincs róla, hogy mennyit költ valójában nyomtatásra. Egy másik, az Ipsos által végzett kutatás pedig azt mutatja, hogy minden hat kinyomtatott lapból egy olvasatlanul a szemétbe kerül, de ugyanitt végzi a többi oldal 20 százaléka is, alig öt perccel a nyomtatás után.

Környezetbarát fejlesztések

A gyártás „zöldebbé tételének" fontos eleme az előállítás során keletkező hulladék csökkentése. Ezt biztosítja az Európai Unió elektromos és elektronikus berendezések hulladékairól (WEEE) szóló irányelve, amely előírja a gyártók számára az e hulladékok újrafelhasználását, újrafeldolgozását és hasznosítását lehetővé tevő rendszereket bevezetését. A gyártók megteszik a magukét, például az OKI gyártási folyamata megfelel a „zéró emisszió" elvének, vagyis a keletkezett hulladék 99,9 százalékát újrahasznosítják. A hulladék tényleges csökkentéséhez azonban szükség van a felhasználók együttműködésére is, mondja Érdi-Krausz Gábor, az OKI ügyvezető igazgatója.

Az új fejlesztéseknek köszönhetően folyamatosan csökken a korábban energiafaló gépek fogyasztása is. Az energiatakarékos üzemmód egy átlagos nyomtató 442 wattos fogyasztását akár 45 wattra csökkenti. A nyomtatás leginkább energiaigényes metódusa a tonerpor papírba égetése. Ennek csökkentésére alkalmas például a Xerox speciális tonere, amelynek mindössze 160-170 fokra felfűtött közegre van szüksége a korábbi 200-220 fok helyett – mondta el Kányi Tamás, a Xerox indirekt hálózat menedzsere. A Kyocera által kifejlesztett úgynevezett amorf szilícium fényérzékeny henger takarékossága a tartósságában rejlik. Az eszköz sokkal hosszabb ideig működőképes, takarékoskodik a tonerral, nem utolsósorban pedig önmagát is karbantartja – mondta el Sándor Lóránt, a Global Union Kft. értékesítési menedzsere. Az OKI a fogyasztás csökkentésére a tartalék üzemmód használatát javasolja, amelynek köszönhetően a gép energiafelhasználása a beégetéshez képest a harmincadára, de még a takarék üzemmódhoz képest is a negyedére csökken.

A felhasználó felelőssége

Az áramfogyasztás és a tonerfelhasználás folyamatos növekedését és a teljesítmény csökkenését eredményezi az elhanyagolt készülék is. Sándor Lóránt ezért a takarékosság szempontjából különösen fontos elemként emelte ki a karbantartás és a kellékanyagok cseréjénél a gyári pótalkatrész választásának fontosságát, mert az olykor olcsóbban beszerezhető utángyártott típusok sokszor nagyobb költséget generálnak a későbbiekben.

Érdi-Krausz szerint bár a fejlesztések kétségtelenül környezetbarátabb készülékeket eredményeznek, a felhasználók sokkal inkább a költségek csökkentése, semmint a környezet védelme érdekében várják el az alacsony fogyasztású alternatívákat. Az energiafelhasználás csökkentése nagy részben a felhasználón múlik. Az Egyesült Államok Környezetvédelmi Hivatalának Energy Star programja, amely többek között az energiatakarékossági lehetőségek megismertetésével foglalkozik, olyan alapvető változtatásokat javasol, mint a hosszabb ideig – például éjszaka vagy hétvégén – használaton kívül lévő nyomtatók kikapcsolása vagy a cég igényeinek megfelelő – de annál nem nagyobb teljesítményű és méretű – nyomtató beszerzése.

Szakértő segítség
A nyomtatási rendszer racionalizálása eredményesen csökkentheti az erre fordított összeget. Az optimális megoldás megtalálása érdekében érdemes a gyártók szakértő segítségét kérni akár a megfelelő kapacitású gép, akár a beszerzett eszköz helyének megtalálásához. A leghatékonyabb módszer a nyomtatási feladatok kiszervezése lehet. Az outsourcing legfontosabb előnye, hogy a szervezetek magas színvonalú, igényüknek pontosan megfelelő szolgáltatást kapnak kedvezőbb költségen. Az összes kiadás általában alacsonyabb, mint ha saját maguk végeznék a tevékenységet, sőt gyakran a cég főtevékenységének hatékonysága is nő. A szolgáltatást végző cég ez esetben felméri a megrendelő vállalat igényeit, a nyomtatásra fordított összegtől a papírfelhasználáson át a nyomtatók elhelyezéséig az irodában. Ezután optimalizációs javaslatot tesz, és bizonyos esetekben a gépek kihelyezése és karbantartása mellett humán erőforrást is nyújt üzemeltetésükhöz. A tapasztalatok szerint így akár 15–30 százalékkal is csökkenhet a nyomtatók üzemeltetési költsége. Ez annál is inkább fontos, mert a cégek többsége számára különösen fontos a kiszámítható, tervezhető költség, amihez a nyomtatási processzus racionalizálása jelentős mértékben hozzájárul.

Több szakember is kiemelte a bizonyos idő után automatikusan „alvó állapotba" átálló készülékek előnyeit, melyekkel jelentősen csökken az energiafelhasználás mellett az irodai zajártalom is. A felhasználói oldal pazarlásának mérséklése szempontjából a Xerox szakemberének véleménye szerint az egyik legfontosabb a feleslegesen kinyomtatott lapok számának csökkentése. A tapasztalatok szerint a központi nyomtatókra elküldött dokumentumok jelentős hányadát soha nem használják fel. Ezt az arányt csökkentheti az auditron szoftver, amely elraktározza a nyomtatásra küldött anyagokat, de a printelés folyamata csak akkor indul el, ha a felhasználó a gép mellett állva beüti saját kódszámát. A ki nem nyomtatott dokumentumokat a gép bizonyos idő után automatikusan törli. Ezzel a módszerrel megspórolható a kinyomtatott és aztán a tálcán hagyott iratok sokasága, és csak azok a fontos dolgok kerülnek papírra, amelyek a felhasználónak megérték azt az erőfeszítést, hogy elmenjen érte a készülékhez.

Papírmentés

A papírfelhasználás csökkentése érdekében elengedhetetlen a duplex, vagyis kétoldalas nyomtatásra alkalmas gépek beszerzése. Bár a modern készülékek többsége már tartalmazza ezt az opciót, a tényleges használat érdekében a driver központi beállítása is lehetséges, hogy az egyes felhasználók véletlenül se választhassák a pazarló egyoldalas beállítást. Egyetlen lapra azonban akár kettőnél több oldalt is nyomtathatunk – hívja fel a figyelmet az OKI ügyvezetője. Az N-Up segédszoftver lehetővé teszi, hogy a piszkozatokat, jegyzeteket a szokásosnál kisebb méretben, így kevesebb papír pazarlásával nyomtassuk ki.

Kevesebb lehet a kinyomtatott oldal a digitális eljárások terjedésével is, mert ahhoz, hogy egy dokumentumot használhassanak, nem feltétlenül kell papírra vetni. A multifunkciós gépek többsége olyan összetett feladatokra is képes, hogy egy szkennelt oldalt azonnal e-mailbe vagy hálózatra továbbít, így a fogadó félre hárítható a nyomtatás vagy nem nyomtatás döntése.

Az elérhető megoldások közül alapvető az újrahasznosított papír használatára való áttérés. Mivel vannak olyan ügyfelek, akiknél csekély az igény a környezetbarát megoldásokra, a gyártók feladata ezek elterjesztése – hangsúlyozza Kányi Tamás. Ennek érdekében fontos, hogy a rosszabb minőségű újrahasznosított papír továbbítása hibamentes legyen a gépekben, de vonzerőt jelenthet az „A" minőségű papírhoz képest 3-5 százalékkal alacsonyabb beszerzési ár is.

A kinyomtatott anyagok többségét kutatások szerint maximum egy napig használják, de az iratok 45 százaléka már egyetlen olvasás után feleslegessé válik. Az ilyen esetekre fejleszti a Xerox Palo Alto kutatóközpontjában az „öntörlő" papírt. A fejlesztési fázisban lévő termékről huszonnégy óra után törlődik a rányomtatott szöveg, és újbóli felhasználásra alkalmas száz alkalommal. A környezetbarát használathoz ez esetben is szükség van a fogyasztó önmegtartóztatására, hiszen az újrahasználhatóságot egyetlen tollvonás vagy hajtás is lehetetlenné teszi.

Megjelent a Piac és Profit Magazinban.