Kép: Pixabay

Mérettől függetlenül minden vállalat célja a profittermelés, illetve az, hogy ezt a lehető leghatékonyabban tegye meg. Ehhez jó döntések gyakorlatilag végtelen sorozatán keresztül vezet az út, érdemes tehát olyan segítséget igénybe venni, mely folyamatosan megkönnyíti a feladatot. Csakhogy megalapozott döntéseket csak megfelelő adatok birtokában lehet meghozni és bár hihetetlen mennyiségű adattömeg jön létre a vállalkozásoknál,  a legtöbb szereplő nem kezd ezekkel soha semmit, jóllehet nagyon fontos döntéstámogató következtetéseket lehetne levonni ezek megfelelő elemzésével. Ezek az adatok a legtöbbször nyers formában, egy-egy excel-táblában várják, hogy valaki kezdjen velük valamit. Pontosan ebből a célból született meg az üzleti intelligencia, melyet először - a 90-es években - a nagyvállalatoknál kezdtek alkalmazni.

A rendelkezésükre álló, folyamatosan bővülő adatok halmazából akkor tudtak hatékonyan adekvát információt kiemelni, ha ehhez Business Intelligence-t (üzleti intelligencia, BI) használtak. Ez a döntéstámogatói rendszer viszont a kkv-k számára is hasznos lehet, ha az igényeiknek megfelelő szoftver(eke)t használnak.  A BI ugyanis hozzásegítheti a kkv-kat, hogy sikerrel vegyék fel a versenyt nagyobb riválisaikkal szemben. Megfelelően végzett elemzésekkel más módon egyébként nem felfedezhető trendekre bukkanhatnak rá, és mivel a kis- és közepes vállalatok közismerten gyorsabban tudnak reagálni a piac változására, erősebb vetélytársaikhoz képest hamarabb kihasználhatják a korai felfedezésben rejlő előnyöket.

A felhő és a mobileszközök a kkv-k szövetségesei

Napjainkban már nem állja meg a helyét az a feltételezés sem, hogy bonyolult és drága szoftverekről van szó: a fejlesztőcégek folyamatosan azon dolgoznak, hogy BI-szoftvereik egyszerű(bb)ek és elérhetőbbek legyenek. Felismerték ugyanis a BI-felhasználói szokások változását. Az újabb ügyfelek már egy-két generációval fiatalabbak, számukra nem ismeretlenek az olyan hívószavak, mint a gémifikáció, a használhatóság vagy a csoportmunkán alapuló döntéshozatal. Elvárják, hogy az általuk megismert felület vissza az üzleti intelligencia eszközökben, ne kelljen napokig tanulni a BI-szoftverek kezelését.

A felhő technológia előretörésével ráadásul minden megváltozott. Nagy induló befektetés nélkül, havidíjas konstrukcióban, az IT-üzemeltetés minden nyűgétől megszabadulva futtathatók olyan önkiszolgáló analitikai megoldások, amik jól illeszkednek a kkv-k igényeihez. Mindemellett nem szabad elfelejteni, hogy egy BI-bevezetés nem trendi lépés, hanem arra irányuló erőfeszítés, hogy a cég választ kapjon kérdéseire. Ennek tisztázása feltétlenül fontos, mielőtt sor kerülne az üzleti intelligencia bármilyen formájában való alkalmazására.

Szintén a kkv-kat segítő trend a mobilitás növekedése, a célcsoport esetében bizonyos területeken az asztali és hordozható számítógépek egyre inkább háttérbe szorulnak az okostelefonok és tabletek javára. Ha a munkaerő mobilabb lesz, akkor ezt le kell követnie a kiszolgálórendszereknek is: kisebb, érintőképernyőre optimalizált szoftverekre és szolgáltatásokra van szükség. Szerencsére ez a változás a közelmúltban a BI-t is utolérte, így napjainkban már számos olyan lehetőség létezik a piacon, amely nem csak, hogy támogatja a mobil eszközöket, de kifejezetten arra optimalizált funkciókkal (is) rendelkezik.

Olyan is napfényre kerül, amire eddig nem is gondoltunk

Mikor használjunk BI szoftvert? A válasz igen egyszerű: ha megfelelő mennyiségű és minőségű üzleti adat áll rendelkezésre. Kevés adatból egy jó szakember ránézésre, különösebb döntéstámogatói megoldás nélkül is képes a megfelelő következtetések levonására. Ha azonban a táblázatkezelő (jellemzően Microsoft Excel) már nem elégíti ki az igényeket, érdemes nagyobb léptékben gondolkodni. Pusztán azért, mert a Microsoft szoftvere szinte bárhol rendelkezésre áll, még nem lesz jó BI-megoldás. Egy komolyabb BI számos hasznos funkcióval bővíti a lehetőségeket; elemző és vizualizációs képességek segítik elő az adatok jobb megértését, ezáltal pedig megalapozottabb döntések meghozatalát. Nem is beszélve arról, hogy az üzleti intelligencia szoftverekkel nagyságrendekkel nagyobb mennyiségű információ dolgozható fel, mint Excel-táblák révén – vagy mint a magyar kkv-k többségénél a kockás füzet segítségével.

Meglepő, mennyi rejtett tartalékot vagy hiányosságot képes felfedni egy jó üzleti intelligencia megoldás. Olyan, az adott kkv-nál bevett gyakorlatok hiányosságaira világíthat rá, melyek megváltoztatásáról a „szokásjog” kapcsán addig el sem gondolkodtak a döntéshozók. Egy BI megoldással változatos hatékonysági deficitek szűrhetők ki egy látszólag jól menő vállalkozás működésében is. Ezzel például adatrögzítési vagy termelési lejelentési hibák kiszűrése válik lehetővé, forgalomtrend felrajzolásával lehet elemezni az egyes időszakok teljesítményét a szállítólevelek, számlák, nyitott rendelések, árajánlatok együttes kezelésével.

Az egyik legfontosabb segítség, amit az ilyen rendszerek nyújthatnak a termelékenységi mutatók pontos felrajzolása, így produktív óraszámra jutó önköltséget lehet számítani. A rendszer ezen felül pontos adatokat ad az árbevételek alakulásáról akár cikkekre lebontva, az anyagköltségről, sőt a selejt értékéről, mennyiségéről is időszaki bontásban, ezáltal jobban feltárva az esetleges hibákat.

A fentiekből adódóan, noha – különösen a kis- és középvállalati szférában – nem első körös bevezetés szokott lenni egy üzleti intelligencia rendszer, az általa nyújtott (verseny)előnyök miatt lassan, de biztosan leszivárog a nagyvállalati szegmensből használata. Utolérni és megelőzni a versenytársakat pedig csak folyamatos innovációval lehet, melynek egy jó BI-rendszer egyre inkább elengedhetetlen része.