Elképzelhetetlen egy jól működő, több dolgozót is foglalkoztató vállalkozás iroda nélkül. Magyarországon szép számmal rendelkezésre állnak bérelhető és megvásárolható ingatlanok, tehát az nem fordulhat elő, hogy valaki nem talál a céljának leginkább megfelelőt. A kérdés az, hogy kinek milyen irodára van szüksége. A válasz elsősorban a cég profiljában, a méretében és nem utolsósorban a gazdasági lehetőségein múlik.

Lehet, hogy olcsó, de ez nem elég
Kép:sxc

Egy egyszemélyes vállalkozás iroda nélkül is elindítható, ahhoz gyakran elegendő egy a lakásban berendezett dolgozószoba vagy akár egy íróasztal is. (Ez esetben viszont figyeljünk rá, nehogy végletesen összecsússzon a munkánk és a magánéletünk.) Tárgyalásokat azért nem célszerű az otthonunkba tervezni – kivéve, ha sikerül egy olyan külön irodát kialakítani, hogy nem a konyhán és a gyerek játékain kell átvezetni a vendéget. A kávézóba szervezett tárgyalás nem kelt profi hatást, érdemesebb inkább a szükséges alkalmakra kibérelni egy tárgyalót. Erre a közösségi irodákban van lehetőség. Sőt, akár titkárnői szolgáltatást is kérhetünk hozzá.

Ha viszont már több alkalmazottal dolgozunk, előbb-utóbb iroda után kell nézni. Érthető, ha egy vállalkozó arra vágyik, hogy nap mint nap elegáns irodában fogadhassa ügyfeleit. Egy induló cég viszont nem biztos, hogy a luxust megengedheti magának. Spórolhatunk a méreten vagy épp az elhelyezkedésen is.

A jól megközelíthető iroda mindenképpen fontos, de ez nem biztos, hogy azt jelenti, hogy a belváros közepén kell kifizetnünk a borsos négyzetméterárat. Ha kisebb az ügyfélforgalom, akkor nyugodtan választhatunk a központtól távolabbi helyiséget is, a lényeg a megközelíthetőség. Az sem mindegy, hogy az ügyfelek és a kollégák jellemzően hogyan közlekednek. Egy autós cég esetében persze a saját parkolóhely, vagy legalábbis megfelelő mennyiségben rendelkezésre álló parkolási lehetőség kiemelten fontos, ha viszont a kollégák többsége tömegközlekedéssel jár, a vonalakat is vegyük figyelembe.

Az Y generációs városi munkavállalók között pedig egyre népszerűbb közlekedési eszköz a bicikli. Ha egy külső kerületbe költözünk, megfosztjuk a lehetőségtől őket, hogy két keréken járjanak – ez pedig akár azt is jelentheti, hogy inkább nem nálunk dolgoznak majd. Sok cég már kiemelten figyel a biciklis kollégákra, és tároló, sőt, zuhanyozási lehetőség is rendelkezésükre áll. Ehhez nem kell nagy irodaház, egy bérelt lakásban is van fürdőszoba…A menő iroda pedig tényleg vonzza a tehetséges munkavállalókat, érdemes költeni rá ésszerű keretek között.

Jól megtervezett elrendezéssel akár több tíz négyzetmétert is spórolhatunk, ami jelentős megtakarítást jelenthet. Fontos azonban, hogy ne essünk át a ló túloldalára. A hatékony kialakítás mindenkinek javára válik, de ha azzal spórolnánk, hogy mindenkire a szakértők által a többszemélyes irodákban javasolt 6 négyzetméternél kevesebbet szánunk, a végeredmény csak élhetetlen környezet és frusztrált munkatársak lesznek.

Saját vagy szolgáltatott

A vállalkozók egy része szívesebben bérel egy kisebb lakást, mint komplett irodát egy nagy toronyépületben. Pedig a szolgáltatott irodák számos terhet levesznek a vállukról. Érdemes tudni, hogy a nemzetközi nagyvállalatok sem ragaszkodnak a saját tulajdonú ingatlanokhoz. Többek között az Apple és a Rothschild is bérel irodákat és üzlethelyiségeket.

Budapest belvárosában a szolgáltatott irodák bérleti díja a dolgozók létszámából levezetve fejenként 60-65 ezer forintra rúg. Ez azt jelenti, hogy egy kétszemélyes iroda 120 ezer forintba kerül, míg egy tízszemélyes 600 ezerbe. Egy belvárosi, jó állapotú egyszobás lakás már akár 70 ezer forintért is kibérelhető, igaz üres állapotban, ráadásul a költséget a berendezési tárgyak mellett a rezsidíj is növeli.

Kiss Andrea ingatlanszakértő lapunknak elmondta, a szolgáltatott irodákat általában rövidebb távra, 2-3 hónapra is kiadják. Ez a bizonytalan sikerű vagy az eleve rövid életűnek tervezett, úgynevezett projektcégeknek lehet fontos.

Ha viszont hosszabb távra – 5 vagy akár 10 évre – írunk alá szerződést, számíthatunk különböző kedvezményekre. Amikor az összegekkel számolunk, fontos szem előtt tartani, hogy a fizetendő bérleti díjat és üzemeltetési költséget a bruttó terület alapján számolják, vagyis az irodaház közös területi szorzóját is figyelembe kell venni.

A szolgáltatott irodákat nem a cégnek kell berendeznie, így gyakorlatilag az üzemeltetővel való megállapodás után azonnal birtokba is vehetők. Jó esetben a cég fejlődésével párhuzamosan folyamatosan lehetőség nyílik az irodaméret növelésére is. A cégeknek csak azért a területért kell fizetniük, melyet valóban igénybe is vesznek.

A szolgáltatott irodaházakban biztosított a rendszeres takarítás, a teljes infrastruktúra és a portaszolgálat is. A számítógép-hálózat karbantartását gyakran az irodaház rendszergazdái végzik.

Nem elhanyagolható előny, hogy az irodaházak alagsorában rendszerint parkolót is kialakítanak.

Sok vállalkozó az irodaházak által nyújtott kényelmi szolgáltatásokról lemondva inkább egy lakás megvásárlásában látja a megoldást. Az ingatlant pedig saját nevükre veszik meg a magánvagyon gyarapítására, nem pedig a cégére. A cél érdekében még hitelt is hajlandók felvenni, mondván, ugyanazt az összeget, amit a bérleti díjra kellene kifizetni, inkább a törlesztőrészletekre fordítja. Ebben az esetben viszont számolni kell azzal a lehetőséggel, hogy a banknak a cég esetleges befuccsolása után is utalni kell.

K.& T.