Nyakunkon a GDPR, mit tehetünk még a májusi határidőig?

2018. március 09. péntek - 12:08 / piacesprofit.hu
  •    

A GDPR bevezetésének határideje lassan lejár, ezért Magyarország vezető BPO (Business Process Outsourcing) vállalata, a Process Solutions összeszedte azokat a főbb intézkedéseket, amelyekre a cégeknek még a május 25-ei határidő előtt érdemes odafigyelni, illetve megvizsgálta az érintettek jogainak körét is.

Az Európai Unió – már hatályban lévő – általános adatvédelmi rendeletét (GDPR) 2018. május 25-től már alkalmazni is tudni kell.  Mindez jelentős és közvetlen hatással bír a szervezetekre nézve, mivel szinte minden cégre vonatkozik, amely bármilyen módon kapcsolatban áll magánszemélyekkel, és személyes adatok kezelésében és/vagy feldolgozásában érintett, tekintet nélkül arra, hogy EU-n belül vagy kívül tevékenykednek.

Jön a GDPR: az ügyvédeknek is fel kell készülniük
A tavaly életbe lépett ügyvédi törvény számos változása előnyös lehetőségeket kínál például a papíralapú dokumentumok digitalizálására, azonban mindez új kötelezettségekkel is jár például az iratkezelés és az IT biztonság területén is.

Mi számít rossz gyakorlatnak adatkezelőként vagy adatfeldolgozóként?

A rendelet két nagyon fontos dolgot különböztet meg, miszerint a vállalatok adatkezelői és adatfeldolgozói minőségbe is kerülhetnek. Például a bárszámfejtői szakmában mind a két oldalnak meg kell felelni, mivel munkáltatóként megjelenik adatkezelőként, az ügyfelek felé pedig adatfeldolgozóként is. Íme néhány példa, hogy mik számíthatnak rossz gyakorlatnak:

  • A meghatározott időn túl email címek tovább tárolása
  • Hozzájárulás nélküli adatok felhasználása bármilyen célra
  • Illetéktelen kezekbe történő adatkiadás
  • Titkosítatlan eszközön személyes adatok hordozása
  • Az érintett adatainak törlésére irányuló kérelem után, az adatok marketing célú további tárolása vagy használata
  • Személyes adatok továbbítása, a megfelelő védelem biztosítása nélkül
  • Személyes adatok felügyelet nélkül hagyása pl. íróasztalon vagy képernyőn
  • Gyermekek személyes adatainak begyűjtése, használata szülői belegyezés nélkül
Kép: Pixabay

Kép: Pixabay

Mik a magánszemélyek jogai a GDPR-ban?

A rendeletet megannyi elemzésnek vetették már alá, azonban azt is érdemes megvizsgálni, hogy az érintetteknek, a munkavállalóknak milyen jogai vannak. A teljesség igénye nélkül, néhány hétköznapi példán keresztül bemutatjuk, hogy magánszemélyként miként élhetünk ezekkel a május 25-ei bevezetés után.

  • Tájékoztatáshoz való jog – „Szeretném megtudni, hogy milyen adatokat tárolnak rólam és azt mire használják.”
  • Hozzáféréshez való jog – „Hozzá szeretnék férni az adataimhoz, hogy lássam, hogy milyen adatokat tárolnak rólam.”
  • Helyesbítéshez való jog – „Javítani szeretném hibásan rögzített adataimat.”
  • Törléshez való jog (elfeledtetés) – „Szeretném, ha törölnék az adataimat.”
  • A feldolgozás korlátozásának joga – „Kérem, addig ne használják az adataimat, amíg nem ellenőriztem annak jogosságát.”
  • Az adathordozhatósághoz való jog – „Hozzá akarok férni az adataimhoz és ezeket el akarom vinni.”
  • Tiltakozáshoz való jog – „Nem akarok hírleveleket és promóciókat kapni.”
Családi vállalkozások is nagy összegre büntethetők
Bizonyára sokan hallottak már az Európai Unió adatvédelmi rendeletéről és arról, hogy 2018. május 25-étől alkalmazandóak az új szabályok, amelyek nemteljesítése esetén komoly, akár 20 millió Euró vagy azt meghaladó összegű bírsággal számolhatnak az adatkezelést végzők. Az azonban a közvélemény számára egyáltalán nem ismert, hogy a szabályozás a családi vállalkozásoktól és egyéni vállalkozóktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig mindenkire kiterjed.

Mit tegyünk, ha még nem kezdtünk el felkészülni a rendeletre?

Mivel nagyon szoros a határidő, szinte biztosak lehetünk benne, hogy külső segítség bevonására lesz szükség.

  • Kifejezetten fontos, hogy a szervezet azonosítsa, hol keletkezhetnek a cégében személyes adatok. Figyelem! Ha azt gondoljunk, hogy a beszállítóink elsősorban cégek, és velük kapcsolatban nincsen személyes adat, attól függetlenül, ha magánvállalkozásról, vagy egyéni vállalkozásról beszélünk, akkor már vonatkozik rá is a rendelet.
  • Figyeljünk a rendelet komplexitására! A papíralapú dokumentumokban, belső rendszerekben, adatbázisokban, emailekben szereplő adatokra is vonatkozik a rendelet!
  • Mérjük fel, hol tartunk jelenleg, milyen biztonsági rendszereink vannak! Az ezekre vonatkozó kérdőíveket beszerezhetjük weboldalakról is.
  • Készítsünk egy sztenderdizált csomagot, ami tartalmaz munkaszerződéshez kapcsolódó kiegészítéseket, védelmi-adatbiztonsági leírásokat, illetve informatikai kérdéseket, ami leírja, hogyan fogjuk az adatokat átadni, tárolni és kezelni!
  • Kérjünk segítséget könyvelőnktől, bérszámfejtőnktől!
Gigabírságok az adatvédelmi hatóságoktól
Május 25-étől az Unió valamennyi tagországában alkalmazandók lesznek az új EU-s adatvédelmi rendelet (GDPR) szigorú szabályai, amelyek nemteljesítése esetén komoly, akár 20 millió Euró vagy azt meghaladó összegű bírsággal is számolhatnak az adatkezelést végzők.

Hogyan ismertessük meg a GDPR-t a munkatársakkal?

Az új rendelet bevezetésével járó változásokra, annak megértésére és az alkalmazás módszertanára érdemes felkészíteni a munkatársainkat is. Ez történhet belső tájékoztatási felületeken (hírlevél, intranet stb.), szerződéseken, azok módosításán keresztül, vagy éppen a munkaköri leírásokban való kiegészítésként. Fontos a rendszeres tájékoztatás, és a folyamatos ellenőrzés a bevezetést követően a gyakorlati alkalmazás hatékonyságáról.

„A GDPR felkészülés bár jelentős idő- és financiális ráfordításokkal jár, úgy gondoljuk, a rendelet nagyban hozzájárul ahhoz, hogy munkatársaink és ügyfeleink biztosak lehessenek a személyes adataik biztonságával és kezelésével kapcsolatban. Célunk, hogy mindenben megfeleljünk a jogszabálynak, hiszen BPO szolgáltatóként mind adatkezelőként, mind adatfeldolgozóként felelősséggel tartozunk partnereinkért. A rendelet be nem tartása gyakorlatilag elkerülhetetlen. Nagyon pontos feltételek kerültek meghatározásra, szigorú határidőkkel. Fontos megemlíteni azonban, hogy a vállalatoknak első sorban azt kell bizonyítaniuk, hogy lehetőség szerint a legjobban megfeleltek a GDPR szabályozásainak. Nekünk is ez a feladatunk, hiszen előfordulhatnak olyan követelmények, amelyek meghaladhatják az adott cég költségeit vagy egyéb lehetőségeit, forrásait. Erre a szabályozás is odafigyel, ezért mindenkinek a saját lehetőségeihez képest kell kiépíteni az új adatbiztonsági rendszerét.” – mondta el Babos János, a Process Solutions Partnere, ügyvezető igazgatója.

Feliratkozom a(z) Jogi kisokos téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek