Mire figyeljünk szolgáltatások beszerzésekor?

2015. február 24. kedd - 07:30 / piacesprofit.hu
  •    

Beszerzés szempontjából a szolgáltatások beszerzése speciális területnek számít. Hiszen míg az anyagok, eszközök, különböző termékek, jól megfogható terméktulajdonságokkal rendelkeznek, és ezek a katalógusokban, árajánlatokban egészen pontosan ellenőrizhetőek, szolgáltatások esetén lényegesen több erőfeszítést igényel, ha két szolgáltató termékét össze szeretnénk hasonlítani. Szakértőnk segít, hogy mire figyeljünk!

Már árajánlatkéréskor kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy a lehető legpontosabban írjuk le, mire van szükségünk. Az alábbi két pont átgondolása nagyban hozzájárul ahhoz, hogy a végén valóban azt kapjuk, amit szerettünk volna.

Nem könnyű eldönteni, ki lesz a nekünk való
Kép:FreeDigitalPhotos.net/jesadaphorn

1. Milyen eredményt szeretnénk elérni?

Tipikus hiba szolgáltatások megrendelésénél, hogy nem az eredmény oldalról közelítünk, hanem a megszokott módon, ahogy anyagok, áruk esetén. Megmondjuk, hogy mit akarunk venni és nem a szakértőre, a szolgáltatóra bízzuk, hogy megítélje, mi kell az elérni kívánt eredményhez. (Ez főleg a szolgáltatás első megrendelésekor játszik nagy szerepet.) Ha a beszállító a műszaki tartalom kialakításában aktívan részt vesz, a későbbi esetleges reklamációk arányát is csökkenti, mivel így pontosabban információkkal rendelkezik majd az elvárásokat illetően.

Vegyünk egy viszonylag egyszerűbb példát, mondjuk az irodatakarítást! Ha azt kérjük, hogy hetente kétszer takarítsanak, nem biztos, hogy azt a tisztaságot kapjuk eredményként, amit vártunk, pedig valójában azt szerettük volna a szolgáltatás vásárlásával elérni. Nagyobb forgalmú és létszámú irodánál a tisztaság eléréséhez lehet, hogy napi szintű takarításra van szükség, míg kisebb iroda esetén, akár a heti egy is elegendő lehet.

Ha a szolgáltatóra bíztuk volna, hogy egy helyszíni bejárás után mondja el, szerinte milyen takarítási gyakoriságra van szükség az általunk elvárt eredmény eléréséhez, nagy valószínűséggel jobb eredményt kapunk. Természetesen egy jó szolgáltató a hosszú távú együttműködés reményében azt is megmondja, ha valamiből kevesebb is elég, és nem akar azonnal mindent „ránksózni”.

Összetettebb, több részelemet tartalmazó szolgáltatás esetén érdemes a szolgáltatást már az árajánlatkéréskor főbb elemeire bontatni és az ezekhez kacsolódó részcélokat is megfogalmazni.

A beszerzők leghatékonyabb fegyvere
Tudja mi az az egyetlen eszköz, ami akár 100%-kal is növelheti a hatékonyságot a beszerzés területén? A kérdezés tudománya.Az első és legfontosabb dolog, amit beszerzőként meg kell tanulni, vagy cégvezetőként meg kell tanítani az embereinknek, hogy merjenek és tudjanak kérdezni.

2. Hajlandóak vagyunk a minőségért többet fizetni?

A kevésbé megfogható és összehasonlítható műszaki tartalom mellett, a másik nehézséget általában a szolgáltatói árak nagy szórása okozza. Ha nem mérjük fel jól, hogy részleteiben pontosan mit is tartalmaz az egyik és mit a másik szolgáltató ajánlata, előfordulhat, hogy az elsőre nagyon kedvezőnek tűnő ár, hosszú távon többe kerül, mint amennyibe a magasabb árú csomag került volna.

A takarításnál maradva, például lehet, hogy az egyik szolgáltató ára az ablakpucolást is tartalmazza félévente, míg a másik szolgáltatónál ezt külön kellene megrendelni, összességében magasabb áron.

Ha a szolgáltatásokat a fenti két kérdéskör átgondolása után rendeljük meg és vesszük igénybe, nagyobb az esélye, hogy elégedettek leszünk az eredménnyel.

Németh Eszter
www.hatekonybeszerzes.hu

Feliratkozom a(z) Költségkímélés téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek