A számlázásnak többféle módozata ismert: „kézi számlázás” ún. számlatömbbel, vagy számlalapokkal. Történhet pénztárgép vagy taxaméter alkalmazásával, vagy számítógépes program útján is. Bármelyik módozatot is alkalmazza a vállalkozás, az adóhatóság részére ezen információkról adatot kell szolgáltatni. Míg az adóhivatal nagyjából két évtizede nyilvántartja a kézi számlatömb beszerzéseket (a szigorú számadású nyomtatványokkal kapcsolatos szabályokról itt olvashat), addig számlázóprogramot lényegében bárki vásárolhatott mostanáig. Eddig ez a számítógépes program útján előállított számlák esetében nem történt meg, csupán a másik két módozat esetében. A jövőben az adóhatóság teljes körű információkkal fog rendelkezni arra vonatkozóan, hogy a gazdasági események után egy adózó milyen úton teljesítheti számla-kibocsátási kötelezettségét. "A számlázó-program bejelentési kötelezettség elmulasztása miatt 500 000 forintig terjedő mulasztási bírság kiszabására számíthatnak a fenti határidőt nem teljesítő adóalanyok" – figyelmeztet legfrissebb blogbejegyzésében Héhn Miklós az RSM-DTM számviteli üzletág vezetője.
A határidő jogvesztő, tehát minden 2014. október 1-jén használatban lévő programmal kapcsolatos bejelentést meg kell tenni november 15-ig, ezt követően csak az újonnan üzembe helyezett, vagy a használatból kivont programokkal kapcsolatos bejelentések teljesíthetőek. A számítógépes úton előállított számláknak két csoportját különböztethetjük meg a bejelentési kötelezettség tekintetében:
számlázó-program: a számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó-rendszereket is;
online számlázó-rendszer: az általános fogalomhasználat szerint – a hálózaton keresztül elérhető, számlázó-szolgáltatást nyújtó rendszer értendő.
vásárolt számlázó-programok után;
saját fejlesztésű programok után;
illetve a számla kibocsátására alkalmas komplex ügyviteli rendszerek tekintetében is.
Határidők
A 2014. október 1-től kezdődően használatba vett programokat és igénybe vett online számlázó-szolgáltatásokat a használatbavételétől, illetve használatból való kivonásától számított 30 napon belül kell bejelenteni.
A 2014. október 1-jét megelőzően beszerzett és 2014. október 1-jén még használatban lévő számlázó programok, igénybe vett online számlázó-rendszerek, továbbá használatba vett, számla kibocsátására alkalmas saját fejlesztésű programok adatait az adóalanynak 2014. november 15-ig kell bejelenteni.
Amennyiben az adóalany helyett, de az ő nevében más állítja ki a számlát, az a bejelentésre kötelezett, akinek a nevében kibocsátják azt a számlázó-programból.
A számlázó-program frissítése, verzióváltása esetén nem kell ismételten bejelentést tenni, hiszen a program adataiban ezzel nem következik be változás. A már beszerzett, de még használatba nem vett számlázó-programok esetében nem kell a bejelentési kötelezettséget teljesíteni, csak a tényleges használatbavételt követő határidőn belül. Amennyiben a szoftvert beszerző és a szoftvert használó adóalany nem azonos, a bejelentési kötelezettség kizárólag a szoftver használóját terheli. Külföldi tulajdonú leányvállalatok által használt komplex ügyviteli rendszerekből történő számlázás esetén az értékesítő/rendelkezésre bocsátó estében külföldi adószámot is be tudunk jelenteni.
A már nem használt programot is jelenteni kell!
Figyeljünk arra, hogy 2014. október 1-jétől nem csak az aktuálisan használt számlázó-programjainkat kell bejelenteni, hanem arra is ügyelni kell, hogy a használatból kivont programok kivonását is lejelentsük, azaz mindig az aktuális állapotot tükrözze az adóhatóság nyilvántartása. Ha elfelejtjük bejelenteni számlázó-programunkat a NAV felé, akkor az abból kiállított számla nem lesz érvényes, aminek komoly adójogi következményei vannak. Ha 2014. október 1-je és 2014. október 15-e között használatból kivonjuk számlázó-programunkat, vagy online számlázó-rendszerünket, erről szintén bejelentést kell tennünk 2014. november 15-ig. Hogy mi van akkor, ha régen megvettük a szoftvert, de nem fizetünk a követésért, arról itt olvashat.
A bejelentéseket papíralapon vagy az ügyfélkapun keresztül, elektronikus úton lehet teljesíteni a „SZAMLAZO” elnevezésű nyomtatványon 2014. október 1-jétől.
Mindenki időben járjon utána a bejelentéshez szükséges adatoknak és győződjünk meg arról is, hogy a számlázó-program vagy rendszer megfelel-e az új rendelet minden előírásának. Célszerű a program, vagy online rendszer fejlesztőjétől a számlázó-program fejlesztője által készített, magyar nyelvű aktuális felhasználói dokumentációt is beszerezni.
