Lerajzoljuk, hogyan lesz jobb a cége?

2015. június 26. péntek - 18:30 / piacesprofit.hu
  •    

Gyakran előfordul, hogy egy megbeszélésen úgy tűnik, mind egyetértünk - valójában viszont mindenki mást értett és a végeredmény teljes káosz. Ebben - is - segít a facilitáció. Ha pedig képeket használunk, még hatékonyabb lesz a végeredmény.

Legalább magunkhoz legyünk őszinték, nem igaz? Tiszta sor, ha Ön éppen ezt az írást olvassa, akkor a magyarországi kis,- és középvállalkozók ahhoz a felső 5 – 10 százalékhoz tartozik, aki a szűk szakmai információkon túl is igyekszik tájékozódni üzleti – gazdasági kérdésekben. Igyekszik informálódni szervezési, vezetési feladatok témakörében, fejlődési, fejlesztési lehetőségek vonatkozásában.

Ennek ellenére a téma, amiről ez az írás szól, a vizuális facilitáció technikája, olyan eszköz, amit a fejlesztési lehetőségekkel szemben szkeptikus cégvezetők is szívesen és megelégedéssel használhatnak, mert bár egyszerű, igen csak látványos és inspiráló. Nem mellékesen, döntően azzal a hozott anyaggal dolgozik, amit a résztvevők – a cég munkatársai – hoznak és beletesznek a folyamatba.

Kép:Pixabay

Képből ért az ember!

Persze sokan sokfélék vagyunk, jól ismert az a megközelítés is, hogy szóból ért az ember, de ennek ellenére nagyon sokan mondják, hogy én vizuális típus vagyok, azt értve ez alatt, hogy sokat segít nekik, ha képen, ábrán, diagramon is megtámogatják a neki szánt infókat. A különböző eszközök megfelelő használata fontos eleme a facilitációnak, vagyis folyamatsegítésnek.

A folyamatsegítő munkatárs – facilitátor – felkészülése során általában igyekszik előre feltérképezni a csoport közös munkájának szándékát és céljait. A facilitált munkafolyamat-, megbeszélés közben pedig igyekszik a témára, párbeszédre, a közös munkára hangolni a csoportot.

Megteremti a megbeszélés számára optimális – oldott és nyitott – légkört. Motiválja a résztvevőket az aktív részvételre és együttműködésre. Összefogja és összefoglalja, összegzi a csoport döntési, gondolkodási és együttműködési folyamatát.

A facilitáció tehát elősegíti, megkönnyíti a kommunikáción alapuló megbeszélési-, és munkafolyamatot.

Hogyan tudják ezt a folyamatot segíteni szimbólumok, képek, ábrák, vonalak, pontok – egy szóval a vizuális facilitáció? Ha röviden kellene válaszolnom a kérdésre: jelentős mértékben.

Azt gondoljuk, hogy egyszerűen leülünk és okosan megbeszéljük a megbeszélni valókat, mindenki elmondja a véleményét, közösen összerakjuk az elhangzottakat és készen is vagyunk. Azután majd’ mindig kiderül, hogy nem vagyunk készen, mert valaki nem úgy értette… Máshogyan emlékszik. Értette ugyan, de valahogy mégis más lett az eredmény, mint amiről azt hittük, hogy megállapodtunk benne.

Változtassunk a mintázaton!

A parttalan vitatkozás, az érzelmektől túlfűtött beszéd, a sértett elhallgatás ugyan úgy mintázat, mint az értő, odafigyelő meghallgatás, a konszenzuskereső attitűd vagy a témánál maradás képessége.

Egy jól felkészült facilitátor – folyamatsegítő szakember – képes egy csoport kommunikációjába hasznos, előremutató mintázatokat bevinni mind a struktúra, mind a folyamat szintjén. Képes új módszereket és technikákat megmutatni és meghonosítani, amelyek javíthatják a team külső – belső kommunikációjának minőségét.

Nyolc tanács, hogyan szervezzünk hatékony meetinget
Egy német felmérés szerint a munkahelyi megbeszélések zöme nem hatékony, plusz stresszt okoz a munkatársaknak ráadásul időrabló is, havonta három teljes munkanap megy el a céges szeánszokra. Összegyűjtöttük a hatékony meeting ismérveit.

Az említetteken túl, a vizuális facilitáció képeket és szimbólumokat, a képi, grafikus megjelenítés széles skáláját, színeket, vonalakat, szövegdobozokat, ábrákat, felskiccelt ember alakokat is használ, amikor egy személyt vagy egy csoportot segít, kísér a cél elérése felé.

A flipchart táblát használva rögzíti, ábrázolja, megjeleníti a megbeszélésen elhangzottakat. Szemmel látható struktúrát mutat. Kiemeli a lényeget.

Használ írásos szövegeket, képeket, ábrákat, szimbólumokat, melyek összessége által képesek lesznek a résztvevők mélyebbre látni, esetleg rálátni a tárgyalt téma valódi lényeges pontjaira, fontos aspektusaira.

A megbeszélés résztvevői egyszerre lehetnek belül és kívül is, hiszen maguktól eltávolítva láthatják a táblán a kirajzolódó megoldásokat miközben a témába bevonódva – belül – dolgoznak az aktuális feladatokon.

Nem mellékes szempont, hogy az időközben, valós időben elkészülő vizuális jegyzet nagymértékben segíti a bevonódást a történésekbe, támogatja a megértést és az elhangzottak beépülését, a későbbiekben pedig az elhangzottak felidézését is.

A facilitátor segítségével könnyebben ráláthatunk a megbeszélés lényegi pontjaira.

A magukban talán elvont, absztrakt fogalmak és folyamatok kézzel foghatóvá, egyszerűbbé, átláthatóbbá válnak. Közelivé, sajáttá, érzékletessé válnak abban a munkafolyamatban, amelyikben mi magunk is jelen vagyunk.

És mindaz, ami megszületett a maga egyszerűségében és átlátható voltában, magától értetődően mi magunk hoztuk létre. Itt van a szemünk előtt egy táblán nagy, fehér lapokon feketén, fehéren, – sárgán és piros színekben. Öröm ránézni!

Közösen, képesek voltunk rá!

  1. Reális információkat összegyűjteni a megoldandó feladatról
  2. Reálisan érzékelni a körülöttünk zajló történéseket
  3. Meglátni a jelenségek mögötti okokat és hajtóerőket
  4. Képessé váltunk arra, hogy befogadjuk, megértsük és elfogadjuk a mások által elmondottakat
  5. Közös pontokat tudtunk találni
  6. Túl tudtunk lépni a különböző vélemények által generált konfliktus helyzeteken

Mindössze egy facilitátor – folyamatsegítő szakember – tanulási szándék, nyitottság, egy flipchart tábla, néhány színes filctoll kellett hozzá. Egy-két módszer, egy-két technika, amit bárki elsajátíthat.

Héjja Csaba
tréner, coach
Email: [email protected]