Több hasznos előkészületi lépést is érdemes megtenni, ha külföldi partnerrel szeretnénk közös üzletet:
- Érdemes alaposan felkészülni a partnerországból.
- Idegen nyelvű névjegyet és ismertető anyagokat készíttetni. (A legjobb az adott ország nyelvén.)
- Közvetítőt keresni, mert sok országban (az üzleti) bizalomhoz elengedhetetlen egy (vagy több) helyi referenciaszemély ajánlása. (Nemcsak a Közel- és Távol-Keleten, de például Nagy-Britanniában vagy Latin-Amerikában is.)
1. Tanuljunk meg néhány nyelvi fordulatot, helyi udvariassági formulát. Egy ilyen gesztus őszinte érdeklődésre és a komoly üzleti kapcsolat iránti elkötelezettségre utal.
2. Érdemes megismerkedni az adott ország nonverbális kommunikációjának sajátosságaival, például:
- Kerüljük vagy tartsuk-e a szemkontaktust? Az arab országokban vagy Franciaországban a hosszan tartott szemkontaktus természetes, ezzel szemben például Nagy-Britanniában vagy Japánban kerülik az ilyen intenzív nonverbális gesztust.
- Mely kézjeleket, gesztusokat érdemes kerülni? Például: A felemelt hüvelykujjról – az amerikai popkultúra hatására –tudhatjuk, hogy a jelentése „nagyszerű”, „minden rendben”, míg Franciaországban az „O.K.” üzenetet hordozza, Afganisztánban, Irakban, Iránban durva sértésnek számít ez a kézjel.
4. A helyiek pontossághoz való viszonyával is jó tisztában lenni. Ha kanadai vagy német az üzleti partnerünk, számíthatunk a percnyi pontosságára és ezt várja el ő is tőlünk. Indiában elképzelhető, hogy kicsit késik a partner, de ha mi vagyunk pontatlanok neheztelésre számíthatunk. Brazíliában pedig minden szempontból rugalmasan viszonyulnak az időhöz.
5. Fontos ismerni a helyi, cégen belüli pozíciók pontos megnevezését és súlyát valamint a rangsorolási szokásokat is. Hatalmas baki, ha nem a megfelelő szintű partner jelenik meg a tárgyaláson, mint ahogyan például Kínában az is, ha a tárgyalóasztalnál, egymással szemben nem az azonos státuszú résztvevők ülnek.
6. A kommunikációs stílusról is érdemes informálódni. Amíg az Egyesült Államokban vagy Ausztráliában az őszinte, nyílt kommunikációval sikert arathatunk. Indiában, Kínában, Japánban arra legyünk felkészülve, hogy nyílt elutasítással nem találkozhatunk, inkább olyan kifejezéseket használnak mint, a „…még végiggondoljuk”, „Meglátom, mit tehetek…”, „lehetséges”.
7. Tudjuk meg melyek az adott országban a tabu társalgási témák. Egy biztos pont: a politikát vagy a vendéglátó ország korábbi kényes történelmi szerepvállalását egyik országban se érintsük, ahogyan monarchiákban az uralkodót, illetve az uralkodói családot sem illik kritikával illetni vagy élc tárgyává tenni.
9 .Tudjuk meg előre, mire számíthatunk egy üzleti ebéd során. Kell, lehet vagy nem kell, nem illik alkoholt fogyasztanunk, hárul-e ránk pohárköszöntő mondásának kötelezettsége, viszonoznunk illik-e a vendéglátónk meghívását és milyen módon? Balkezesként arra is érdemes felkészülni, hogy például az arab világban vagy Indiában a bal kéz tisztátalan, így étkezni csak jobb kézzel szabad, nem árt meg ezért egy kicsit gyakorolni.
10. Fontos még hangsúlyt fektetni az öltözködésre és az ajándékozási szokásokra is. A helyi viseletet, bármennyire tetszik is, inkább kerüljük. Ajándékozás során pedig jó tisztában lenni azzal, hogy a kapcsolat mely stádiumában, milyen szertartás szerint illik ajándékozni.
Jó, ha tudjuk: olyan marketing eszköz, mint például a reklámtoll vagy a határidőnapló nem alkalmas üzleti ajándéknak! Egyébként is szerencsés, ha az ajándékunkat inkább nem (vagy ha saját termékről van szó, rendkívül diszkréten) díszíti a cégünk logója.
És a legfontosabb: nemcsak felkészültnek kell lenni, hanem nagyon toleránsnak is! Valószínűleg a másik fél is hasonlóan (körültekintően és felkészülten) jár el, ugyanakkor számára a mi viselkedésünk és gesztusaink igényelnek türelmet, mert számukra a mi (gyakran nem is tudatosodott) szokásaink szokatlanok.
dr. Erdős Zsuzsanna etikett tanácsadó és coach www.erdosetikett.hu
