Megfelelő arányban érik-e el kitűzött céljukat a megbeszéléseink? Elégedettek vagyun az eredményükkel és hatékonyságukkal, fókuszáltságukkal? A tárgyszerűségükkel és időkezelésükkel? Sok munkahelyen az értekezlet fogalma még mindig a végeláthatatlan és hiába való szócséplés szinonimája. Sok munkamegbeszélést tekintenek a kelleténél többen időpocséklásnak, olyasminek, aminek nem sok gyakorlati haszna van.

És valóban, sokszor már az előtt kudarcra van ítélve az összejövetel, mielőtt még elkezdődött volna. Ha a résztvevők nem ismerik és/vagy nem használják azokat a nem túl bonyolult elveket, folyamatsegítő eljárásokat és technikákat, melyek szilárd alapot biztosítanak egy megbeszélésnek és garantálják annak eredményességét, hiába várunk érdemi előrelépést pusztán attól, hogy mindenki mondja a magáét. (Itt talál nyolc alapvető tanácsot a hatékony meeting szervezéshez.)

Többek között ezek miatt is egyre inkább elérkezettnek látszik az idő arra, hogy a kis- és középvállalati szektor vezetői is közelebbről megismerkedjenek a facilitáció (folyamatsegítés) lehetőségével és gyakorlati eszközeivel. A facilitáció olyan koordinátori tevékenység, amely megkönnyíti a feladat végrehajtást mások számára.

Tanácsadók, fejlesztő szakemberek véleménye szerint arra is megérett az idő, hogy a workshop ismerősen csengő, de talán nem teljesen egyértelmű fogalmát tisztábban lássák a kis,- és közepes méretű vállalkozások vezetői. Tisztábban lássák, kipróbálják és alkalmazzák is rendszeresen a cégen belüli folyamatok gördülékenyebbé tétele érdekében.

Ahány ház, annyi workshop

Két értelemben is igaz a fenti állítás, hogy ahány ház, annyi workshop. Egyrészt, nagyon sokféle, változatos témában tarthatunk műhelymunkát. És az is igaz, hogy elég könnyedén használjuk a fogalmat, jószerével mindenki azt ért rajta, amit akar. Körülbelül így, „Csináljunk egy workshopot, nem leszünk olyan sokan, ne nevezzük előadásnak vagy tréningnek, mondjuk, legyen workshop.” Próbáljuk meg egy kicsit körüljárni a fogalmat! Mit is jelent igazán ez a módszer?

Fogalmazhatnánk úgy, hogy a workshop egy meghatározott célra irányuló, jól strukturált folyamat, amit a benne résztvevők szabad és kreatív gondolkodása, gondolatcseréje és együttműködése tölt meg tartalommal és tölt fel energiával. Az a definíció is megállja a helyét, hogy a workshop az egymástól való kölcsönös tanulás, a tudás megosztás és a közösségi, szervezeti tudás létrehozásának a színtere, ahol egységes egésszé gyúrjuk mindazt az információt és tudást, amelynek egyénenként birtokában vagyunk és egy magasabb szintre emeljük azt. Azzal a céllal tesszük mind ezt, hogy elinduljunk valami új megvalósításának útján; eljussunk előbb gondolatban, majd valóságosan is, A-ból B-be.

Egy jól kitalált és jól facilitált műhelymunka (így fordíthatnánk magyarra a workshop kifejezést) többnyire tartalmazza az alábbi összetevőket.

• Cél. A munka mindig egy pontosan megfogalmazott cél elérésére irányul.
• Érdekeltek. Fontos kívánalom, hogy mind azok jelen legyenek, akiknek a cél elérése szempontjából releváns információi vannak az adott témáról.
• Facilitátor. Jó, ha jelen van egy minden résztvevő által elfogadható felkészült szakember, aki semleges, elfogulatlan pozíciójából adódóan támogatni tudja a folyamatot és a résztvevőket a várt válaszok megszületésében.
• Vizuális elemek és eszközök.

Milyen témákkal dolgozhatunk workshopokon?

„A workshop témája bármi lehet, amiben aktuálisan előre szeretne lépni az ott jelenlévő résztvevői kör. Például: Találjuk ki, jövőre milyen témákra helyezzük a hangsúlyt? Vagy: Hogyan terítsük az információt egy adott téma kapcsán? Leggyakrabban persze egy problémára keresünk megoldást. A téma mindig valami az ott lévők életében jelentőséggel bíró dolog - mondja Szabó Tamara a Legacy Kft. trénere.

Kép:Freepik.com

Szinte bármi szóba jöhet workshop témaként. Csak néhány példa.

• Adott téma feldolgozása, mélyítése, szintetizálása.
• Előadások, képzések, tréning után, feldolgozni az elhangzottakat. Hogyan szabható ez ránk? Mitől lesz ez előnyös számunkra?
• Üzleti környezetben, ha valami felé el szeretnék mozdulni, ki szeretnénk mozdítani elakadásból, holtpontról egy folyamatban lévő projektet, tartsunk egy rövid, akár csak fél napos műhelymunkát.
• Egy új munkamódszer, új szemlélet, új koncepció bevezetése esetén szintén előre lendíthetjük általa a dolgokat.
• Bármi, ami változás (change) management téma. Akár azért, hogy ventiláljuk ki a változáshoz kapcsolódó érzelmeket,
• Akár azért, hogy megnézzük, hogyan tudjuk véghezvinni a változást.
• Útkeresés esetén. Adott egy üzleti probléma, szedjük össze, hogy kinél milyen kapcsolódó információk vannak, és azokból nézzük meg milyen megoldási opciók állnak rendelkezésünkre.
• Vízióalkotás, stratégia-alkotás.
• Vagy rögtön ezután, a magas szintű tervek lebontása konkrét akciókra.
• Különböző (akár nem együttműködő) csapatok/partnerek közelebb hozása, egymás megértése, együttműködési elvek kialakítása.

A sor, mondhatni a végtelenségig folytatható, bárhol alkalmazhatjuk a workshop módszert,

• ahol ki akarjuk használni a kollégákban rejlő tudást és kreativitást.
• Workshoppal dolgozunk, ha nagyobb, magasabb szintű munkatársi elköteleződésre van szükség és akkor is,
• ha a bevonódottságot és felelősségvállalást akarjuk erősíteni.”

Extrák és bónuszok a szervezet működésében

A fent említett témákban tehát rövid idő - fél nap, egy vagy két nap alatt – látványos előrelépéseket érhetünk el úgy, hogy pusztán saját erőforrásainkra alapozunk, és arra támaszkodunk. Új inspirációt, friss energiát pumpálhatunk a rendszerbe. Megtervezzük az előrehaladást egy adott helyzetből (A), egy kívánt állapotba (B).

Mindezen célok elérése mellet azonban vannak a módszernek extra hozadékai is. Egy hatékony workshop során a résztvevők egymásra figyelve, aktívan, bevonódva működnek együtt, elköteleződve a téma iránt, ami igen jelentős előrelépést jelent sok esetben a hétköznapi gyakorlattal szemben. Nyíltan fogalmazzák meg véleményüket, kommunikációjukat az együttműködés és egymásra figyelés jellemzi. Mindenki egyenlő esélyt kap gondolatai kifejtésére. A véleménykülönbségeket lehetőségként, lehetséges opciókként kezelik, a felmerülő kérdéseket konszenzusos formában oldják meg.

Azt gondolom, nem szükséges sokáig ragozni, hogy mindez igen pozitív hatással van a cégkultúra egészére, alkalmazható mintaként áll a résztvevők előtt a későbbiekre nézve is. A véleménykülönbségek kezeléséről, a konfliktusokról és azok feloldásának módjairól is sokat tanulhatunk egy ilyen alkalom során.

A tréningeken új készségeket sajátíthatunk el, míg a workshopokon:

• Erősítjük egymás elfogadásának kultúráját és a felelősségvállalás szokását a cégben. Növeljük a résztvevők közötti összhangot.
• Teret biztosítunk az egymástól való tanulásnak, a tudásmegosztásnak, tudásbővítésnek. Bővítjük a szervezet egészének kompetenciáit, hatóerejét.
• Megtapasztalhatjuk a felhatalmazásban és felelősség megosztásban rejlő jelentős motivációt és felhajtóerőt.

A workshopokon való sikeres együttműködés és közös részvétel közelebb hozza egymáshoz a munkatársakat. A pozitív tapasztalat erősíti az egymásba vetett bizalmat, jó táptalaja a későbbi őszintébb légkörnek.

Mind a vezetők, mind a kollégák személyes élményt szerezhetnek arról, hogy van működő alternatívája az egyszemélyi vezetésnek és döntéseknek. A csoport együttes munkája során a sokféle egyéni tudás és munkatapasztalat alkalmat kap arra, hogy nyílt eszmecsere során közös bölcsességgé, szervezeti tudássá álljon össze.

Ez elengedhetetlen feltétele egy érett cég megszületésének, ahol a rendszerek és folyamatok kiforrottsága a minőségi munka garanciája, nem az első számú vezető személye és személyes jelenléte. (Ez ugyanis több szempontból is kockázatot jelent a cégnek.)

Héjja Csaba tréner, coach