Így teremtsünk időt a fontos feladatokra

2015. október 20. kedd - 07:30 / Timár Gigi
  •    

Sok szó esik az időgazdálkodásról, de az még valójában kevés, ha a naptárunkban időt tudunk szakítani minden szükséges dologra. A kulcs az, hogy képesek legyünk arra a feladatra fókuszálni, amiben éppen benne vagyunk, így hatékonyan be tudjuk fejezni azt. Ez különösen, ha kreatív feladatokkal kéne haladnunk.

Minden vállalkozónak szembe kell néznie ugyanis a napi taposómalom mellett azzal, hogy valamikor tervezni kéne és stratégiát alkotni, vagy éppen áttekinteni a versenytársak újdonságait, az iparágra vonatkozó nagyobb lélegzetvételű kutatásokat stb. Vagyis valami olyasmit kell elvégezni, ami sok órás elmélyült munkát igényel, és az adott pillanatban még nem sürgős – ezért állandóan halogatjuk. A siker érdekében nagyon fontos lenne, hogy teret és időt teremtsünk magunknak a koncentrációra, hisz hosszú távon az ilyen feladatok viszik előre a céget, nem a „tűzoltás”.

De miért annyira nehéz koncentrálni még akkor is, amikor leültünk az asztalhoz és eldöntöttük, hogy most márpedig átgondoljuk az átgondolni valókat? Mert az agy megszokta, hogy reaktív, gyorstüzelő módban működik. Ha pedig nem lassítjuk le tudatosan az elménket, esélytelen, hogy egy mozgalmas munkahelyen képesek legyünk valamire elmélyülten koncentrálni – mondja a Fast Co. szakértője.

Mit tehetünk?

Versenyfutás laptoppal a kézben

Így biztosan nem lehet elmélyülni Kép:Pixabay

1. Ütemezzünk egy egyszemélyes meetinget

Nem vicc, mivel arra vagyunk beállva, hogy mindig a legsürgősebb feladatot vegyük előre, nagyon fontos, hogy „legális” teret teremtsünk azokra a munkafolyamatokra, amelyek még nem sürgősek, egyelőre csak fontosak. Valójában ha állandóan csak a sürgős projektekkel foglalkozunk, akkor valamit alapvetően rosszul csinálunk.

Tehát, ha azt akarjuk, hogy legyen egy teljes óránk egy fontos, de egyelőre nem sürgős, koncentrációt igénylő feladat elvégzésére, kerüljön be az a brainstorming a naptárba akkor is, ha csak egyedül veszünk részt rajta! (Ha mást nem tartunk fel vele, akár egy tárgyalót is lefoglalhatunk, kitéve a „Ne zavarjanak” táblát.)

2. Találjuk meg a megfelelő időt

Amikor épp minden összeomlik körülöttünk, vagy a cég leginkább pörgős időszaka van, ne nagyon számítsunk arra, hogy rá tudjuk venni az agyunkat a koncentrált gondolkodásra. De akkor sem fog menni a fókuszálás, ha körülöttünk túlságosan nagy élet zajlik. Tehát keressünk olyan időszakokat, amikor éppen kipipáltunk valamilyen sürgős feladatot – és ettől jó esetben egy kissé felszabadultunk – és a kollégák sem ugrálnak a fejünkön. Jó ötlet lehet egy kicsit korábban érkezni a többieknél, vagy este tovább bent maradni.

Az állandó túlóra persze vezetőként és önszántunkból sem jó ötlet, de olykor lehet, hogy a plusz néhány óra sokkal több munkaidőt spórol meg nekünk a továbbiakban.

Ha folyamatos a pörgés, a koncentrációt igénylő feladatok előtt akkor is érdemes beiktatni egy rövid szünetet. Tegyünk egy rövid sétát, higgadjunk le – ez segít, hogy termető-kreatív módba váltsunk a káoszgyőző-szétaprózó működésről, amikor minden pillanatban másra kell koncentrálnunk.

A túlterheltségen is segít a költség-haszon elemzés
A legtöbb vállalkozó folyamatosan túlterhelt, ráadásul a sok „nemszeretem” feladat között könnyű úgy elveszni, hogy végül még arra is csak összecsapva legyen időnk, ami igazán fontos nekünk. Ebben a káoszban pedig a haszon is kétséges.

3. Dedikált helyszín

A legjobb, ha lehetőség van arra is, hogy helyet változtassunk a koncentrált alkotáshoz. Ha ugyanannál az asztalnál ülünk, ahol szét vannak terítve a sürgős taktikai munkához szükséges anyagok, nem fog menni a koncentrálás. Hogyan is ne figyelnénk oda az átnézendő szerződésre, a befizetetlen számlára, vagy épp ez e-mail állandó villogására?

4. Kapcsoljunk ki!

Ha a számítógépünk előtt ülünk, óhatatlanul is átkattintunk megnézni, hogy jött-e új levél, rosszabb esetben a gép felugró ablakokkal „riogat” minket újabb és újabb teendőkkel. Ha tényleg koncentrálnunk kell, jobb, ha egyáltalán nem vagyunk internet közelben. Sőt, a legjobb lenne, ha képernyőről papírra és tollra váltanánk. A szakértők szerint ugyanis a monitor előtt egyszerűen máshogy működik az agyunk. Vagyis hiába plusz idő, hogy utólag írjuk gépbe a lejegyzett gondolatokat vagy felskiccelt folyamatokat, valójában megéri.

5. Váltsunk tudatosan!

Ha minden kötél szakad és kizárt, hogy hatékony időre el tudjuk engedni az aktuális sürgős feladatokat, akkor legalább osszuk meg tudatosan az időnket. Fejezzünk be legalább egy lépést/elemet/gondolatot az elmélyülést igénylő fontos munkából, majd végezzünk el egy – és tényleg csak egy – sürgős dolgot. Így nyugodtabbak leszünk és talán tényleg képesek leszünk ismét időt adni magunknak az elmélyülésre. Persze egy nem a leghatékonyabb megoldás, de olykor segít, ha tényleg nem tudjuk elengedni azokat a napi teendőket, amik a vállunkat nyomják. Vegyük ugyanakkor tudomásul, hogy a multitasking tulajdonképpen csökkenti az IQ-t.

6. Kreáljunk határidőt!

A sürgős feladatok ellátásához szokott agynak akár az is segíthet, ha ütemezést készítünk a nagyobb volumenű feladatokhoz. Akár meg is kérhetjük a társunkat, hogy kérdezzen rá időnként, hogy állunk. Így végül is határidőt kreálunk magunknak, ez pedig segíthet, hogy ha az agyunk már tényleg csak határidőkben képes gondolkodni, hogy a fontos feladatoknak is helyet szorítsunk a csak sürgős munkákkal telerakott naptárban.

Tippek a mesteri munkaszervezéshez
Manapság senkinek nincs ideje semmire és folyamatosan éppen „tüzet oltunk”. Pedig ha megfelelő teret biztosítanánk a teendőkhöz, nagyságrendekkel nyugodtabban és hatékonyabban végezhetnénk el őket. Mutatjuk, hogyan!

Feliratkozom a(z) Cégvezetés & irányítás téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek