Így számlázzon, ha nem akar fennakadást!

2014. március 14. péntek - 13:30 / piacesprofit.hu
  •    

Számlát nem csak azért ad az ember az ügyfélnek, hogy ki legyen fizetve. A számla egy üzleti együttműködés alapja, megnyitja az ajtót a további együttműködés előtt, és kiváló marketinglehetőség. Készítsen profi számlát, és nem kell többé sem elégedetlen ügyfelekkel, sem fizetési problémákkal küzdenie!

Kép: Freestock

Akár termékeket, akár szolgáltatásokat árusít, a vevő megjelenésével megkezdődik az üzleti kapcsolat. A megállapodás látszólag egyszerű – Ön egy terméket vagy szolgáltatást kínál, a vevő pedig pénzt ad ezért, ő pedig számlát kap. A félreértések azonban már itt megkezdődhetnek, így érdemes mindent írásban rögzíteni. Mit kap a vevő a pénzéért, ezért hogyan fizet, ki milyen ütemezésben teljesít. Ha korábban történtek megállapodások írásban (e-mailben), érdemes azokat is eltenni az esetleges félreértések tisztázására. A számlázás során rengeteg kérdést megválaszolnak az írásos dokumentumok. Ha a szerződés menet közben megváltozik, készítsen a változásokról vagy az azzal kapcsolatos telefonbeszélgetésekről egy visszaigazoló e-mailt, hogy a számla kiállításakor már ne legyenek hiányzó részletek.

A számlák kezelése

A mai világban már viszonylag kevesen állítanak ki saját számlát kézzel – a piac tele van jobbnál jobb szoftverekkel erre a célra. (Bár a hazai elektronikus számlázási szabályokkal szemben még joggal finnyásak a cégek.) A szoftverek ráadásul általában már megfelelő eszközökkel rendelkeznek ahhoz, hogy egyedivé, professzionális kinézetűvé tudja tenni a számláját, ami fontos eszköze a céggel szembeni bizalom növelésének. De nem csak marketingszempontból lehet hatalmas a nyereség a céghez leginkább illő program megtalálásával. Ha óránkénti bontásban számláz, keressen olyan szoftvert, ami a munkaidő-regisztráló program adatai alapján képes kiállítani a számlát. Ha sokat utazik, használjon felhő alapú megoldást, hogy bárhol bármikor tudjon számlát nyomtatni.

A számlára rengeteg hasznos információt lehet elhelyezni, így szánjon rá egy kis időt, hogy informatív és profi kinézetű számlasablont hozzon létre. A számlának hat alapvető részből kell állnia (itt találja pontosan, hogy mi a kötelező adattartalom):

  • Céges információk, logó, elérhetőségek, adószám, bankszámlaszám;
  • számla kibocsátása, teljesítés napja, fizetés módja, részletei;
  • a vevő adatai, neve, címe;
  • a számla sorszáma;
  • értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége, nettó egységára (adó nélküli értéke), számla nettó értéke (adó nélküli értéke), adó százaléka és értéke;
  • egyéb információk. Ez utóbbi terület az, ahová egy „Köszönöm” vagy némi marketinginformáció fér, például az aktuális akciókról, kedvezményekről.
Többen és többször találkozhatnak idén adóellenőrökkel!
Az online pénztárgépek szabályos működését kiemelten ellenőrizni fogja a hatóság, de hangsúlyos marad a társasági adó és az áfa ellenőrzése is. Célkeresztben maradnak a munkaerő-kölcsönzők és az eltitkolt jövedelmek is.

Legyen következetes!

A vevők nem szeretik a kellemetlen meglepetéseket, ezért a számlán lévő adatoknak minden esetben fednie kell a honlapon, cégadatbázisban szereplő adatokat. Különösen fontos ez például a fizetési lehetőségeknél – ha a vásárló kártyás fizetésre számít a honlap adatai alapján, de mégsem tud kártyával fizetni, lehet, hogy többet vissza sem jön.

Ha megállapodott valamiben a vevővel, ragaszkodjon hozzá az eredeti szerződés esetén és a későbbiekben is! Ha változtatni szeretne, beszélje meg előre a vevővel, és állítson ki új számlát a megváltozott feltételekkel. Ne feledje, ha a számla pontosan azt fedi, amiben megállapodtak, nem lesznek sem kérdései, sem kibúvója a fizetés alól.

Jelezze, aki haladékot kér a számlák jelentésére!
2014. március 17-ig kell jeleznie a NAV felé igényüket azoknak a cégeknek, amelyek online adatkapcsolatra képes pénztárgép beüzemelése helyett a számlaadás mellett döntöttek, hogy haladékot kérnek a számlák adattartalmának jelentésében. A részletekért kattintson ide!