Így nem szabad e-mailt írni sikeres embereknek

2017. március 14. kedd - 13:30 / piacesprofit.hu
  •    

Ismeretlenként bekopogtatni valakihez nem egyszerű dolog. E-mailben sem. Pedig olykor szükség van rá ahhoz, hogy elérjük céljainkat. Ahhoz, hogy válaszban reménykedhessünk, kerüljük el a legalapvetőbb hibákat!

Az emberek többsége manapság egyszerűen túl sok e-mailt kap, aminek eredménye, hogy ami nem fontos – vagy nem tűnik annak –, azt a hatékonyság érdekében előfordul, hogy olvasatlanul töröljük. Akik elértek egy bizonyos szintet a szakmájukban, netán annak a csúcsán trónolnak, több kérelmet, kérést, megkeresést kapnak, mint a többség. És nem tudnak mindegyikkel érdemben foglalkozni. Sőt még válaszolni sem feltétlenül.

Azt hiszi, olyan sok e-mailt kap, hogy nem lehet megbirkózni vele? Tim Cook például már hajnali háromnegyed négykor nekilát átlag 800 meg nem nyitott levele megválaszolásának. Más komoly üzletemberek olykor egyszerűen tiszta lapot nyitnak, vagy leállnak az e-mailezéssel.

Az e-mailezés 3 alapszabálya
Az írásbeli kommunikációt az e-mail alaposan megváltoztatta, ennek egyik oka éppen a gyorsasága. Az a tény, hogy gyorsan eljuttathatjuk gondolatainkat, kéréseinket, az elvégzendő feladatot vagy a megoldandó problémát a címzetthez, fura elvárásokat és elegánsnak kevéssé nevezhető viselkedési szokásokat is felszínre hozott. Szakértőnk összeszedte azt a három játékszabályt, amihez érdemes tartani magunkat.

Ha szeretnénk felkelteni a figyelmet, tartsunk be néhány alapvető szabályt – tanácsolja a sajtókampány-stratéga, Selena Poo a Sart Passive Income nevű podcast oldalon.

Bő lére eresztve

Az első probléma, ha túl hosszú e-mailt küldünk. Egy elfoglalt embernek nincs ideje egy olyan ember hosszas értekezésének és magyarázkodásának az elolvasására, akivel nincs még munkakapcsolata, akihez nem fűzi üzleti érdeke.

Sokan úgy érzik, hogy az első e-mail az egyetlen lehetőségük, ezért mindent el kell magyarázniuk, úgyszólván “egy szuszra”. Holott a dolog éppen fordítva működik. Ha néhány sorba szorítjuk be az alapvető információkat, sanszosabb, hogy átjutunk az első akadályon. Bejelentkezésnek tehát legyen elég egy rövid kifejtése annak, hogy mit szeretnénk, és kik vagyunk.

Ezt vagy azt

Nem ritka, hogy az emberek akár 12-13 bekezdésnyi levelet írnak, amiben több ötlet vagy kérés is van. A címzett pedig vakarja a fejét: most akkor mit is akar? Neki kellene kitalálnia a levélíró helyett, hogy mit kellene tennie, amire valószínűleg nem szán majd energiát.

Az is előfordul, hogy a hosszú e-mailre a Nagyon Fontos Személy (VIP) rövid választ ad, mert éppen el van foglalva egy nagy határidős projekttel, vagy el van havazva száz teendővel. Poo egy ilyen esetben azt kapta vissza a rövid válasza után, hogy a levélíró megsértődött, és dühösen válaszolt, “Ön nyilvánvalóan nem olvasta végig az e-mailemet.” Rossz ötlet, akitől tulajdonképpen az is szívesség, hogy foglalkozik a megkeresésünkkel, ott nem válik be.

egy kéz egy laptopon, levél ikonok

Kép: MiniCRM

Sablonszöveg

Ha az e-mail papírízű, olyan, mint egy előre megírt formanyomtatvány, semmi eredetiség, semmi egyediség nincs benne, akkor a címzettet sem fogja megérinteni, és később sem fog rá emlékezni, ha esetleg válaszolt, és mi újra jelentkezünk. Rosszabb esetben egyszerűen spamnek nézi a levelünket.

Muszáj, hogy legyen gondolati ereje a levélnek. Legyen benne valami, amitől nemcsak frappáns, de megérint, és elgondolkodtat.

Cim-Cim-Cimbora

Ha szakmánk nagyra becsült tagjának írunk, semmiképpen ne ragadtassunk magunkat arra, hogy nagyon haverkodóan írunk. Lehet, hogy sok cikkben olvastunk róla, és rajongóként követjük minden szakmai lépését, tehát úgy érezhetjük, hogy rengeteget tudunk róla, ismerjük őt, de ez még nem jelenti azt, hogy cimborák vagyunk.

Az e-mailünk az ő szemszögéből egy ismeretlen bejelentkezése lesz. Még ha dicséreteket írunk is, ne vegyük bizalmaskodóan hátba veregetősre a figurát. A bókolásnak is megvan a módja, a túlzott közvetlenség viszont nem valószínű, hogy beválik. Elvégre nem az ivócimboránk… még.

Értelmetlen kérés

Még ha bókkal keressük is meg a rajongásig tisztelt személyt, nyilvánvalóan akarunk valamit tőle. Kétszer is át kell gondolni, van-e értelme annak, amit kérünk. Megesik, hogy ismeretlenek referenciát kérnek, véleményt a termékükről, munkájukról, de eléggé valószínűtlen, hogy valaki egy ismeretlen kérése miatt időt szánna arra, hogy áttanulmányozza a munkánkat.  Még akkor is így van ez, ha az aktív üzletember/szakember mellékállásban óraadó tanárként oktat egyetemen. Elvileg minden diák kérhetne tőle segítséget, de közel sem biztos hogy lesz rá ideje és kedve.

Miért pont neki?

Nem könnyű a helyzetünk akkor sem, ha olyasmit kérünk, ami túl nagy teher, túl nagy szívesség. De ez még nem biztos, hogy kizáró ok. Az már inkább az, hogy nem szerepel semmi olyasmi az e-mailben, amiből világossá válna a példaképünknek, miért állna érdekében, hogy éppen nekünk segítsen. Tehetne kivételt és szívességet bárki mással is. Kell valami, amivel a mi ügyünk kimagaslik a többi közül.

Forrás: twcc.com