Így lesz hatékony a munkahelyi meeting

2015. október 26. hétfő - 13:30 / piacesprofit.hu
  •    

Sok esetben a munkahelyi értekezlet nem, hogy nem hoz létre kimutatható értéket, hanem éppen ellenkezőleg, számszerűsíthető, kimutatható anyagi veszteséget jelent egy cég számára. De nem kéne ennek így lennie.

Egyáltalán nem megy ritkaságszámba, ha egy elfoglalt vezető 40 – 60 munkaórát egyeztetésekkel, tárgyalásokkal és értekezletekkel tölt el hónapról hónapra. Ha ennek csak a fele nem hatékony és számításba vesszük egy közép vagy felsővezető munkabérét és azt a tényt, hogy ezeket az alkalmakat többnyire nem egyedül tölti, hanem másik három, négy kollégával, máris több százezer forintnyi effektív veszteségnél tartunk, hiszen nem hoztunk létre üzletileg releváns értéket – és az elmaradt haszonról akkor még nem is beszéltünk.

Eljuttatni a dolgokat A-ból B-be

Ha ezt tudjuk, mindent tudunk. A gazdasági vezető feladatát akár ilyen egyszerű módon is megfogalmazhatjuk: Projekteket, terveket, gondolatokat eljuttatni a jelenlegi állapotból egy kívánt jövőbeli állapotba. A menedzser, a vezető feladata az, hogy olyan embereket gyűjtsön maga köré, akik ezt a feladatot képesek végrehajtani. És ha már ott vannak ezek az emberek, napról napra olyan környezetet kell biztosítani a számukra, amelyben a legnagyobb hatékonysággal képesek végrehajtani a rájuk bízott teendőket. Van e célok elérésére egy jól átgondolt, több évtizedes múltra visszatekintő megközelítés, amit facilitációnak hívunk. Mit is jelent ez pontosan?

fogaskerekek

Kép:PP archív

Facilitál, azaz megkönnyít, elősegít egy emberek között lezajló folyamatot, legyen az bármilyen csoportos kommunikáció vagy együttműködési szituáció. Esetünkben leginkább munkamegbeszélések, értekezletek, projekt team megbeszélések folyamatainak hatékonyabbá tételéről van szó. A facilitátor megtervezi, motiválja, összefogja, összegzi egy csoport döntési, gondolkodási és együttműködési folyamatát úgy, hogy közben bizonyos folyamattámogató metódusokat használ.  Egy munkahelyi team döntés előkészítési, döntési-, projektmegoldási folyamatában jelent mindez aktív és meglepően hatékony segítséget.

Szembeáll a többiekkel és csak mondja, mondja?

Magyarországon túlságosan népszerű a frontális megközelítés: frontálisan folyik az oktatás az iskolában, frontálisak a megbeszélések a munkahelyeken és még a vezetés is frontális maradt az idők során – állítja a fejlesztő szakember Wieland Veró, a Wieland és Wieland Kft. ügyvezetője. Ez a működés azonban még soha, senkiből nem hozta elő az újító szándékot és az újító gondolatokat. (Tévhit, hogy a kiváló kommunikáció egyenlő az ügyes beszéddel. Aki jól kommunikál, az kiválóan tud hallgatni is!)

Akár a stratégiai, akár az operatív irányok meghatározása közös erőfeszítéssel, sokkal hatékonyabb lesz, mintha valaki a mindent tudó, mindent egyedül eldöntő pozícióból határozná meg a dolgok menetét. Ezt a demokratikusabb, csapatban gondolkodó működésmódot támogatja, kiváló eredményeket hozva létre, a legtöbb facilitációs technika.

Első lépésben bizalmi légkört kell teremteni a munkatársak közt és növelni kell a bizalom szintjét a vezető – beosztott relációban is. Sok esetben lejjebb lehet engedi a vezetői kontroll szintjét, demokratizálni lehet a szervezeten belüli viszonyokat és a hangulatot. Ki lehet próbálni, milyen eredményeket produkál, amikor a vezető, (a csoportot vezető facilitátor) átruházza a felelősséget a csapatra, megosztja a felelősséget, kiszélesíti a felhatalmazások kis köreit.

Egy módszer
Ahhoz, hogy gyorsan és eredményesen zárhassunk egy értekezletet, azt előbb átgondoltan, komolyan elő kell készíteni.
Jó, ha írásos napirendet készítünk, méghozzá úgy, hogy előzetesen mindenki hozzáférjen, abból a célból, hogy fel tudjon az elhangzottakra készülni.
A napirend pontjait egy erre a célra létrehozott táblázat oszlopaiba rendezzük a következőképpen: A témák sorrendje – időigénye – a téma megnevezése – a témagazda – az előkészítéshez kapcsolódó információk, dokumentumok – kérdések, megjegyzések a napirendi ponthoz.
A napirendet akkurátusan, pontról pontra kitöltjük, a vezető (vagy közösen a csapat) dönt a prioritásokról. Így már a megbeszélés előtt mindenki tudja, miről lesz szó, mindenki fel tud készülni rá.
Az értekezlet alatt arra kell különösen ügyelni, hogy tartsuk is magunkat a napirendhez, időkerethez és témákhoz, ne kalandozzunk el véletlenszerűen erre meg arra.
Csupán ez az egy eszköz, amennyiben következetesen használjuk megbeszélések előtt, és megbeszélések alatt, vagyis tartjuk magunkat a magunk által megszabott keretekhez, ha csodát nem is, de egy nagyságrenddel hatékonyabb, rövidebb megbeszélésekkel ajándékoz meg bennünket.

Háború helyett egy csapat

Szerencsére nincs háború, nincs szükségállapot, a frontális, egymással szembe helyezkedő megközelítésnél a legtöbb esetben hasznosabb és eredményesebb lesz, ha csapatként működünk együtt és a közös gondolkodásból, egymás mellé rendelődő párbeszédből származó szinergikus erőkkel hozzuk gyorsabb és erőteljesebb mozgásba aktuális projektjeinket.

Egy folyamat facilitálása során inkább kísérjük az együttműködési folyamatban résztvevőket, mint sem, hogy irányítanánk őket. Egy felkészült facilitátor segítségével gördülékenyebbé tudjuk tenni bármilyen projekt team együttműködését.

A facilitáció eszközeit aktuális üzleti problémák megbeszélésére, megoldására is használhatjuk. Használhatjuk a rendelkezésünkre álló erőforrások tudatosítására és koncentrált felhasználására, ötletek összegyűjtésére, megoldás variációk számbavételére. Akár a belső, akár a külső kommunikáció javítására. Az egyik legerősebb eszköz arra, hogy egy munkahelyi közösség igazán megélje magát, mint jól együttműködni képes közösséget, mint csapatot.

Az igazán jó közösségek megszületésének, tudatra ébredésének egyetlen útja van, ha képesek vagyunk az emberek közötti kommunikáció minőségét javítani. A facilitálás lényege az, hogy a facilitátor képes egy csoportba azt a mintázatot bevinni – a struktúra, a folyamatok, a módszerek és technikák szintjein – ami a csoportok belső kommunikációjának a javulását eredményezi – írja a téma másik hazai szakértője, Vágvölgyi Gusztáv.

Ahol pedig gördülékenyebb és eredményesebb lesz a kommunikáció, nőni fog a teljesítmény is! Az egészen biztos, hogy sok helyen, és sok esetben új kommunikációs mintázatokra van szükség. Ezért érdemes minden közösségi folyamatba, de legfőképpen a gazdasági szervezetek, cégek kommunikációs folyamataiba idejekorán facilitátort hívni, aki behozza ezeket a mintázatokat és segít meghonosítani őket.

Héjja Csaba
tréner, coach

A munkatársak bevonásának dicsérete
Miért praktikus bevonni a munkatársakat a döntésekbe? Mik az előnyei és hátrányai? Mihez képest kell bevonni őket? Ha igen, mikor és hogyan? Szakértőnk, Beck György az egyszemélyi döntés hátrányairól és a kollektív döntéshozatal, a bevonás előnyeiről ad tanácsot.

Feliratkozom a(z) Cégvezetés & irányítás téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek