Így kezelhet személyes adatokat a munkáltató

2015. május 11. hétfő - 07:30 / piacesprofit.hu
  •    

A munkaviszony fennállása során, sőt már az azt megelőző kiválasztáskor a munkavállalók számos személyes adata kerül a munkáltató birtokába. Ezen adatok kezelésére szigorú szabályok vonatkoznak, amelyeket minden munkáltató köteles megtartani. Mely személyes adatokat kezelhet a munkáltató, és miként? Milyen kötelezettségei vannak a személyes adatok kezelésével kapcsolatban? A Piac&Profit szakértője segít!

Ha személyes adatokról beszélünk, akkor a legtöbb embernek a természetes személyazonosító adatok jutnak eszébe, mint például a név, születési hely, idő, anyja neve, stb. Azonban a személyes adatok köre ennél sokkal tovább terjed. A szintén nyilvánvalóan ebbe a körbe tartozó képmáson, illetve a hangon túl, tartoznak ide adatok az adott személy szokásaira (pl. vásárlási, utazási, szabadidő) , valamilyen állapotára (pl. mentális, fizikai) vonatkozó adatokon át, az adott személy pillanatnyi tartózkodási helyéig (mint tudjuk, vannak munkáltatók akik GPS-en keresztül követik nyomon a dolgozó mozgását, anélkül, hogy ennek módjáról és terjedelméről tájékoztatnák az illetőt – ld. keretes írásunkat).

Kép:PP archív

Mik az adatkezelés alapvető szabályai?

A személyes adatok kezelésének egyik legfontosabb szabálya, és egyben korlátja a célhoz kötöttség követelménye. Azaz személyes adatokat kezelni célhoz kötötten, jogok gyakorlása vagy kötelezettségek teljesítése érdekében lehet. Ez munkaviszony esetén azt jelenti, hogy a munkáltató csak a munkaviszonnyal összefüggésben, az ezzel kapcsolatos feladatainak ellátása, jogainak gyakorlása és kötelezettségeinek teljesítése céljából kezelheti a dolgozók adatait. Ettől elérő célból csak akkor, ha ahhoz a munkavállaló kifejezetten hozzájárult.

Így ellenőrizhetők a dolgozók
Előírás, hogy a munkavállalók ellenőrzése és az annak során alkalmazott eszközök, módszerek nem járhatnak az emberi méltóság megsértésével, továbbá a munkavállaló magánélete nem ellenőrizhető. A munkáltató minden esetben köteles továbbá előzetesen tájékoztatni a munkavállalót azoknak a technikai eszközöknek (például kameráknak) az alkalmazásáról is, amelyek a munkavállaló ellenőrzésére szolgálnak – vagyis szó sem lehet titkos megfigyelésről. Itt találja a részleteket.
Hogy meddig mehet el a munkáltató, ki olvashatja a munkahelyi e-maileket, vagy mi a helyzet a GPS-nyomkövetés jogosságával, arról itt olvashat.

A munkáltató csak olyan személyes adatokat kezelhet, amelyek kezelése elengedhetetlen a fenti célok elérése érdekében. Így például a munkáltató nem kezelheti a dolgozó kedvenc mozifilmjére, vásárlási szokásaira, vagy a közösségi médián fenntartott kapcsolataira vonatkozó adatokat, mert ezek rendszerint nem szükségesek a munkaviszony fenntartásához és teljesítéséhez.

A Munka Törvénykönyve ezt azzal az előírással erősíti meg, hogy a munkavállalótól csak olyan adat közlése kérhető, amely személyiségi jogát nem sérti, és a munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése szempontjából lényeges.

A személyes adatot a munkáltató a munkaviszony megvalósításához szükséges mértékben és ideig kezelheti. Így a munkáltatónál nem mindegy, hogy ki kezeli, és ki fér hozzá a személyes adatokhoz. A bérszámfejtést és a munkabér átutalását végző dolgozó jogosan fér hozzá és kezeli a munkavállalók munkabér és bankszámla adatait, azonban szükségtelenül túllépi a munkáltató e mértéket, ha a hozzáférést például a biztonsági őr számára is biztosítja.

Fontos, hogy a munkáltató köteles a munkavállalót írásban tájékoztatni személyes adatainak kezeléséről.

Az adatok biztonsága

Nem elég, ha a munkáltató a személyes adatokat a megfelelő célból, mértékben és ideig kezeli. A munkáltatónak gondoskodnia kell az adatok biztonságától is. Ennek érdekében az adatok kezelését úgy kell megoldania, hogy biztosítsa az érintettek magánszférájának védelmét. Így az adatokat különösen védeni kell akár a munkáltatón belüli, akár azon kívüli jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés ellen.

E feltételeknek a munkáltató részben az adatokhoz való hozzáférés szabályozásával, részben technikai, informatikai vagy akár fizikai védelem biztosításával tehet eleget.

Az adatok továbbítása

Általános szabály, hogy a személyes adatok harmadik személy, szervezet számára való továbbításához az érintett hozzájárulása szükséges.

A Munka Törvénykönyve lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy a dolgozók személyes adatait a munkaviszonyból származó kötelezettségek teljesítése céljából más személynek átadja. Tipikusan ilyen, amikor a munkáltatótól kiszervezett feladatok körében a bérszámfejtéssel és könyveléssel foglalkozó cégnek adják át ezen adatokat. Ilyenkor a dolgozó kifejezett engedélyére nincsen szükség, de erről a munkavállalót előzetesen tájékoztatni kell.

Dr. Szabó Gergely
ügyvéd
Kocsis és Szabó Ügyvédi Iroda

Feliratkozom a(z) Jogi kisokos téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek