Így építsünk használható információs rendszert magunknak

2014. március 07. péntek - 13:30 / piacesprofit.hu
  •    

Azt minden vezető a saját bőrén érzi, hogy minden sokkal nehezebben megy, ha nincsenek a döntések előkészítéséhez pontos és áttekinthető adatok. Ha máshonnan nem kapjuk meg ezeket, építsünk magunknak információs rendszert! A Piac&Profit szakértője segít!

Így nem könnyű dönteni… Kép:PP archív

Előző cikkemben arról írtam, miért elengedhetetlen, hogy egy cégvezető naprakész adatokkal rendelkezzen a cégéről, és miért nem számíthat ebben a könyvelőjére. A következő jó tanáccsal fejeztem be: ha nem kap elég adatot a könyvelőjétől, ne várjon tovább, hanem építsen saját vezetői információs rendszert, és higgyen abban, hogy az nem fog többletmunkát jelenteni.

A magyar vállalkozásokban nagyon sok törekvés van arra, hogy legyen valamilyen megoldásuk erre, de sajnos a helyzet nagyon rossz e téren. Röviden összefoglalom, mit tapasztalok ma a magyar cégekben:

  • Excel táblák dzsungelét, ha összeadnánk munkalapok (fülek) számát, nem ritkán 3 számjegyű eredményt kapnánk
  • ugyanazt az adatot többször is rögzítik, különböző szempontok alapján
  • találkoztam már nagyon jól összerakott, képletekkel összekapcsolt táblázatokkal, amelyeknek az volt a baja, hogy pl. új tételtípusok felvétele hatalmas munkát jelentett rengeteg hibalehetőséggel a sok képletkapcsolat miatt,
  • ugyanakkor láttam teljesen áttekinthetetlen táblázatokat is, amelyekből napokig tartott valamilyen kimutatást kigyűjteni, ha egyáltalán sikerült.

Összefoglalva: ezek a táblázatrendszerek elsősorban a nyilvántartási igények kielégítésére születtek, ezt a funkciót még csak-csak betöltik, de amikor vezetői kimutatásokra van szükség, akkor már jelentkeznek a gondok, mint pl. napokig tartó adatgyűjtések, pontatlanságok, hiányos adatok,stb.

Hogyan fogjunk hozzá egy saját vezetői információs rendszer kialakításához?

4 nagyon fontos alapelv:

  1. Egyszerűségre törekedjünk, mert a bonyolultság áttekinthetetlenné teszi a dolgokat. Ha sikerül egyszerűen megalkotni a rendszert, akkor az áttekinthető és használható lesz.
  2. Tervezzük meg az egész rendszert, mielőtt nekilátnánk a megvalósításnak. Még a tervezés fázisában ellenőrizzük, hogy pontosak-e a lerajzolt folyamatok, és az adatok áramlása elvezet-e minket a kívánt eredményhez.
  3. A rendszert fentről elfelé építsük fel, vagyis először állítsuk össze, a cégvezető milyen információkat szeretne látni a döntései elősegítéséhez, és csak utána alakítsuk ki, mit és milyen formában kell rögzíteni.
  4. Ha bevonunk a kialakításba egy informatikához értő szakembert, akkor olyan szakembert válasszunk, aki meg tudja érteni a cégvezetés igényeit is, érti a gazdasági folyamatokat is, és képes közös nyelvet beszélni az érintett munkatársakkal.

A legtöbb Excel tábla rendszer – amelyet eddig láttam – nem felelt meg egyik alapelvnek sem.

  1. Rendkívül bonyolultak, sokszor áttekinthetetlenek még a létrehozója számára is.
  2. Nem tervezték meg előre, ha kellett egy újabb adat pl. egy számlához, akkor többnyire csináltak neki egy új táblázatot, vagy munkalapot.
  3. Nem azzal a szándékkal készültek, hogy belőlük könnyedén és gyorsan lehessen vezetői információkat nyerni, hanem az adminisztráció igényeihez és az azzal dolgozó személy Excel tudásához igazodtak.
  4. Sok panaszt hallottam azzal kapcsolatban, hogy az informatikusok más nyelvet beszélnek, nem értik meg a vezetők igényeit, ezért a vezetők és az informatikusok többnyire elbeszélnek egymás mellett, és a végeredmény egy kaotikus rendszer lesz.
Mikor mit?
Induló vállalkozás pénzügyi tervezésekor először összegyűjtjük, és megbecsüljük a várható kiadásokat. Ezek ismeretében látható, minimálisan mekkora bevételre van szükségünk ahhoz, hogy a vállalkozás ne veszteséget termeljen. Azt eldönteni, hogy ez a bevétel elérhető-e, a piaci realitások ismeretében, piackutatás, felmérés alapján dönthető el.
Működő vállalkozás esetén egy jó pénzügyi terv segít megmutatni, a tervezetthez képest például költhetünk-e valamivel többet az eredetileg elhatározottnál reklámra, ha szükséges. Kiadásainkat áttekintve az is láthatóvá válik, mely területeken tudunk spórolni a működési költségeken.

Ha elköteleztük magunkat a fenti 4 irányelv mellett, akkor nekiláthatunk a vezetői információs rendszerünk megtervezésének

Az alábbi lépések alapján:

  1. Mérjük fel a cégvezetés igényeit, és ennek alapján állítsuk össze azokat a kimutatásokat, amelyek ezeket az elvárásokat kielégítik.
  2. Gyűjtsük össze, hogy ezekhez milyen alapadatokra van szükség.
  3. Vizsgáljuk meg, hogy ezek az alapadatok rendelkezésre állnak-e, vagy előállíthatók-e a jövőben.
  4. Ha találunk olyan alapadatot, amelyik hiányzik valamelyik kimutatáshoz, akkor módosítsuk azt a kimutatást.
  5. Rajzoljuk le egy folyamatábrán, hogyan fognak áramlani az adatok a rögzítéstől a kimutatásig. Törekedjünk az egyszerűségre, és az adatok egyszeri rögzítésére. Ha a folyamatban sok vonal keresztezi egymást, akkor tervezzük át addig, amíg áttekinthetővé nem válik.
  6. Ha kész a terv, rendeljünk hozzá emberi erőforrásokat, kapacitásokat és időráfordítás igényeket. Ez alapján látni fogjuk, hogy működtethető-e a rendszer a jelenlegi személyi erőforrásokkal. Ha valamilyen erőforrás hiányzik, akkor készítsünk javaslatot annak megoldására.
  7. Azt is tervezzük meg, hogy fog működni az új és a jelenlegi rendszer a kialakítás időszakában és a bevezetés idején. Egy átmeneti időben többletmunkát jelenthet az adatok 2 helyen történő rögzítése a folyamatosság fenntartása végett, ehhez meg kell nyerni az érintett személyeket oly módon, hogy tudatosítjuk bennük, hogy később egyszerűsödni fog a munkájuk.
  8. Terjesszük a cégvezetés elé a tervet és a javaslatokat, és hagyassuk jóvá.
  9. Amikor megvan a jóváhagyás, akkor kezdjünk csak a megvalósításnak.
  10. A megvalósítást is alaposan tervezzük meg, a helyi adottságok figyelembevételé.

Következő cikkemben abban fogok segíteni, hogy mire figyeljünk a megvalósítás és a bevezetés során.

Bérczes István
közgazdász
www.businessa1.hu