Hogyan válasszunk hírlevélküldő rendszert?

2015. április 10. péntek - 07:30 / piacesprofit.hu
  •    

Saját vagy bérelt hírlevélküldő rendszeren keresztül éri meg jobban e-mail kampányokat lebonyolítani? Melyiknél milyen előnyökkel és hátrányokkal számolhatunk? Milyen funkciók könnyíthetik meg a hírlevelek kezelését? A megfelelő hírlevélküldő szoftver kiválasztása központi kérdés, hiszen alapjaiban határozza meg az e-mail marketing kampány sikerét. A MailEngine szakértőinek segítségével összegyűjtöttük, hogy miket kell figyelembe venni a rendszer kiválasztásakor.

Sorozatunkban tisztázzuk az e-mail marketing terület alapjait, és közérthetővé tesszük azt annak érdekében, hogy a kis- és középvállalatok is sikerrel alkalmazhassák kampányaik során. A sorozat első részében körbejártuk, mikor milyen eszközzel érdemes támadni. A második részben áttekintettük, hogy milyen területeken eredményes különösen az e-mail marketing. Most pedig következzenek a jó tanácsok a hírlevélküldő rendszer kiválasztásához.

Kép:Pixabay

Először is felejtsük el, hogy a sima levelezőrendszerünkből (Outlookból, Gmailből stb.) küldjük ki a hírleveleket! Az ilyen megoldás nagyon sok problémát felvet, technikai, adatkezelési és nem utolsó sorban hatékonysági szempontból is, többek között az alábbiak miatt:

  • Hírlevélküldő rendszer nélkül képtelenség hatékonyan kezelni a feliratkozók adatait, ami nemcsak a kampány sikerét sodorja veszélybe, de például a leiratkozók nem megfelelő kezelése adatvédelmi szempontból is problémás.
  • Célszoftver nélkül szinte lehetetlen szegmentálni az adatbázist, így nincs lehetőség személyre szabott üzenetek küldésére.
  •  A különböző mérési lehetőségekről is le kell így mondanunk, nincs visszacsatolás, nem lehet hatékonyan optimalizálni a kampányokat.

Látható, hogy hírlevélküldő rendszer hiányában kész káosz alakulhat ki, ami többek között a leiratkozások megszaporodásához, és az e-mail marketing kampányok hatékonyságának csökkenéséhez vezethet. Tehát az már biztos, hogy egy kifejezetten erre a célra kifejlesztett rendszerre van szükség.

Saját vs. bérelt rendszer: mi szól mellette, mi szól ellene?

Két fő választási lehetőség van. Egyrészt használhatunk saját rendszert, de dönthetünk úgy is, hogy egy már kész rendszert bérelünk. Mindegyiknek megvan a maga előnye és hátránya, amelyeket alaposan át kell gondolni a végleges döntés előtt.

Saját rendszer:

  • Előnye: Rugalmas, hiszen saját tulajdonú rendszerrel dolgozunk, amelyhez olyan fejlesztéseket kérhetünk, amilyeneket csak szeretnénk. Így egy teljesen a cégünkre szabott megoldást kapunk.
  • Hátránya: Az üzemeltetés és fejlesztés jelentős befektetést igényel, ráadásul – mivel egyedüli felhasználói vagyunk a rendszernek – az összes terhet a mi cégünknek kell állnia. Egy teljesen új rendszer fejlesztése számos más kockázatot is rejt magában. Míg például egy kész rendszer teljes, kitesztelt funkcionalitással bír, előfordulhat, hogy a saját fejlesztésű szoftverről a fejlesztés befejezése után derül ki, hogy bizonyos funkciók hiányoznak, vagy nem megfelelően működnek. Nemcsak a fejlesztéshez, de az üzemeltetéshez is magas technikai felkészültségre van szükség. A kampányok kezelése is magas szakmai tudást igényel, de otthonosan kell mozogni az aktuális adatvédelmi előírásokban is.

Bérelt szolgáltatás:

  • Előnye: Bár sokan azt feltételezik, hogy drága, ez a legtöbb esetben nem igaz.  A szolgáltatók általában rendelkeznek olyan kedvező árú konstrukcióval, amely a kezdő hirdetők számára is remek lehetőséget jelent, de összességében is általában sokkal költséghatékonyabb, mint a saját fejlesztés. Jellemzően kétféle konstrukciót szoktak kínálni a szolgáltatók: kiküldésalapú (darabszám alapú), illetve havidíjas elszámolást (általában itt is van egy kiküldési korlát).

Nagy előnye a bérlésnek, hogy egy olyan rendszert használhatunk, amely (jó esetben) mindazzal a funkcionalitással bír, amelyre szükség lehet egy e-mail kampány lebonyolításához. Ráadásul ezeket a rendszereket jellemzően nagyon alaposan kitesztelik, így kisebb az esély a hibás működésre.

A bérelt szolgáltatás mellett szól az is, hogy a rendszert üzemeltető szakemberek is rendelkezésünkre állnak, akik nemcsak az e-mail marketing piacot, de a hírlevélküldő rendszer funkcióit is alaposan ismerik, így számos olyan tanáccsal tudnak szolgálni, amivel hatékonyabbá tehetjük a kampányainkat.

Rengeteg időt is megtakaríthatunk, hiszen az adatbázis karbantartása, a feliratkozók és leiratkozók kezelése és a szegmentálás mind-mind időigényes feladat, de bérelt rendszer esetén ez jellemzően része a szolgáltatásnak.

  • Hátránya: Bizonyos paraméterek betartása kötelező lehet (pl. adatvédelmi szempontból), ez azonban hosszú távon kedvezően hathat saját vállalkozásunk megítélésére.
Mi alapján válasszunk rendszert?

Ne csak a pénz legyen szempont!Tudjuk, hogy az ár fontos, de óva intünk attól mindenkit, hogy csupán ez alapján döntsön. Egy, a többi szoftverhez képest feltűnően olcsó rendszer esetében felmerülhetnek hiányosságok. A technikai és funkcionális problémákon túl az is előfordulhat például, hogy a leveleink nagyobb eséllyel kerülnek spammappába. Ennek elkerülése érdekében érdemes utánajárni az e-mail rendszer hírnevének: amelyik jobb hírnévvel rendelkezik, az a legtöbb esetben többet is tesz azért, hogy ez így legyen. Az ilyen szolgáltatók többnyire törekszenek arra, hogy megoldják az esetlegesen felmerülő problémákat.

Mit tud a rendszer?Érdemes előre átgondolni, hogy milyen megoldásokra van szükségünk, ugyanis nem minden rendszer rendelkezik egyforma funkcionalitással. Persze lehet olyan is, hogy csak a szoftver használata közben jövünk rá, hogy még milyen sokoldalúan fel lehet azt használni, de rosszabb esetben az is kiderülhet, hogy a választott rendszer nem tudja kiszolgálni az igényeinket.

Néhány hasznos funkció:

  • A/B (avagy osztott) tesztelés: Segítségével tesztelhetjük egy hírlevél több verzióját, sőt, akár a hírlevél egyes részelemeit is lehet versenyeztetni, így a tényleges kiküldéskor a leghatékonyabb e-maillel célozhatjuk meg a közönségünket.
  • HTML sablonok: Még ha egyedi layoutban is gondolkodunk, hasznos lehet, ha vannak felhasználható sablonok. Így a hírleveleket könnyebben az arculathoz tudjuk igazítani programozói segítség nélkül.
  • Szegmentációs lehetőségek: Biztosítja, hogy sokkal pontosabban, személyre szabott üzenetekkel célozzuk meg a közönségünket.
  • Automatizálási lehetőségek: Így nem csak valós idejű kiküldésre van lehetőség, hanem előre beállított, bizonyos események bekövetkezéséhez kötött időzítéssel is küldhetünk hírleveleket.

Dely Gábor
MailEngine
www.mailengine.hu

Feliratkozom a(z) Piac & marketing téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek