A követelések behajthatatlanná minősítésének részletes szabályait a számviteli politikában és az ennek részeként elkészülő értékelési szabályzatban kell rögzíteni. A mérlegben a követelést addig kell kimutatni, amíg azt pénzügyileg vagy egyéb módon (beszámítással, eszközátadással, váltóval) nem rendezték, illetve amíg azt el nem engedték, vagy behajthatatlan követelésként le nem írták – írta Héhn Miklós, az RSM-DTM számviteli üzletágának a vezetője legfrissebb blogbejegyzésében.
A mérlegben behajthatatlan követelést nem lehet kimutatni. A részben vagy egészében behajthatatlan követelést legkésőbb a mérlegkészítéskor – a mérlegkészítés időpontjában rendelkezésre álló információk alapján – az üzleti év hitelezési veszteségeként le kell írni. (A fizetési késedelmek még mindig a magyar vállalkozások mumusai.)
A számviteli szabályok szerint behajthatatlan a követelés:
ha az adós ellen vezetett végrehajtás során nincs fedezet, vagy a talált fedezet a követelést csak részben fedezi;
az, amit a hitelező a csődeljárás, a felszámolási eljárás során egyezségi megállapodás keretében elengedett;
amelyre a felszámoló által adott írásbeli igazolás (nyilatkozat) szerint nincs fedezet;
amelyre a felszámolás, az adósságrendezési eljárás befejezésekor a vagyonfelosztási javaslat szerinti értékben átvett eszköz nem nyújt fedezetet;
amelynél az adós nem lelhető fel, mert a megadott címen nem található és a felkutatása igazoltan nem járt eredménnyel;
amelyet bíróság előtt érvényesíteni nem lehet.
A behajthatatlanság bizonyítása azért is fontos, mert ha a behajthatatlanság tényét és mértékét megbízható módon nem lehet dokumentálni, akkor a nyilvántartott követelés és az abból várhatóan megtérülő rész különbözetének összegét értékvesztésként kell elszámolni. Megfelelően dokumentálni kell a behajtásra tett lépéseket, mindenképpen tudni kell igazolni, hogy a követelést az elvárható gondossággal próbálta behajtani a gazdálkodó a rendelkezésre álló jogi eszközökkel. A hosszú fizetési határidőkből adódó költségek és kockázatok alternatív finanszírozási megoldások beiktatásával, így faktoring alkalmazásával csökkenthetők.)
Fontos, hogy a követelések behajtására alakult behajtó cégek nyilatkozata nem elegendő a követelések behajthatatlanná történő minősítéséhez, viszont ha a bírósági végrehajtó nyilatkozik arról, hogy az adós nem lelhető fel, akkor az már elfogadható hitelt érdemlő bizonyításnak.
A behajthatatlan követelés leírt értéke egyéb ráfordítás lesz (az elengedett követelés ezzel szemben rendkívüli ráfordítás). Amennyiben utólag bármi oknál fogva a követelésre pénz folyna be, azt egyéb bevételként kell lekönyvelni.
Adózási szempontból a társaságiadó-törvény (tao törvény) a behajthatatlan követelés fogalmát ismeri. Elfogadja a számvitelről szóló törvény szerinti behajthatatlan követelést mint költséget –, kivéve, ha a követelés elévül, vagy a bíróság előtt érvényesíteni nem lehet. Ezért is nagyon fontos a megfelelő dokumentáltság, hiszen az ellenőrzés során csak így lehet bizonyítani a tényleges behajthatatlanságot. További kedvezmény a társasági adóban, hogy azon követelések, amelyek még nem minősülnek behajthatatlanak (a számviteli törvény fogalma szerint), de amelyeket a fizetési határidőt követő 365 napon belül nem egyenlítettek ki, bekerülési értékének 20 százaléka szintén levonható az adóalapból.
