Hogyan költöztessük haza az irodát?

2016. október 27. csütörtök - 18:30 / piacesprofit.hu
  •    

Az irodában minden adott a munkavégzéshez, de mi a helyzet, ha a munkahely hozzánk költözik, és távmunkában dolgozunk? Szakértők szerint célszerű lenne elválasztanunk az otthoni munkahelyünket a lakótértől, de ezt sokszor nehezíti, hogy a magyar lakások kicsik, és sok munkavállaló még mindig papíralapon végzi a munkahelyi dokumentumkezelést. A cégek is segíthetnének a dolgozóknak egy otthoni „csomag” összeállításában.

A világ egyértelműen a rugalmas munkavégzés felé halad. Kutatások kimutatták, hogy a gazdaságilag fejlett országokban a munkavállalók közel fele a munkaidő egy részében otthonról dolgozik, sőt ez az arány az irodai alkalmazottak, illetve szellemi munkát végzők körében mintegy 80 százalékra tehető. Az otthoni munkavégzés sokféle dolgot jelenthet: a teljes munkaidőre kiterjedő, irodán kívül végzett („off-site”) munkától kezdve azon keresztül, hogy előzetes megállapodás alapján havonta vagy hetente néhány napot otthonról dolgozunk, egészen addig, hogy egy-két órára esténként vagy hétvégén leülünk a számítógépünk elé. A Leitz által megkérdezett munkavállalók közel fele azt nyilatkozta, hogy jelenlegi fizetése 20 százalékát is hajlandó lenne feláldozni azért, hogy saját lakásában dolgozhasson. A cégeknek azonban nem csak ezért éri meg a távmunka, illetve a más atipikus foglalkoztatási formák bevezetése, segítségükkel ugyanis a munka hatékonysága is jelentősen növelhető! Az otthoni munkavégzés lehetősége tehát sokunk számára vonzó tényező, és fontos eleme lehet akár egy állásajánlatnak is, de éppen ezért egyre aktuálisabbá válik a kérdés: valóban fel vagyunk készülve arra, hogy otthonról végezzük el irodai teendőinket?

nő fürdőköpenyben dolgozik

Kép: EU-OSHA

Az irodában természetes, hogy van egy jól körülhatárolt területünk, íróasztalunk, székünk, számítógépünk és egy sor más munkaeszközünk – amiket általában mások választanak ki helyettünk –, ha viszont részben vagy akár teljes munkaidőben otthonról dolgozunk, ezeknek az eszközöknek a többségéről magunknak kell gondoskodnunk. Ez pedig nem könnyű feladat, hiszen a saját életterünkben a munkakörnyezet kialakításakor egymással versengenek a pénzügyi, praktikus, technológiai, ergonómiai és nem utolsósorban az esztétikai szempontok. A legtöbb esetben azonban a probléma már ott kezdődik, hogy a lakáson belül egyáltalán hol helyezzük el a dolgozószobánkat.

Meg fog lepődni, mi minden elszámolható a távmunka költségeként
Sok pozitívum és negatívum elmondható a távmunka mellett, vagy ellene, de az tény, hogy anyagilag mind a munkáltató, mind a munkavállaló nagyon jól járhat vele, ugyanis meglehetősen tág az elszámolható költségek területe.

Kevés a hely az otthon végzett munkához

Az elmúlt években Európa-szerte egyre kisebb városi lakások épültek, és hazánkban is hasonlóan alakult a helyzet: a KSH 2015. évi lakásfelmérésének eredményei szerint a többszintes családi házakkal ellentétben a 2003 óta épült lakótelepi vagy társasházi lakások mérete folyamatosan csökkent. A tavalyi évben például 80 négyzetméter volt a magyarországi lakott lakások átlagos alapterülete, és ezzel összhangban áll az a tény is, hogy általában az 50–75 négyzetméter közötti alapterületű, átlagosan 2-2,5 szobaszámú ingatlanokat keresik leginkább a lakáspiacon. Ekkora helyen pedig – lássuk be – nem mindig egyszerű alkalmas helyet találni a munkavégzésre.

 Tammy Allen, a Dél-floridai Egyetem (University of South Florida) pszichológiaprofesszora szerint az otthonukban dolgozóknak célszerű különálló helyiséget létrehozniuk a munkához, amelynek ajtaja csukva kell(ene), hogy legyen, ha mások is otthon tartózkodnak. A valóság azonban más képet mutat. A Leitz 2016-os felmérése szerint az otthonról dolgozó alkalmazottak több mint 50 százalékának nincs egy kifejezetten erre a célra elkülönített szobája, amely otthoni irodaként funkcionálna. A megkérdezettek mintegy 30 százaléka a nappalijában vagy étkezőjében dolgozik, 20 százalékuk pedig valamelyik hálószobában. Emellett néhányuknál preferált helyszín még a kert és a konyha is.

Így lesz biztonságos a távmunka
Sokaknak üdítő alternatívát jelentene a lehetőség, hogy otthonról dolgozhassanak, de a cégeknek ez bizony komoly rizikót is jelent. Ennek a problémának a megoldásához mutatunk most öt jó tanácsot, amelyet betartva biztonságos lesz a távmunka.

Az irodaszerek tárolása sem könnyű feladat

A megfelelő munkatér kialakítása mellett kiemelten fontos, hogy könnyen hozzáférjünk a naponta használt munkaanyagainkhoz. A tényleges papírmentes iroda – vagy akár a teljesen digitalizált otthon – azonban egyelőre még csak vízió. A munkavállalók 52 százaléka például még mindig papírról olvas az irodában, 54 százalékuk pedig papírra is ír. Ezt egyébként sokszor éppen a munkáltatók félelme okozza a digitális átállástól, így az irodák a legtöbbször csak papíron „papírmentesek”. Pedig az elektronikus iratkezelés tényleg zöldebb, és ami még fontosabb: olcsóbb is.

Nincs ez másképp az otthonokban sem; a felhalmozott papírmennyiséget viszont tárolni, illetve rendszerezni szükséges, ellenkező esetben hamar elárasztják a lakást, és otthoni irodai környezetünk könnyen kaotikussá válhat. Főleg annak fényében, hogy a legtöbb munkavállaló „bespájzol” irodaszerekből, azaz nagyobb tételt vásárol, vagy éppen az irodából lopja haza, ami kell.

A tér tehát nem csupán azt jelenti, hogy van néhány sík felületű négyzetméterünk, amire letehetjük a papírlapokat vagy a laptopot. A mappázás és a raktározás is elengedhetetlen, azonban – annak ellenére, hogy milyen sokan dolgoznak otthonukban – a magyar lakások irodaszer-ellátottsága messze elmarad a munkahelyi irodáétól. A megkérdezettek több mint kétharmada nemcsak hogy nem rendelkezik fiókos szekrénnyel, de még egy olyan fiókja sincs, amelyben munkaanyagait elhelyezhetné.

Kép:Pixabay

Kép: Pixabay

Az esztétikumra is figyelni kell

Bár sok munkaadó nem biztosít eszközöket az otthoni munkához, egy részük bizonyos esetekben felszereléscsomagot kínál dolgozói számára, illetve tanácsot is ad az otthoni munkaterület leghatékonyabb kialakításához. Mindez azonban legtöbbször csupán a technológiára (főleg a laptopra és a telefonra) vonatkozik és kevésbé az „otthonspecifikus” eszközökre. A munkáltatók emellett sokszor azt is elfelejtik, hogy az otthonunkban használt eszközöknek és berendezéseknek harmóniában kell lenniük lakásunk stílusával, színvilágával is. Azt is tartsuk szem előtt, hogy a tűzőgép vagy a nyomtató és más irodai eszközök komoly stresszforrások is, a legtöbb munkavállaló éppen ezeket jelöli meg a legidegesítőbb munkaeszköznek.

A munkavállalók 70 százaléka például fontosabbnak tartja az esztétikumot otthon, mint az irodában, és 73 százalékuk szeretné, hogy a munkafelszerelése passzoljon a lakás dekorációjához. Mindez logikusan hangzik, hiszen ha szűkebb lakókörnyezetünk forma- és színvilágát már megterveztük, miért ne alkalmaznánk ugyanezt az otthon használt munkaeszközökre is, hogy minden tekintetben összhangban legyenek a lakás többi elemével?

Az új innovatív irodaszerek megjelenése, valamint a BYOD (Bring Your Own Device – „Hozd a saját eszközödet”) trendjének elterjedése lehetővé teszi a dolgozók számára, hogy saját maguk vásárolják meg munkaeszközeiket. Ezzel sokan élnek is, többek között ez az oka annak, hogy miért van az emberek többségének eltérő márkájú és sokszor jobb minőségű eszköze otthon, mint az irodájában. Ennek előnyeire a cégek is kezdenek rádöbbenni. Egy korábbi kutatás szerint a megkérdezett szervezetek 72 százaléka már elfogadó a BYOD-dal kapcsolatban (különösen a kisebb vállalkozások lelkesek) – vagyis megengedi, hogy a munkatársak saját elektronikai eszközeiket (laptopjaikat, telefonjaikat) használják a munka során, a szakemberek pedig úgy látják, hogy szépen lassan a felhasználók is kezdenek tisztába jönni a lehetséges veszélyekkel, és jobban figyelnek az adataik biztonságára. Vagy legalábbis nem adják oda játszani a gyereknek azt a tabletet, amelyen az összes ügyféladat megtalálható.  Annyi bizonyos, hogy a BYOD trend velünk marad.

Van, amikor a négy több, mint a nyolc
Az elmúlt pár év meghatározó munkaerő-piaci változásainak egyike az atipikus foglalkoztatási formák terjedése a világban. A modell a munkáltatói oldal számára költségcsökkentést, a munkavállalóknak pedig az egyéni élethelyzetekhez való rugalmasabb alkalmazkodást kínálja, ráadásul a munkavégzés hatékonysága is nő.

Feliratkozom a(z) Cégvezetés & irányítás téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek