Hogyan kezeljünk megoldhatatlan problémákat?

2016. január 25. hétfő - 13:30 / piacesprofit.hu
  •    

Ép bőrrel túléli a pfuj-pfuj szakaszt. Saját testével védi a csoport tagjait. De nem segít. És nem is irányít. Támogatni, támogat. Biztosítja a résztvevők védelmét és a körülmények komfortosságát. Nem tart távolságot, egyszerre van mindenkivel. Rendszerez és visszatükröz. De legfőképpen, kihajtja a csoportból a legjobb megoldást. Ki ő?

Ha egy cég vezetője, a körülmények szerencsés együttállása révén nem egy személyi, abszolút uralkodóként, amolyan Isten- Királyként vezeti a vállalkozást, hanem vannak jól felkészült, megbízható munkatársai, kollégái és vezető társai, akkor nehéz helyzetekben általában összehív egy munkamegbeszélést. Gyerekek, ez és ez a helyzet, eldobom az agyam. Most mit csináljunk?

Leülnek egy nagy, kerek asztal köré, összeborzolják a frizurájukat, maguk elé vesznek tollat, ceruzát, jegyzetfüzeteket és összedugják a fejüket. Jó esetben néhány óra elteltével kitalálnak valami választ, megoldást a felmerült problémára.

Rutinos, sokat látott és tapasztalt vezetők workshopot szerveznek a nehézség pontos feltárására, megismerésére, a rendelkezésre álló opciók és a legnagyobb haszonnal kecsegtető megoldási opció professzionális kidolgozására. Ehhez a fél napos, egy napos munkához szükség lesz egy jól képzett facilitátorra is, aki segíti, támogatja – azaz facilitálja – a munkafolyamatot.

Group of happy business people clapping their hands

Kép:Flickr

Kreatív együttgondolkodás, gondolatcsere, ötletelés jellemzi ennek a folyamatnak az első részét. Célok, teendők, akciótervek megfogalmazása és felállítása a második részt. Az üzleti kihívások professzionális feldolgozásának és megoldásának ez a nem- középiskolás-fokon szintje. Ebből kifolyólag, viszonylag kevés kis- és közepes méretű cégben használják rendszeresen ezt a lehetőséget.

Pedig van még tovább is! Néhány évtizede létezik már az a megoldás, amelyik imponáló hatékonysággal szállítja a legjobb megoldásokat üzleti kihívásokra és nehézségekre.

Jön egy ember, aki nem irányít, de támogat. Biztosítja a résztvevők védelmét és megteremti az optimális feltételeket a folyamathoz. Nem tart távolságot a megbeszélés részvevőitől, hanem mindenkivel van. Begyűjti, és leföldeli az összes egymásnak feszülő indulatot. Folyamatosan rendszerezi és visszatükrözi az elhangzottakat. És legfőképpen: kihajtja a csapatból a legjobb megoldást. Azt kérdezi, hogy ki ez a szupermen és mi a telefonszáma? Facilitátornak hívják, és a dinamikus facilitáció módszertanával dolgozik.

De mit is jelent ez?

Jön egy favágó és rendet vág a cégben? Nem egészen így, csak majdnem. Jim Rough minőségügyi tanácsadóként dolgozott Amerikában egy fűrésztelepen. Üzleti, munkahelyi problémákat igyekezett előrébb lendíteni a legkülönfélébb csoportok esetében. Munkahelyi csoportokat segített át korábban megoldhatatlannak tűnő kihívásokon, kezelhetetlennek tetsző konfliktusokon. Kísérletek során keresztül, lépésről-lépésre felállított egy rendszert. Ehhez összeállított egy ütemtervet, melynek segítségével a támogatását élvező csoport ráébredt saját kreativitására. A megoldás kereső folyamat során sorra eljutottak a kihívást jelentő problémák megoldását jelentő válaszokhoz. Ráadásul olyan formában tették mindezt, hogy a csoporttagok között konszenzus, egyetértés született. Azt a pontot, amikor megszületett a korábban elgondolni sem tudott eredmény Áttörésnek nevezték el.

Így született meg az eljárás, amelyet ma dinamikus facilitációnak (DF) hívunk. A résztvevők azzal az énjükkel, én-részükkel lépnek be a csoportba, azzal dolgoznak, azt használják, amit máskor is, a hétköznapokban. Így különböző karakterek lesznek a csapatban, markánsak, egyetértők, konfliktuskeresők, stb. Az ördög ügyvédje szerep sem marad betöltetlenül. Az élet tehát, nem csak a művészet tanítómestere, hanem a problémák megoldásáé is!

Egy irritálóan egyszerű modell a hatékony csapatért
Célokat kitűzni, irányítani és fejleszteni a csapatot, hogy azt minél hatékonyabban elérjék – ez minden vezető alapvető célja. És van rá egy döbbenetesen egyszerű, ugyanakkor hatékony módszer.

A facilitátor, a folyamat koordinátora, egyaránt figyel az elhangzottakra és a megszólalókra. Rangsorolja, osztályozza és visszatükrözi a történéseket, a kommunikáció tartalmát és formáját. Munkája szinte láthatatlan, jelentősége alig érzékelhető, pedig ő tartja mederben és megfelelő irányban a megbeszélés folyamát. Nyugodtan, biztonságban áramolhatnak a szavak, gondolatok, érzelmek és indulatok. Talán még bíztatja is a résztvevőket. Engedjétek szabadon áramlani az erőtöket! Nyugodtan jöhetnek az indulatok is! Az indulatokban jó, nagy energia van! Erős szándék, tenni akarás. – mondja. Gyerünk, hadd szóljon! Nincsenek korlátok, vagy máshogy vannak, mint ahogy megszoktuk máshol. És láss csodát, megoldhatatlannak tetsző problémákra megszületnek a jó válaszok.

Ne mindig a legegyszerűbb úton haladjunk!

Az evidensnek tűnő, közismert probléma megoldási módszerek többnyire lineáris irányban haladnak és gondolkodnak.

  1. Határozd meg, írd le és elemezd a problémát!
  2. Elemezd a körülményeket és a kiváltó okokat!
  3. Vedd számba a lehetséges megoldási opciókat!
  4. Hozz döntést!
  5. Készíts Akciótervet!
  6. Lépésről-lépésre hajtsd végre az Akciótervben foglaltakat!

Ez a fajta linearitás azonban sokszor útjában állhat annak, hogy eredményes módon használjuk az intuíciónkat és kreativitásunkat. Megakadályozhatja, hogy más perspektívákból más, új összefüggésekre lássunk rá.

Így lesz hatékony a munkahelyi meeting
Sok esetben a munkahelyi értekezlet nem, hogy nem hoz létre kimutatható értéket, hanem éppen ellenkezőleg, számszerűsíthető, kimutatható anyagi veszteséget jelent egy cég számára. De nem kéne ennek így lennie.

A dinamikus falicitáció folyamata minden esetben több találkozóból áll, soha nem egy alkalmas. A megbeszéléseken az ott elhangzottakról különböző listák készülnek. Külön fala lesz a Problémának, a Tényeknek, az Aggodalomnak és a Megoldásoknak. Megoldhatatlan nehézségek feldolgozásához két – három alkalomra is szükség lehet, esetenként két –három órás téma feldolgozásokra.

„Amikor végiggondoljuk, hogy milyen reakcióink vannak azzal kapcsolatosan, ha heteken át, és alkalmanként órák hosszat ugyanazon kell rágódnunk, akkor megértjük, hogy miért nevezte el Rough „Pfuj” szakasznak ezt az időszakot. A résztvevők gyakorlatilag torkig lesznek azzal a sok szempontú probléma megoldással, amin dolgoznak. És amikor már rá se bírnak nézni a négy flipchat-táblára, akkor – szinte varázsütésre- megjön az igazi megoldás.” – írja egy, a témát jól ismerő szakértő.

Emlékszünk, az alaphelyzet is feszültséggel teli, hiszen jelentős problémán dolgozunk, és az is óhatatlan ilyenkor, hogy a megoldás keresés során paprikás lesz a levegő, esetleg egymásnak ugranak a sok feszültség miatt a csoporttagok.

És a facilitátor nem figyelmeztet, nem irányít, nem segít kihúzni a tüskét, csupán leföldeli, csatornázza az indulatokat. Védelmet nyújt, és biztonságos környezetet teremt. Ha ezen a nehéz perióduson átrágja magát a csoport, akkor olyan tudatállapotba kerül, amely ontani fogja magából a jobbnál jobb, újszerű megoldásokat.

Elhalványul az Én, kontúrosan kirajzolódik a Mi. Kirajzolódik a közös nevező, mert mindenki beletette mindazt, amire képes volt. Az összetevők nem csupán összeadódnak, hanem hatványozódnak. Olyan szintű eredmények megszületése válik lehetővé, amire kezdetben még csak gondolni sem mertek a résztvevők, jöjjenek bár az üzleti vagy a civil szférából, gondolkodjanak bár csak egy kisebb munkahelyi vagy egy sokakat érintő, társadalmi méretű problémán.

Mert a megoldás odabent van. Egy kis külső segítség kell csak hozzá, és egy kipróbált és bizonyított módszertan. Amit bárki megtanulhat.

Héjja Csaba
tréner, coach

Feliratkozom a(z) Cégvezetés & irányítás téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek

Segítünk kiszámolni

EKÁER kalkulátor

kalkulátor

Céges bankszámla

kalkulátor

Pályázatkereső

kalkulátor