Hatékonyság a zűrzavarban: megmutatjuk, hogyan gazdálkodj az időddel

2017. december 25. hétfő - 07:30 / Kriston László
  •    

Zajos, zaklatott és felgyorsult korban élünk. Annyiféle platform, e-mail, felugró párbeszédablak, hirdetés, marketingüzenet és pittyegő okoseszköz versenyez a figyelmünkért, hogy az állandó igénybevétel átalakítja agyunk működését. Szétforgácsolt figyelmünkkel együtt erodálódik az elmélyült munkavégzésre való készségünk is. Lassan a koncentrálóképesség válik a legnagyobb kinccsé. Szakértők szerint a halmozott médiafogyasztás – multitasking – csökkenti a hatékonyságot. Akkor hogyan végezzük munkánkat az állandó online zsivajban? Külön irodalma van a gyakorlati módszereknek. Ez a productivity hacks.

A 2010-es évekre bekövetkezett a valós idejű online részvétel. A prompt digitális világban mindenki folyamatosan nyomja az egyéni kis létezését az információs szupersztrádán. Ezzel párhuzamosan megnőtt a ránk zúduló munkamennyiség: naponta több száz e-mailen kell végigverekednünk magunkat, értelmezni a csatolmányokban lévő infohalmazt, és érdemben reagálni azokra. 2008-ban az átlagember már háromszor annyi információt fogyasztott egy nap, mint az 1960-ban élők, állítja a San Diegó-i Kaliforniai Egyetem kutatása.

Annyira siettetve vagyunk, hogy szakértők szerint „mikropillanatokban” működünk, nem hozunk megalapozott döntéseket, nem gondolunk át minden eshetőséget, nem mérlegelünk minden fontos információt. Az adott pillanatban épp rendelkezésünkre álló infók alapján lépünk, nehogy lemaradjunk a versenyfutásban. Felmérések szerint a cégvezetőknél is alapélmény a zaklatottság: megoldandó feladatok, elhárítandó krízis közeli helyzetek között ugrálnak, mintha állandóan tűzoltó munkát végeznének. Ebben a helyzetben nincs idejük stratégiát alkotni, előrenézni, konzisztensnek lenni.

százkezű ember, sok mindent csinál egyszerre

Kép: FreeDigitalPhotos/iosphere

Áthuzalozott idegpályák: szenzációfüggőség

Munka közben egy órán belül átlagosan 37-szer váltunk ablakot a számítógépünkön. A klikkelgető multitaskingnek megvan az ára: elménk elszokik a koncentrálástól, miközben függővé válunk, hogy azonnal megnyissuk az új e-mailt, ránézzünk egy honlapra, reagáljunk a felugró üzenetablakra. Amikor új mentális szenzációt fogadunk be, az örömérzetet szabályozó dopamin szabadul fel az agyban. Ezt az érzetet, a javadalmazást hajszoljuk, amikor újra meg akarunk nyitni egy ablakot. Nem elemezünk, nem szintetizálunk, csak rápillantunk. Agyunkban a gyakran használt, aktivizált ingerületátviteli helyek erősödnek meg, ott jönnek létre azonnal működő asszociációk. A rossz gondolatminták is ezért válnak szinte levetkezhetetlen beidegződésekké, pavlovi reflexszé. Az állandóan ugráló figyelem átalakítja agyunk fiziológiáját, energia- és figyelemháztartását. Az idegrendszer működését kutató tudósok úgy fogalmaznak: áthuzalozódik az agy, más ingerületátviteli pályák erősödnek meg.

A sok feladat egyszerre elbutít
Hogy mennyire megváltozott az emberek kommunikációja az interaktív okostelefonok megjelenése óta, nem kell különösebben részletezni. A legtöbb embert halálosan idegesíti, ha olyan emberrel kell beszélgetnie, aki közben folyamatosan a telefonját bámulja. De ha ez nem lenne elég, ez a fajta figyelemmegosztás nem csak embertársainknál húzza ki a gyufát, hanem a munkavégzés képességét is nagyban rontja.

Ha nagyobb infotömeggel szembesülünk, átfutjuk, szemünk cikázik, keressük a kulcsmondatokat, a fontosabb számadatokat. Az agyműködést vizsgáló modern módszerekkel kimutatták, hogy akik megszállott videojáték-rajongók, 33 százalékkal több vizuális adatot tudnak figyelni egyszerre egy adott képernyőn, és hamarabb észrevesznek benne dolgokat. Az internethasználat és a multitasking pedig növeli az aktív idegsejthálózatok körét az agyban.

Multitasking vs. flow-élmény

A multitasking sajnos ellene dolgozik annak az állapotnak, amit Csíkszentmihályi Mihály áramlásnak nevezett. A flow-élményben az ember belefeledkezik a feladatba, amit éppen végez, megszűnik az időérzéke, megvalósul a hatékony munkavégzés magas foka. Ekkor jönnek új meglátások, zseniális ötletek, s hirtelen újfajta módon tudjuk összegezni azt az infoanyagot is, amire eddig csak értetlenül bámultunk. Ramit Sethi, a GrowthLab vezetője úgy véli, hogy a gyors reakciókészség fenntartásával beáldozzuk azt, hogy képesek legyünk a „nagy egészről” gondolkodni, összefüggésében nézni a dolgokat. Ez a flow-élmény sajátossága. És némi morfondírozást igényel, ami látszólag nem produktív idő. Pedig nagyon is az.

Sokáig úgy tartották a pszichológusok, hogy a multitasking a hatékonyság netovábbja, de mára kiderült, hogy aki hosszú távon multitaskingel, annak romlik a képessége, hogy fókuszáljon, és kizárja a háttérzajt vagy az irreveláns információkat. De ha fel is hagyunk a multitaskinggel, a szétforgácsolódott figyelem megmarad. A Kaliforniai Egyetem kutatása szerint, azoknak, akiknek a munkáját folyton félbeszakítják az e-mailek, magasabb a stressz-szintjük. A stresszhormonok pedig rontják a rövidtávú memóriát.

Nem tud koncentrálni? Ez segít!
A cégek a legokosabb és legkreatívabb elméket keresik a kulcspozíciókba. De pont ők azok, akiknek nehezükre esik a koncentrálás. Mert olyan sziporkázó az agyuk, hogy állandóan új ötletek kavarognak a fejükben. Márpedig korunk munkavállalóit 3 percenként megzavarják a munkában.

Ráadásul az erőfeszítés, hogy visszatérjünk az előző feladatunkhoz, értékes perceket vesz el a munkaidőnkből. Pszichológusok szerint bő 25 percbe telik, mire az ember képes visszahelyezkedni a korábbi fókuszba, és újra zavartalanul arra a tevékenységre koncentrálni, amit megszakított. Ez rombolja a hatékonyságot. A brit Steelcase 10 ezer munkavállalóra és 17 országra kiterjedő kutatása 2007-ben már azt mutatta, hogy egy átlagos munkavállalót hárompercenként zavar meg valami a munkavégzésében. Az ebből eredő hatékonyságcsökkenés egy 50 ezer fős nagyvállalatnál egymilliárd dollár bevételkiesést jelent évente.

Egyébként a multitasking igazi zsonglőrjei – ők azok, akik könnyedén fogyasztanak egyszerre több információcsatornát – kevesen vannak, mindössze a lakosság három százaléka sorolható ide a Utah-i Egyetem kutatása alapján.

Idő- és figyelemmenedzsment

Hatékony munkavállaló az, aki minél rövidebb idő alatt minél több munkát végez el, méghozzá jól és kreatívan. A hatékonyság tehát nem azt jelenti, hogy keményebben dolgozunk, hanem hogy gyorsabban s bizonyos tekintetben könnyedebben.

A bestsellerszerző Tony Schwartz szerint alapvetően négyfajta – fizikai, érzelmi, mentális és spirituális – energiára van szükségünk, hogy optimálisan tudjunk működni egy munkanapon. Egészségesen, boldogan, koncentráltan leszünk hatékonyak. Sőt, a spirituális energiánknak köszönhetően ezeket összhangban tudjuk tartani egymással és az életcélunkkal.

 

Tizenhárom dolog, amire érdemes figyelni!
Impulzív szörfölés a neten
Álljunk ellen a kísértésnek, hogy céltalanul barangoljunk a világhálón. Célszerű felírni a kérdéseket, amelyekre választ keresünk, és amikor néhány összegyűlt, rászabadulhatunk a netre.
Multitasking
Tartózkodjunk tőle, mert lankad a figyelem, növeli a hibaszázalékot, ha huzamosan több dolgot csinálunk egyszerre. Válasszuk külön az agyatlan rutinmunkát és a stratégiai fontosságú teendőket. Más-más órákban végezzük el őket.
E-mailek
Csak félóránként csekkoljuk a bejövő e-maileket. Kutatások kimutatták, hogy az állandó levélellenőrzés butít, és egy nap során akár 25 percnyi komoly munkavégzésre szánt időt veszíthetünk általa.
Priorizálás
Mire támad egy oroszlán? Hát nem egy egérre. Mert az az energia, amit az elkapása megkíván, túl sok ahhoz, amennyi kalóriaértéket ki lehet nyerni a zsákmányból. Ráfizetéses a dolog. Az oroszlánnak vele egyívású, nagytestű állatok elfogása szükséges, hogy fedezni tudja teste igényeit. Tim Ferriss karrierguru szerint gyakrabban kellene megkérdeznünk magunktól: „Ma az egerek vadászatával töltöttem a napot, vagy az antilop becserkészésével?” Ez a mércéje a hatékony munkanapnak.
Kezdés a kreatívabb feladatokkal
A figyelem véges erőforrás, az órák múlásával apad, és egyre kevesebb jut a kreatívabb gondolatokra. Reggel még acélosan, elszántan feszülünk neki a feladatainknak, délután már ernyedtebb figyelemmel. David Rock, a Your Brain at Work című könyv szerzője azt tanácsolja, hogy kezdjük a munkanapot kreatívabb (rutint nélkülöző, eredeti gondolatokat igénylő) feladatokkal.
Értekezletek
Ha a napunk tele van találkozókkal, megbeszélésekkel, értekezletekkel, és viszonylag rövidek azok az időszakok, amikor magunkban lehetünk az asztalunknál, kicsi az esélye, hogy értelmes munkát végezzünk. Ajánlatos egymás után lezavarni az értekezleteket, hogy hosszabbak legyenek az íróasztali munkavégzés periódusai. Ha belső munkatárssal értekezünk, legyen alapszabály, hogy mindenkinek fel kell készülnie, akár előre benyújtott téma vagy javaslat formájában. Különben véget nem érő, nem célirányos agyalássá válik a megbeszélés.
Felosztás
A nagy célt bontsuk le kis részfeladatokra. Különben beleveszünk. Lépésről lépésre haladjunk, de sose tévesszük szem elől, hogy a projektlistán második vagy harmadik helyen szereplő részfeladat is éppoly fontos, mint az első. A Harvardon előadó Robert Pozen azt tanácsolja, hogy jelöljük ki a végcélunkat, és ehhez mérten szabjuk meg a lépéseinket. Amikor félúton vagyunk, nézzünk vissza: hogy sikerültek a részfeladatok, jó irányba tartunk-e. A projekteknek és megbízásoknak célszerű határidőt szabni, máskülönben kifolyik a kezünk közül az idő.
Rendetlen asztal
Azt gondolhatnánk, kényelmetlen érzést kelt az emberben, ha rendetlen íróasztalnál ül. De a Steelcase új kutatása szerint ez éppenséggel segíti, hogy kreatívabban gondolkodjunk.
Szünet
A gépek lineárisan működnek, az emberek ciklikusan. Maximum 90–120 percig vagyunk képesek koncentrálni az adott feladatra. Ennyi idő után tartsunk szünetet!
Feladatkiosztás
Delegáljunk feladatokat, ha más legalább 80 százalékosan olyan jól tudja azt elvégezni, mint mi.
Túlszervezés
Sok ambiciózus ember túlszervezi és túltervezi magát, minden percét beprogramozza, hogy minden órából a lehető legtöbbet hozza ki. Ez mentális merevséget eredményez, ráadásul megöli a kreativitást és a spontán ötleteket. Étienne Garbugli montreali marketingszakértő szerint a tervezettség optimális szintje minden munkanapban 4-5 óra. Hagyni kell, hogy a többit az élet alakítsa.
Jegyzetelés
Ne dolgozzunk a kútfejünkből. Jegyezzünk fel mindent noteszba vagy egy applikációba. Még az agyunkon gyorsan átsuhanó gondolatokat, ötleteket is.
Mobilmentes hálószoba
Okoseszközeink LED-kijelzői olyan kékes fényt adnak ki, amely rontja a szemet, és elnyomja a melatonin-termelődést. Ez a hormon elengedhetetlen az egészséges alvásciklusok kialakulásához és fenntartásához. Ha állandóan csekkoljuk az e-mailjeinket az ágyban, megbolygatjuk testünk bioritmusát.

Feliratkozom a(z) Info & tech téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek