E-mailben átvenni a hivatalos iratokat? Muszáj lesz!

2015. március 09. hétfő - 07:30 / piacesprofit.hu
  •    

A Cégtörvény tavaly óta kötelezővé tette, hogy a cégek a cégjegyzékben elektronikus kézbesítési címüket is feltüntessék. Ez azt jelenti a gyakorlatban, hogy az alapításkor, illetve első cégmódosításkor minden cég köteles elektronikus kézbesítési címet (e-mail címet) megjelölni, ami a cégjegyzékben is megjelenik. Mire szolgál az elektronikus kézbesítési cím? Milyen cím jelölhető meg ilyenként? Miért van jelentősége?

Az elektronikus kézbesítési cím egy olyan e-mail cím, amelyen a cég a hivatalos iratok átvételét biztosítja. Tehát az ilyen e-mail címre a hatóságok hivatalos iratokat küldhetnek olyan eljárásokban, ahol az e-mail útján való kézbesítés, kapcsolattartás megengedett. Ilyen például a Cégbíróság által indítható törvényességi felügyeleti eljárás, amennyiben a cég működése nem felel meg a törvénynek. Várhatóan a jövőben egyre bővülni fog a hasonló elektronikus eljárások köre.

Jövőre már kötelező!
A mostani előírás szerint jövőre már minden cégnek kell, hogy legyen olyan hitelesített elektronikus aláírása, amelynek segítségével e-mailben is át tudják venni a hivatalos iratokat. Egyelőre ez elég drága mulatságnak tűnik, de valószínűleg addigra felkészül a kisebb cégeknek megfelelő ajánlatokkal a piac. A csak jövő év közepén hatályba lépő előírás azért vált most fontossá, mert 155 ezer vállalkozás ezekben a napokban tekinti át, hogy a cég iratai megfelelnek-e az új Polgári Törvénykönyv (Ptk.) rendelkezéseinek. Az esetleg szükséges módosítások során érdemes lehet előre gondoskodni az aláírással hitelesített elektronikus értesítési címről is. Hogy kinek kell most társasági szerződést módosítania, arról itt olvashat!

Az elektronikus kézbesítési cím nem keverendő össze a cég e-mail címével. A cég e-mail címét a szerződésmintával való cégalapítás esetén korábban is kötelező volt feltüntetni, és más cég is feltüntethette az e-mail címét, ha kívánta. Viszont ez az e-mail cím nem rendelkezett jogi jelentőséggel, hivatalos iratok nem voltak küldhetők e címre.

Kép:Pixabay

Milyen cím szolgálhat elektronikus kézbesítési címként?

Nincsen jogszabályi megkötés arra, hogy milyen e-mail cím használható elektronikus kézbesítési címként. Azaz az e-mail cím bármely szolgáltatónál lehet, nem kell a cég nevét tartalmaznia az e-mail címnek, lényegében bármilyen e-mail cím használható. Nyilvánvalóan ajánlatos olyan e-mail címet megjelölni, ami valódi és működő e-mail cím, és amelyre érkező leveleket a cég rendszeresen figyeli.

A kézbesítésre szolgáló e-mail címet új cég esetén a nyilvántartásba vételkor, meglévő cég esetén az első módosításkor, a cégeljárásban eljáró ügyvéd köteles bejelenteni. Ennek hiányában a céget, illetve a változást a Cégbíróság nem fogja bejegyezni.

Mi a jelentősége?

Amennyiben az elektronikus kézbesítési címre hivatalos küldemény érkezik, és azt a cég átveszi, akkor az ugyanúgy kézbesített levélnek fog minősülni, mintha a postán küldték volna.

Viszont, ha olyan hivatalos levél érkezik az elektronikus kézbesítési címre, amelynek átvételéhez elektronikus aláírásra van szükség, akkor csak olyan cég tudja átvenni az ilyen levelet, amelynek ügyvezetője, más illetékese rendelkezik elektronikus aláírással. Amennyiben ennek hiányában vagy egyéb okból, a hivatalos küldeményt nem sikerül e-mail útján kézbesíteni, akkor természetesen nem tekintik úgy, mintha a cég a levelet megkapta volna. Ilyen esetben a levél a postai kézbesítés szabályai szerint kerül elküldésre, azaz papír alapon is megküldik a cégnek, és akkor minősül kézbesítettnek, amikor e levelet átvette.

Mivel elektronikus aláírással a cégeknek csak töredéke rendelkezik, így az ehhez kötött küldemények átvétele feltehetőleg még sokáig postai úton fog történni. Azonban ha az elektronikus küldemény átvételének igazolására más, egyszerűbb (és olcsóbb) módot dolgoznak ki a hivatalos szervek, akkor más hivatalos küldemények esetén az elektronikus kézbesítés gyorsan elterjedhet. Ezért a cégeknek már most érdemes odafigyelni az elektronikus kézbesítési cím megadásánál.

Dr. Szabó Gergely
ügyvéd
Dr. Kocsis Ildikó Ügyvédi Iroda

 

Feliratkozom a(z) Jogi kisokos téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek

Segítünk kiszámolni

EKÁER kalkulátor

kalkulátor

Céges bankszámla

kalkulátor

Pályázatkereső

kalkulátor