Így előzheti meg a hibákat a cégben

2015. március 25. szerda - 07:30 / piacesprofit.hu
  •    

A hibákat nem javítani, hanem megelőzni kell a hatékony működéshez. Erre pedig kiválóan alkalmas a világ egyik legegyszerűbb menedzsment eszköze. A Piac&Profit szakértője elmondja, hogy használjuk jól!

Kép:FreeDigitalPhotos.net/2nix

A legtöbben valamilyen formában már használják ezt a tényleg nagyon egyszerű eszközt, de van hova fejleszteni. És, hogy mi ez az eszköz? Hát az ellenőrzőlista,„magyarul” csekklista.

A „checking” szó az angolban azt jelenti, hogy „ellenőrzés”, „kipipálás.” Innen jön az angol „checklist”, azaz „ellenőrzőlista” kifejezés.Eredetileg a repülőgépekre fejlesztették ki, a repülőgép pilótáknak minden fontos helyzetre van egy csekklistája.  Mivel a pilóta nagyon sok mérőműszert, berendezést és kapcsolót használ a repülőgép vezetése közben, könnyen előfordulhat, hogy valamelyikről elfeledkezik. Különösen egy hirtelen kritikus helyzetben. Emiatt minden olyan alkalomra, amikor a repülési helyzet jelentősen megváltozik, van egy csekklistája.

Például felszállás előtt a pilóta végigmegy a csekklistán, és kipipálja az összes tételt: olajnyomás rendben, motorhőmérséklet rendben, külső jelzőfények égnek, fékszárnyak mozognak. De van csekklista hajtómű-leállásra, hidraulikahibára, leszállás utánra, generátorhibára, vagy arra is, ha kigyullad a hajtómű.

Ön a saját cége pilótája! Használja az ellenőrzőlistákat a cégben! Így tudja leadni a teendőit a munkatársaknak, és önjáróvá tenni a céget!

Csekklista 4 különböző funkcióra

A tapasztalatom szerint négy dologra is lehet használni az ellenőrző listákat. Ahhoz, hogy hatékonyak legyünk, csak jól kell kialakítanunk, mik az ellenőrzendő területek. Nézzük őket egyesével!

1. Az ellenőrző lista kiváló eszköz egy földrajzi terület ellenőrzésére

Mint mondjuk egy raktár. Például:

  • Tisztaság.
  • Minden áru a helyén.
  • A valóság és a nyilvántartás egyezik.
  • Patkányméreg kihelyezve.
  • A tűzoltó készülékben van nyomás.

Ha egy felettes vezető naponta egyszer, véletlenszerű időpontokban leugrik a raktárba, és ez alapján tart egy ellenőrzést, két hét múlva milyenné válik az a raktár? És persze nem kell az egész raktárt átnéznie. Csak egy-egy polcot, egy cikkelemet, egy adott részt.

A tökéletes “to do list”
Az idő mára talán a legfontosabb és a legszűkebben rendelkezésre álló erőforrássá vált, bár úgy teszünk, mintha végtelenül rendelkezésre állna. Egy elfoglalt ember azonban megfelelő időgazdálkodás híján hamar a végkimerülés állapotába juthat, és nem kerülheti el a hibákat sem.
Bármilyen hasznos, a tennivalók listázása nem csodaszer. Adunk néhány tippet, hogy legyen olyan listája, amely tényleg segít hatékonyabbá tenni a munkát!
  1. Csak az kerüljön a listára, ami tényleg oda való. Az ember olykor igyekszik növelni a tételek számát, hogy látszódjék (magunk és mások számára), milyen elfoglaltak is vagyunk. Pedig ezzel csak értékes időt veszünk el a tényleg fontos feladatoktól.
  2. Napi szintre bontsuk le a tennivalókat. Egy olyan lista, amelyen az szerepel, hogy „valamikor el kell mennem a tisztítóba”, nem segít semmit.
  3. Határozzuk meg, hogy hány tétel szerepelhet a napi listánkon.
  4. Határozzuk meg, hogy egy feladat meddig tolódhat. Ha egy hét alatt sem tudjuk elvégezni, amit hétfőre beterveztünk, gondoljuk át azt a tételt.
  5. A lista legyen konkrét. A „tető alá hozom a szerződést X. Y.-nal” nem az, az „átküldöm az ajánlatunkat X. Y.-nak ” már kezelhető.

A bolthálózattal rendelkező ügyfeleimnél a boltvezetőknek minden reggelre van két ellenőrzőlistájuk. Egy az eladótérre, egy pedig a raktárra. De még a leltár is tulajdonképpen egy csekklista!

2. A második lehetőség az ellenőrzőlista használatára egy adott cselekvéssor áttekintése.

Ha egy cselekvéssort egy ellenőrző lista alapján viszünk végbe, kizárt, hogy kimaradjon belőle valami. Akárhányszor akasztanak meg közben, akárhány váratlan dolog jön közbe, tudjuk, hol tartottunk, hova kell visszatérnünk, nehogy kimaradjon belőle valami.

A kollégáim és én is csekklistákat használunk. Van ellenőrzőlistánk például a könyvrendelésekre, aminek alapján ha Önnek kellene beugrani hozzánk lekezelni a napi könyvrendeléseket, kapásból meg tudná csinálni. Tudná, hogy mit hol keressen, mit hova írjon be, mit hova küldjön el.

A kollégáknak és nekem is van ellenőrzőlistám hét zárására, a hó zárására. A pénzügyes kollégának van napi csekklistája, ami alapján kezeli a beérkező pénzeket. Csekklista alapján készíti össze a kollégám azokat az eszközöket, amiket el kell vinni egy tréningre.

De például egy napi csataterv, amikor Ön összeírja, hogy aznap mit fog csinálni, szintén egy ilyen csekklista.

3. A munkalap is egy speciális csekklista, ami végigkísér egy megrendelést a cégben tevékenységről tevékenységre, posztról posztra.

Minden szolgáltatásunkhoz van egy ilyen munkalapunk. Így nem maradhat ki semmi. Egy jó vállalatirányítási rendszer tulajdonképpen ugyanezt csinálja meg, csak számítógépes formában.

4. A legkülönlegesebb módja az ellenőrzőlista használatának az, amikor egy kolléga teljesítményének a mérésére használjuk.

’99-ben az egyik vidéki fürdővállalatunknál konzultáltam, akik egy nagy strandot is üzemeltettek. Felmerült, hogy hogyan tudnánk mérni az úszómesterek teljesítményét. Vízbe fulladt holtak száma alapján? Nem elég jó.

Elővettük a Házirendet, és az alapján készítettünk egy ellenőrzőlistát. Hiszen az úszómester feladata a Fürdőrend, a Házirend betartása és betartatása. Onnantól az ügyeletes vezető véletlenszerű időpontokban, naponta kétszer körbeszaladt a csekklistával, és megnézte:

  • A fű nem szemetes.
  • A napozóban nincsenek labdázó gyerekek.
  • Az úszómester a helyén van, nem hátul a monokinis lányokkal beszélget.
  • A vízhőmérséklet rendben.
  • A víz PH értéke rendben van. És persze
  • Felpüffedt vízi hullák nem lebegnek a víz tetején.

Ily módon naponta kétszer kialakult egy pontszáma az úszómesternek. Ezt a hét végén lehetett átlagolni. Az átlagot pedig grafikonon vezetni, heti statisztikában. Mindjárt mérhetővé és összehasonlíthatóvá vált az úszómester teljesítménye.

Bátran ajánlom, hogy használjon mindenféle helyzetre Csekklistákat, így kiszűrheti a hibák legnagyobb részét, ami feledékenységből ered.

Piroska Gyula
A cégtulajdonosok barátja
piroskagyulatrening.hu

Feliratkozom a(z) Cégvezetés & irányítás téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek