Banális e-mail bakik

Apró figyelmetlenségek többet árthatnak a cégünkről – és rólunk, – kialakult képnek, mint gondolnánk. Különösen a céges emailek kapcsán merülnek fel ezek a problémák. Szakértőnk bemutat néhány banális bakit, amit egy kis odafigyeléssel elkerülhetünk.

2016. október 13.

Piac&Profit

Mindenkivel előfordulhat, hogy rossz napja van, vagy éppen annyi feladat halmozódik előtte, hogy nem fordít kellő figyelmet egy általa elküldött emailre vagy hírlevélre. A levelet újra átolvasni, még egy-két apróságot megtenni, mielőtt elküldenénk, néha nagy kihívásnak tűnik, különösen egy zsúfolt napon. Ám ha bakik maradnak a kiküldött anyagban, akkor rossz fényben tüntethetik fel nemcsak az e-mail íróját, de a vállalkozást is. A közvetkezőkben szakértőnk bemutatja, mik a leggyakrabban elkövetett bakik a céges levelezésben, amelyeket egy kis odafigyeléssel elkerülhetünk!

Céges arculatnak nem megfelelő levél

Az arculat nem egyszerűen esztétikai kérdés, a cég piaci pozícionálásának is fontos eszköze és jelentős mértékben hozzájárul a vállalkozás hitelességének, vonzó imázsának fenntartásához is. Érdemes hát egységes arculatot kialakítani (honlap megjelenése, termék csomagolása, helyiségek kialakítása, járművek matricázása, dress code, névjegyek, „kapcsolattartási protokoll” stb.) és betartani is. Ha ugyanattól a cégtől, ahány munkatárs, annyi féle (betűtípusú, -színű, -méretű) e-mail érkezik, ez azt sugallja, hogy a vállalkozásnál valami nem stimmel. Jogosan merülhet fel a partnerben a kérdés: Ha egy cég ilyen apróságban nem tud harmóniát teremteni, milyen minőségű szolgáltatás várható tőle?

Így kerüljük el az emailes bakikat

A közelmúltban körbejárta a hazai és nemzetközi sajtót, hogy az egyik világcég hálózatát feltörték és több terabyte adatot szereztek meg. Azóta számos belső levél is kiszivárgott, kellemetlen helyzetbe hozva a levelek íróját és a céget, nem kis feszültséggel terhelve a személyes kapcsolatokat is. Azt, hogy az ügynek lesz-e folyománya még nem tudjuk, de tanulságai vannak.

Nem megfelelő e-mail cím használata

Az e-mail cím kapcsán három elvet érdemes szem előtt tartani.

Profi vállalkozáshoz, profi e-mail cím tartozik. A klasszikus megoldás például: vezetéknév.keresztnév@cégnév.hu
Üzleti, hivatalos levelet kizárólag a céges e-mail címről intézzünk.

Amellett, hogy a levél tartalmának megbízhatósága is megkérdőjeleződhet, sanda találgatásokra adhat okot, hogy valaki miért nem a hivatalos csatornát használta közlendője tolmácsolására.

Magánlevelezést (nyaralás intézése, randioldal kapcsolattartás, internetes áruházi vásárlás stb.) amellett, hogy nem elegáns céges e-mail címről intézni, sok esetben a vállalkozás belső szabályzatba is ütközik.

Túl általános megszólítás

Egy klasszikus etikett elv szerint: nem illik olyan levelet küldenünk, melyben megszólításkét „Tisztelt Cím!” vagy „Tisztelt Hölgyem/Uram!” szerepel. Az internet korában ez az elv, fokozottan igaz. A világháló könnyűvé teszi a kapcsolatfelvételt, ám ez nem jelentheti azt, hogy az üzleti életben oly fontos körültekintést el szabadna mulasztanunk. Éppen az internet okán, könnyű ma már megtudni, hogy ki is valójában (név, pozíció) levelünk címzettje.

Az emailezés 3 alapszabálya

Az írásbeli kommunikációt az e-mail alaposan megváltoztatta, ennek egyik oka éppen a gyorsasága. Az a tény, hogy gyorsan eljuttathatjuk gondolatainkat, kéréseinket, az elvégzendő feladatot vagy a megoldandó problémát a címzetthez, fura elvárásokat és elegánsnak kevéssé nevezhető viselkedési szokásokat is felszínre hozott. Szakértőnk összeszedte azt a három játékszabályt, amihez érdemes tartani magunkat.

A levélíró hitelességét veszélyezti az „elnagyolt megszólítás”, mert könnyű azt a következtetést levonni belőle, hogy számára mindegy, kivel (melyik céggel) is veszi fel a kapcsolatot. Különösen rossz ötlet ezért, egy konkrét cégnek küldött önéletrajzot, árajánlatkérő levelet, vagy éppen egy árajánlatot ilyen „megszólítással” küldeni. S bármennyire csábítónak tűnik is – most oly divatos módon - „jó napottal” vagy „sziával” kezdeni egy levelet, inkább kerülendő. Az ilyen kezdés, legfeljebb köszönésnek tekinthető, megszólításnak semmiképp, különösen nem az üzleti életben.

Helyesírási hiba

A helyesírási baki, két dolgot sugallhat: a levélírónak nem erőssége a helyesírás vagy nem elég körültekintő. Ma, amikor már nem kell a helyesírási szótár után szaladni, ha kételyeink vannak, sőt a szövegszerkesztő programok segítik a hibátlan levelezést, vagy az interneten pár kattintásra megtaláljuk a választ, akkor a helyesírási baki, különösen az üzleti levelekben, nem megengedhető.

„Rossz” címzettnek elküldött levél

„Kétszer mérj, egyszer vágj” - vallja minden hozzáértő mesterember. Igaz ez az elv az e-mail címzettjeinek ellenőrzésére is. Inkább kétszer is ellenőrizzük a címzettek körét (azokat is, akik másolatot kaphatnak), mintsem arra illetéktelennek kerüljön elküldésre egy levél, mert ez nemcsak kínos perceket, de komoly (üzleti) galibát is okozhat.

Számos kellemetlen pillanattól kímélhetjük meg magunkat akkor is, ha még idejében ellenőrizzük, hogy az üzleti partnernek küldött válaszlevél, nem tartalmazza-e a kapcsolódó céges, belső levelezésünket is!

Ezek az e-mail bakik valójában olyan apró figyelmetlenségek, amelyeket könnyű elkerülni. Mindössze egy picivel több időt igényel és a leveleink sokkal megbízhatóbb képet festenek rólunk és vállalkozásunkról.

dr. Erdős Zsuzsanna üzleti etikett tanácsadó és coach www.erdosetikett.hu

Három levél, amit tényleg érdemes megírni

Ha az üzleti levelezés etikettjéről esik szó, jellemzően a levél stílusára, formai és tartalmi követelményeire fókuszálunk, esetleg arra, hogy mire figyeljünk egy-egy e-mail során, azt ugyanakkor adottnak vesszük, hogy tudjuk, mikor, milyen élethelyzetekben kell és illik levelet írnunk. Van ugyanakkor néhány levél, amelyeket bizony gyakran nem írnak meg az érintettek, pedig ha megtennék, hosszú távon jól kamatozna ez a pár percnyi befektetés.

Véleményvezér