Az ISO is lehet kidobott pénz

2015. április 28. kedd - 06:06 / piacesprofit.hu
  •    

A cégek egy része szerint a minőségirányítási rendszerek hozzájárulnak a fejlődésükhöz, míg sokan visszaadták a minősítésüket, mert csak bonyolult szabályokat és túl sok adminisztrációt láttak benne. Miért működik az egyiknél és miért a másiknál?

Kép: Pixabay

A Framework Hungary Kft. nemrég készített egy felmérést, amelynek célja a szabványokról és a minőségirányításról kialakult általános vélekedés megismerése volt. A válaszadók véleménye tükrözi, hogy az irányítási rendszerek meglétének megítélése kettős: az egyik oldal szerint szabályozott, pozitív és fejlődőképes struktúrát teremt, de vannak, akiknek csak túlbonyolított szabályozást és sok-sok felesleges adminisztrációt jelent – derül ki a kutatásból. Mi állhat e kettősség háttérben?

2008-ban, amikor a gazdasági válság kirobbant, cégek jelentős része nem tartott többé igényt már megszerzett ISO tanúsítványára: van olyan tanúsító cég, ahol az ügyfélállomány 60 százaléka adta vissza tanúsítványát. Ez azzal magyarázható, hogy sok esetben egy cég nem tapasztalja meg az irányítási rendszer előnyeit és hasznosságát, amelynek oka egyértelműen a nem megfelelő kialakítás illetve működtetés.

A legtöbben elégedettek

A felmérésre válaszolók közel 30 százaléka egészségügyi dolgozó volt, több mint 50 százalékuk pénzügyi, kereskedelemi, gyártási területen működő szakember. Zömmel egy pozitív, szabályozott rendszerként határozták meg a minőségirányítást, amely világos előírásokat tartalmaz a folyamatok összehangolt végzésére, csökkenti a költségeket, átlátható munkavégzést és szervezeti struktúrát teremt, valamint segít elérni a cég gazdasági és stratégiai céljait.

5 eszköz a használhatóbb belső szabályozásért
A minőségirányítás rendszerről gyakran a felesleges adminisztráció jut a legtöbb ember eszébe. Pedig ha jól működik, a cégnek is hasznára válik és a kollégák is örömmel használják majd. A Piac&Profit szakértője ad 5 tippet ehhez.

A hatékonyság a lényeg, nem a papír

Azonban nem mindenki elégedett: az ISO-ról a válaszadók 19 százaléka nyilatkozott negatívan, válaszaikból kiderül, hogy a lassú működés és elhúzódó feladatmegoldás, a túlbonyolított szabályzat és adminisztráció, valamint a visszatérő hibák megjelenése a három leggyakoribb probléma, amit egy rosszul kialakított és működtetett rendszerben tapasztalnak.

Ez egy létező jelenség, sokaknak a felesleges plusz adminisztráció jut eszükbe, holott egy irányítási rendszer szerinti működést élhetően és eredményesen is ki lehet alakítani. Azoknál a cégeknél viszont, ahol ez nem így történt, célszerű átgondolni és újraértelmezni a rosszul szabályozott területeket..

Egy cégnek saját érdeke, hogy hatékony irányítási rendszerrel, a nemzetközi minőségi alapelveknek megfelelően működjön, és mikor eljön az a pont, hogy erről hivatalos elismerésre, tanúsítványra lesz szüksége, annak megszerzése ne okozzon gondot. Ennek oka lehet egy pályázati feltételnek való megfelelés, környezetvédelmi, energetikai szabályoknak való megfelelés, betegjogi perek csökkentése vagy egyszerűen a versenyképesség fenntartása.

ISO: önnél ezért nem működik
Az ISO rendszerekre általában szükséges rosszként tekintenek. Ha Ön is azt tapasztalja, hogy vállalkozásában a bevezetett rendszer nem hoz eredményeket vagy kevés pozitív hatását látja, akkor érdemes figyelni a szakértőnk által felsorolt tényezőkre.

Ha rosszul építik ki, az egész csak kidobott pénz

A negatív tapasztalatok és a hatékonyság hiánya szinte minden esetben a kiépítés hibája, nem pedig a modellé.  A minőségirányítás során kijelölt mérföldkövek elérése, beleértve a próbaműködést is, a cég méretétől függően megfelelő időbeli ráfordítást igényel.  A két hét alatt kialakított irányítási rendszer nem több egy gyors „lepapírozásnál”, és nem szolgál mást, csak a tanácsadó gazdasági érdekeit. Az eredmény pedig minden, csak nem minőségi. A dokumentációk villámgyors elkészítése, a rossz kialakítás, az elkötelezettség hiánya oda vezetnek, hogy pont azokkal a problémákkal fogja magát szemben találni a cég, amelyek javítására az ISO szabványokat létrehozták.

(Szakértőnk korábban 8 alapelvben összegezte, hogyan teremthetők meg a minőségirányítás alapjai a cégben. Önöknél megvannak?)

Az instant ISO kialakítás kontraproduktív, és ez az, ami káros hatással van az irányítási rendszerek megítélésére is: a rendszerkialakítás, próbaműködés a cég méretétől függ, ha komolyan vesszük és az eredményét is látni akarjuk annak, amiért a tanácsadónak pénzt adunk ki, akkor elegendő átfutási időt kell hagyni arra, hogy az egész működőképes legyen. Különben csak kidobott pénz volt. Problémát okozhat az is, hogy sokan félreértik, rosszul integrálják a szabvány előírásait, ezek szintén eredménytelen működéshez vezethetnek. Egy valóban hatékony, jól működő szabvány szerinti működés kialakítása tehát időigényes feladat, de ha lelkiismeretesen és következetesen végezzük a felkészítést, akkor annak 1-3 éven belül kézzelfogható eredményekkel kell szolgálnia.

Feliratkozom a(z) Költségkímélés téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek