Az egyterű iroda a legrizikósabb

2016. január 27. szerda - 06:05 / piacesprofit.hu
  •    

Jellemzően nem a vezetői íróasztalokon, hanem főként az egyterű irodák munkaállomásain maradnak elöl bizalmas iratok – derült ki a Fellowes cég kutatásából. A takarítóvállalatoknál végzett felmérés szerint a helytelen adatkezelés miatt veszélyesek a tárgyalók, a flipchartokon fent maradt jegyzetek, a fénymásolók környéke, de a táblákra, faliújságokra is sok olyan információ kerül ki, amivel vissza lehetne élni.

egyterű irodában marad a legtöbb irat

Kép: Pixabay

Úgy tűnik, az egyterű, más néven open space irodákat senki nem érzi igazán magáénak, legalábbis erről árulkodik, hogy a Szinapszis által végzett felmérésben megkérdezett takarítók szerint itt hagyják elöl a legtöbb bizalmas iratot. Ezekben az irodákban a 40%-uk talált már ilyet megsemmisítés nélkül. Negyedük szerint előfordul, hogy flipcharton, táblákon, faliújságon, ötödük szerint tárgyalók asztalain, kukáiban, vezetői irodában, szemétben, földön és a fénymásolók közelében is lehet fontos, titkos információkat tartalmazó papírokkal találkozni.

A vezetők gondosabban járnak el, általában külön irodában dolgoznak vagy az egyterű iroda számukra elkülönített fülkéjében. Talán a saját irodának, vagy a felelősségteljesebb pozíciónak köszönhető, hogy gondosabban bánnak az iratokkal, mint a beosztottak. Ám így is a takarítók 22%-a talált már a vezetők íróasztalain is bizalmas adatokat tartalmazó dokumentumokat.

Potenciális veszélyforrást jelentenek a tárgyalók. Megint csak a „gazdátlanság” lehet az oka annak, hogy értekezlet után gyakran fennmaradnak a fontos információkat tartalmazó, nemegyszer stratégiai tárgyalások anyagai a flipchartokon. Ha a titkárnők a használt poharakat ki is viszik, általában nem tartozik bele a feladatkörükbe, hogy a teremben lévő, bizalmas információkat vagy adatokat tartalmazó papírokat és jegyzeteket is összeszedjék és szakszerűen megsemmisítsék.

Bizalmas iratok a kukában: jobban kell ügyelnünk
Még mindig egyáltalán nem figyelünk oda a megfelelő papíralapú adatkezelésre és iratmegsemmisítésre. A kb. 200 kg átnézett hulladékból 37 kg tartalmazott visszaélésre alkalmas adatokat, köztük olyan érdekes iratok kerültek elő, mint például magyarországi tartózkodási engedélykérelem vagy egy külföldi nagyhatalom hazánkhoz írt diplomáciai levele.

Ugyancsak sok visszaélésre alkalmas iratot hagyunk a fénymásolók és a nyomtatók környékén. A rontott vagy még módosított anyagok megsemmisítésére nem fordítunk elég figyelmet, egyszerűen csak megsemmisítés nélkül otthagyjuk vagy ottfelejtjük. Gyakran előfordul az is, hogy gyermekeink iskolájában vagy óvodájában landolnak a kinyomtatott, de végül fel nem használt dokumentumok, hogy a másik oldalára még rajzolhassanak. Nemrég egy gyermek-elhelyezési per anyaga, illetve céges bevételi adatok kerültek elő hátoldalukon kedves gyerekrajzzal egy másik kutatás során átvizsgált hulladékból.

A takarítók negyede félreteszi a munkája közben talált, fontosnak tűnő papírokat, sőt esetleg még a kukából is kiveszi, hátha csak véletlen került a szemétbe megsemmisítés nélkül. Ők általában jelzik is ezt vagy saját felettesüknek, vagy az általuk takarított cégnél lévő kapcsolattartójuknak. Viszont – miután nem kötelessége – negyedük nem foglalkozik a problémával, és megsemmisítés nélkül dobja ki a többi hulladékkal a bizalmas dokumentumokat is. Természetesen nem várható el, hogy a takarítóvállalatok alkalmazottai végezzék el a cégek helyett a szakszerű iratmegsemmisítést, ez az adott vállalat feladata. Sajnos a hazai kkv-k negyedénél nincs iratkezelési szabályozás – ahogy ez a szintén a Védje adatait! kampányhoz készült korábbi reprezentatív kutatásból kiderült. Ezt támasztja alá az is, hogy kb. ugyanilyen arányban kerülnek elő a hulladékból megsemmisítés nélkül visszaélésre is alkalmas, bizalmas dokumentumok.

Olyat is tudnak a takarítók, amit nem kéne
Túl sok mindent árul el rólunk a szemetünk. A vizsgálati eredmények azt mutatják, hogy a szakszerű megsemmisítés hiányában bizalmas, személyes, illetve fontos üzleti adatokhoz lehet hozzáférni takarításkor.

Feliratkozom a(z) Cégvezetés & irányítás téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek