A könnyített e-számlázás rejtett buktatói

2013. április 22. hétfő - 13:30 / piacesprofit.hu
  •    

Elvileg könnyebb ez év elejétől e-számlázni, kialakult ellenőrzési gyakorlat hiányában azért van kockázata a könnyítések alkalmazásának: a nem megfelelő számla kapcsán félmillió is lehet a bírság. Ennek ellenére érdemes váltani, de nem árt a körültekintés!

Kép:sxc

Az Európai Unió „Európa 2020” stratégiájában azt tűzte ki célul, hogy 2020-ra az e-számlázás legyen a mértékadó számlázási mód az unióban – ennek érdekében pedig a 2006/112/EU számú, Hea irányelvet is módosították.  A tagállamoknak a direktíva módosításait 2013. január 1-jéig kellett beépíteniük a nemzeti szabályzásba: az áfatörvény ez év elejétől Magyarországon is kimondja a papír és elektronikus számlák egyenrangúságát. Ez annyit jelent, hogy az elektronikusan és hagyományosan kiadott és befogadott bizonylatoknak pontosan ugyanazoknak a szabályoknak kell megfelelniük.  A törvény pedig azt is meghatározza, hogy mi minősül e-számlának: minden olyan számla, melyet elektronikusan bocsátanak ki és fogadnak be.

„Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy elektronikus kibocsátás az is, ha egy kinyomtatott papír számlát beszkennelünk és pdf-formátumban e-mailben továbbítunk. Ha pedig vásárlónk feldolgozza, iktatja, netán ki is fizeti, akkor szinte biztosra vehető, hogy a bizonylatból elektronikus számla lett” – mutatott rá Nyári Zsolt, a MAZARS adószakértője. „Csak az egyáltalán nem biztos, hogy ebben a minőségében az e-számla megfelel az áfatörvény további előírásainak.”

A kkv-kat akarják motiválni
Jelenleg az EU-ban működő nagyvállalatok 42%-a küld vagy fogad e-számlákat, a kkv-k között ez az eszköz jóval kevésbé elterjedt, 22% körül mozog. Összességében az e-bizonylatok az uniós vállalatok között kibocsátott számlák mintegy 5%-át teszi ki. A hazai állapotokról itt olvashat. Az Európai Unió évek óta arra törekszik, hogy elősegítse az elektronikus számlázás elterjedését a kkv-k körében is. Hiszen amellett, hogy ez a megoldás jelentősen csökkenti az adminisztrációs terheket, komoly költségmegtakarítást is eredményez, így javítja a vállalatok versenyképességét.

Nyári Zsolt rámutatott: minden számlának – elektronikus vagy hagyományos – hármas feltételrendszernek kell megfelelnie. A kiállítástól az előírt megőrzési idő végéig biztosítani kell az eredet hitelességét, a tartalom sértetlenségét és az olvashatóságot. A törvény szerint ezek a feltételek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással biztosíthatóak, amelyik a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.

E-számlák esetében a törvényben korábban is szereplő módszerek, így például a fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számla vagy az EDI rendszerben létrehozott és továbbított számla továbbra is elfogadható ennek biztosítására.

Az áfa törvény ellene megy

Ugyanakkor az egyszerűsítéssel szembe megy, hogy az áfa törvény ettől az évtől kezdődően a „fokozott biztonságú aláírás” helyett egy szigorúbb követelményt, a „minősített elektronikus aláírást” nevesíti. Bár az időbélyegző már nem törvényi feltétele az elektronikus számlázásnak, az elektronikus archiválásra vonatkozó szabályok miatt továbbra is szükség van rá, hiszen elektronikus számla kizárólag elektronikus formában őrizhető meg.

„Ugyanakkor az áfatörvényben újonnan deklarált egyenrangúsági elv alapján az e-számla – a fenti követelmények teljesítése helyett – más üzleti ellenőrzési eljárással is megfeleltethető a törvényi előírásoknak. A lényeg az, hogy az eljárás biztosítsa a számla-tranzakció ellenőrzési kapcsolatát” – állítja Nyári Zsolt.Az Európai Bizottság Adóügyi és Vámuniós Főigazgatósága által kiadott magyarázat szerint például ez a megbízható ellenőrzési kapcsolat (nyomvonal) biztosítható, ha az igazoló dokumentumok (pl.: fuvarokmányok, megrendelés, stb.) és a tranzakciók közötti kapcsolat egyértelmű és követhető, illetve megfelel a tranzakcióban résztvevő vállalatok szabályzataiban szereplő eljárási előírásoknak. Nyári szerint ugyanakkor egyelőre bizonytalan az ilyen jellegű egyszerűbb szabályok hazai alkalmazhatósága. Ennek pedig az az oka, hogy nem születtek meg még az ellenőrzési gyakorlatra vonatkozó útmutatók, és nagyon hiányoznak az új módszerekre vonatkozó tapasztalatok.

Itt olvashat további számlázási “nyalánkságokról”, hogy elkerülhetőek legyenek a bírságok!

Hogyan csökkentheti számlázási költségeit?

Szabó Zoltán, a NetLock Kft. termékmenedzserének tanácsai az e-számlázáshoz.

1. Legyünk költséghatékonyak!
Az e-számlázás jelentős költségmegtakarítást jelent a hagyományos megoldáshoz képest. Ha egy vállalat évi 100-150 darab számlánál többet állít ki, már megéri az elektronikus számlázást választani.

2. Csökkentsük az adminisztrációs terheket!
Az elektronikus számla kiállítása, hitelesítése, elküldése és iktatása mindössze néhány kattintást jelent, fel sem kell állni az íróasztaltól.

3. Egyszerűsítsük a kereshetőséget, tegyük biztonságosabbá a tárolást!
Az elektronikus számlák tárolása is elektronikusan történik, amely gyors és egyszerű visszakereshetőséget biztosít, ráadásul megfelelő informatikai környezetben biztonságosabb tárolást is tesz lehetővé.

4. Gyorsítsuk fel a fizetést!
Míg a papíralapú számlák esetében a kézbesítés napokat vesz igénybe, addig az elektronikus verzió percek alatt a vevőnél van, ami jelentősen gyorsíthatja a fizetést. Nem beszélve arról, ha a papíralapú számlával probléma van, és vissza kell küldeni, újat kell kiállítani, szintén újabb napok, hetek telhetnek el, mire megérkezik a bankszámlára a számla ellenértéke.

5. Legyen kisebb az ökológiai lábnyomunk!
Ma már a felelős vállalatok működését meghatározza, hogy környezettudatos megoldásokat válasszanak. Az elektronikus számlák esetében nincs szükség sem papír-, sem nyomtatóhasználatra.

6. Éljünk a pályázati lehetőségekkel!
Az EU irányelveivel összhangban Magyarországon is cél, hogy minél több vállalat válassza az elektronikus számlázást. Ennek megfelelően a pályázati kiírásokban gyakran szerepet kap az elektronikus számlázás bevezetésének támogatása, sőt a pályázatok elbírálásánál gyakran plusz pontot jelent, ha a pályázó elektronikusan számláz. Érdemes figyelni a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség oldalán elérhető pályázati lehetőségeket.

Az adózónak kell bizonyítania

„Sajnos a magyar áfatörvény nem határoz meg konkrétumokat az ellenőrzési nyomvonallal kapcsolatban, és nyilván a kapcsolódó ellenőrzési gyakorlat sem alakulhatott még ki. Ezért azt, hogy egy e-bizonylat esetében az ellenőrzési nyomvonal biztosítja az eredet hitelességét és a tartalom sértetlenségét, az adózónak kell bizonyítania, és ez rendkívül nagy kockázatot rejt magában”foglalta össze a MAZARS adószakértője.

Ha ugyanis elektronikus számlával kapcsolatban az adóhatóság megállapítja, hogy nem felel meg a törvényi feltételeknek, a számla kibocsátója 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható. Ennél is nagyobb kockázatot vállal a befogadó, akinél az adólevonás feltétele a helyes számla, ennek hiányában pedig az adóhatóság megtagadhatja az adó levonhatóságát és az adózót nem csak a keletkező adóhiány, hanem az annak 50%-áig terjedő adóbírság, és késedelmi pótlék is sújthatja.

„Nagyon bízunk benne, hogy a magyar gyakorlat hamarosan követni fogja az uniós trendeket, és könnyen, olcsón, kockázatmentesen tudunk e-számlázni a közeljövőben” – tette hozzá Nyári Zsolt. „Ehhez azonban elengedhetetlen, hogy az áfa törvény mellett az egyéb háttérjogszabályokban, így például a digitális archiválásról szóló GKM rendeletben is megtörténjen az egyszerűsítés.”

Feliratkozom a(z) Adózás téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek