A jó meeting szabálykönyve

2013. március 29. péntek - 07:30 / piacesprofit.hu
  •    

A meeting (értekezlet) a legtöbb helyen szükséges rossz. Sokan azt gondolják, hogy nem lehet elkerülni és kevesen tudják, mit lehetne tenni annak érdekében, hogy hasznos, előremutató, konstruktív munka legyen.

Sorozatunk célja azoknak a meeting szabályoknak a rendszerbe foglalása, melyekkel eredményesebbé és nem utolsósorban rövidebbé lehetne tenni.

1. A jó meeting = a kölcsönös bizalom és tisztelet fenntartása

A sorozat szerzője Beck György, akinek írásai 23 évnyi tréneri, moderátori tapasztalatra és, saját bevallása szerint mestere írásaira épül. Közülük legtöbbet Ichak Adizes-től használ fel.

Kép:PP archív

Akkor van értelme több embernek találkozójának, ha mindegyikük hozzá tud tenni ahhoz a témához, amivel kapcsolatban az értekezletet összehívták, de legalábbis fontos információkat tudnak megosztani. Ezért fontos, hogy valaki – a meeting összehívója – végiggondolja az alábbi szempontok alapján, hogy kinek kell ott lennie.

Ideális esetben egy olyan, egymást kiegészítő, résztvevői kör van jelen, ahol a résztvevők különböznek informáltságban, szakértelemben, gondolkodásmódban, vérmérsékletben. És ez a különbözőség a hasznossága mellett konfliktusoknak forrása is.

Azért, hogy a természetes konfliktusok, különbözőségek előnyt és ne akadályt jelentsenek, olyan szabályokat kell működtetni, amelyek a különbözőségek ellenére biztosítják a kölcsönös bizalom és tisztelet létrehozását és fenntartását.

Mire kell a bizalom?

Arra, hogy mindenki biztos lehessen abban, hogy ami számára fontos azt figyelembe veszik a döntés során. Nem tud mindig, mindenki szempontja/érdeke teljes mértékben érvényesülni, ezért a bizalom arra is szolgál, hogy ha ma engedni kellett, akkor holnap remélhessük, hogy a javunkra is elbillenhet a mérleg. Csak a balekok vállalják el, hogy mindig ők húzzák a rövidebbet.

Mire kell a tisztelet?

A tisztelet a különböző vélemények tiszteletben tartása, akkor is, ha az különbözik a miénktől. Ez többet jelent annál, hogy nem kiabáljuk le a fejét a másiknak. Azt jelenti, hogy erőfeszítést teszünk a másik véleményének, nézőpontjának és annak megértésére, hogy milyen szempontok miatt gondolkodik úgy, ahogy teszi (és nem úgy, ahogy mi gondolkodunk róla). Ezt a különbözőséget üdvözölni kell, mint a kölcsönös tanulás lehetőségét.

A meeting szabályok azt a célt szolgálják, hogy teret adjanak a különbözőségnek, a sokszínűségnek és ezáltal minden szempont érvényesülhessen, ami a jó minőségű döntések alapja. A szabályoknál, ahol értelmezhető [   ] zárójelben utalunk arra, hogy a tisztelet [T] vagy a bizalom [B] fenntartását célozza. A tisztelet elvesztésével a bizalom is meginoghat.

A két legrosszabb dolog, ami történhet, hogy egy jó döntést nem hajtanak végre, vagy egy rossz döntést végrehajtanak. Tehát az a cél, hogy jó minőségű döntés szülessen és azt hatékonyan végrehajtsák.

Ehhez kaphat az olvasó könnyen beépíthető, egyszerű szabályokat. Csak a szabályok betartásához kell némi erőfeszítés – eleinte.

A sorozatban leírásra kerülő szabályok összesítik a különböző megközelítéseket. Minden csapat kiválaszthatja azokat, amelyek náluk hasznosnak tűnnek. (Itt van egy csapda: egy szabályt haszontalannak minősíthet egy csapat, ha kellemetlennek gondolja a betartását, pedig lehet, hogy ezzel fenntartanak egy nemkívánatos állapotot. )

Vannak cégek, ahol a tárgyalóban ki vannak függesztve a csapat által elfogadott normák, amitől javult az értekezletek hatékonysága. Bíztatok mindenkit, hogy hozza létre a maga listáját, függessze ki és tartsa be.

Az egyes pontoknál leírt alváltozatok segítik a választást a puhább és a keményebb szabályok között.

Leírásom nem szól a tartalomról, csak a folyamatról. Bármilyen téma megbeszélés konstruktív lebonyolításához hasznos támogatás lehet.

Szabály

Miért is?

Következmény a szabályok megszegésekor

1., Kezdés időben – befejezés időben Aki bosszankodott már amiatt, hogy valakire várni kell egy megbeszélésen, amikor ezer jobb dolga is lenne, mint ott ülni, az pontosan tudja, hogy miért: A késő semmibe veszi mások idejét. [T] A közösen megállapodott szankcióval büntetendő az, aki nem érkezik időben. (Később lesz néhány javaslat.)A záró időpont kitolásához a jelenlévők egyetértését kell kérni.A lényeg a konszenzus. Akinek nem felel meg a hosszabbítás (más program miatt), annak legyen lehetősége távozni. Ha nélküle nem hozható döntés, akkor meg kell állapodni az új időpontban, amikor mindenki ott tud lenni, akinek fontos szerepe van a döntésben.
A befejezés lehet hamarabb, ha a meeting elérte célját. [T] Ha 5 perc elég a döntéshez, fölösleges együtt maradni, csak azért mert 1 óra volt kitűzve. Vagy legyen szabad választása azoknak, akik menni akarnak és azoknak, akik kihasználnák az előre dedikált időt más témák megbeszélésére.
2., Minden ülésről előzetes napirend készül A napirend alapján eldöntheti mind a szervező, mind a résztvevők, hogy kinek kell ott lennie a meetingen. [tisztelet] Ha jelen vannak, azok, akinek nem kéne, az nem csak fölöslegesen tölti az idejét. Ha e-mailezéssel foglalja el magát, akkor még a morált is rombolja.
–  Az előzetes napirend feltételezi, hogy egyértelmű a meeting célja. A meeting előzetes napirendje, mint egy szerződés, módosítható, közös megegyezéssel. Ha változik a napirend, változhat a döntés, hogy ki akar/kinek kell részt vennie a meetingen. A kollégákat felnőttként kell kezelni, hogy képesek eldönteni, mikor van ott a helyük és mikor nem.
–   Aki számára ez a helyszínen derül ki, annak legyen lehetősége távozni. A legjobb, ha nem vesznek részt olyanok, akiknek sem tanulni valójuk, sem hozzátenni valójuk nincsen a témához. Akinek nincs dolga az értekezleten, az vagy mással fog foglalkozni (tehát praktikusan nincs jelen) vagy zavart kelthet oda nem illő hozzászólásokkal.

Beck György
www.emberekkel-suttogo.hu

Feliratkozom a(z) Cégvezetés & irányítás téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek