A fél nap elmegy az e-mailekkel? Így nem fog

2016. szeptember 12. hétfő - 13:35 / KlimaBlogger
  •    

Rászoktunk, hogy szinte percenként csekkoljuk az e-maileket, pedig a legtöbb munkakörben ez nem elengedhetetlenül fontos. A többséget csak kizökkenti a munkából a folyamatos feladat váltás. Mi a megoldás? Az "email hacking". Ha a hekkelés a marketingben segít, miért ne működne az időgazdálkodásban?

Egy amerikai felmérés szerint az emberek munkahelyükön egy átlagos 8 órás munkanapon átlagosan 50 emailt kapnak. Ez azt jelenti, hogy tíz percenként jön egy új levél. Egy vállalkozás vezetője ennél nagyságrendekkel többet. Ha telefonunk vagy számítógépünk úgy van beállítva, hogy az új üzenet érkezését hangosan vagy felugró üzenetablakkal jelzi, akkor bizony elég sűrűn térül el a figyelmünk attól, amilyen feladatot éppen végzünk. Az értesítés ellenállhatatlan: a kutatások szerint az emberek többsége 6 másodpercen belül megnézi az emailt, ami éppen beérkezett. Van aki olyan munkakörben dolgozik, hogy tényleg szükséges azonnal reagálnia, de a legtöbb embernek csak elvonja a figyelmét attól, amivel éppen foglalkoznak.

Így edzze az agyát, hogy ne kalandozzon el!
Ahhoz, hogy ki tudjuk zárni a zavaró hatásokat, meg kell tudni, hol húzódnak az agy korlátai és keményen kell edzeni, hogy javuljon a koncentrálóképesség. Segítünk!

A Business Insideren Chris Weller ismertette az olvasókkal, ő hogyan változtatta meg e-mail olvasási szokásait és az mennyivel hatékonyabbá tette a munkáját.

Korábban egy rakás ablak volt nyitva az internetböngészőjében: egy a netnek, egy az e-mailnek, a többi pedig kismillió dolognak, amivel éppen foglalkozott. De mivel az ablakok fülei egymás mellé vannak rendelve, ha bejött egy e-mail, az rögtön látható volt a szegélyen (sokaknál pedig külön felugrik egy kicsike ablak ilyenkor, ami értesíti az illetőt, hogy levele jött). Hát lecsekkolta a levél tartalmát. Mindig.

fotók: flickr

fotók: flickr

Ilyenkor azzal szoktuk nyugtatgatni magunkat, hogy egy levél gyors átfutása csak egy perc. Valójában a pszichológusok szerint bő 25 percbe telik, mire az ember képes visszahelyezkedni a korábbi fókuszba, és újra zavartalanul arra a tevékenységre tud koncentrálni, amit megszakított. De ha 10 percenként jönnek az e-mailek és mindig megnézzük őket, akkor erre tulajdonképpen sosincs lehetőségünk a munkanap során. Vagyis a figyelmünk sosem tud elmélyülni. Mindig próbáljuk (vissza?)szerezni azt a lendületet és elmélyülést, amire valójában képtelenek vagyunk. (Ráadásul a multitasking valójában elbutít.)

Weller elolvasta az “Algorithms to Live By: The Computer Science of Human Decisions” című könyvet, s ennek tanácsai alapján változtatta meg e-mail-kezelési szokásait. Most már csak óránként egyszer nézi meg a beérkező üzeneteket. Ezt előre eldöntötte, aminek köszönhetően tompul a kísértés is, hogy folyton csekkolja a levélforgalmat. A következő trükk, hogy nem tartja folyamatosan nyitva az e-mail alkalmazást egy külön ablakban, hanem óránként egyszer belép, akkor ellenőrzi, mi történt, majd ismét kijelentkezik.

Így teremtsünk időt a fontos feladatokra
Sok szó esik az időgazdálkodásról, de az még valójában kevés, ha a naptárunkban időt tudunk szakítani minden szükséges dologra. A kulcs az, hogy képesek legyünk arra a feladatra fókuszálni, amiben éppen benne vagyunk, így hatékonyan be tudjuk fejezni azt. Ez különösen, ha kreatív feladatokkal kéne haladnunk. Mit tehetünk? Mutatunk pár tippet!

Fontos változtatás, hogy a levelek megválaszolásakor nem rangsorol, hogy melyik fontosabb és sürgősebb. Egyszerűen halad sorban és kipipálja, ami bejött. A prioritások felállítása ugyanis valójában több időt vesz igénybe. Így valójában hatékonyabb válaszolni néhány egyszerű, nem különösebben fontos levélre, mint dönteni arról, hogy valójában fontos-e.(Ez összecseng az időgazdálkodás egyik pápájának, David Allennek “kétperces szabályával” is. Az ő módszeréről itt olvashat részletesen.)

Gondoljunk csak bele: el kell olvasni, miről van szó, hiszen a címből és feladóból nem feltétlenül derül ki, hogy sürgős-eaz üzenet. Ezt meg kell csinálnunk mindegyik levél esetében és csak ezután tudunk dönteni arról, hogy mi a legfontosabb és elkezdeni válaszolgatni az üzenetekre. Tiszta időpocsékolás, ráadásul éppúgy megszakított tevékenység, mint az, hogy a munkáról e-mail olvasásra váltunk. A levelek közti váltás is ide-oda ugráló fókuszváltás. Ha elolvassa az ember a levelet és rögtön válaszol rá, akkor benne van abban a témában, megszakítatlan a koncentrálás. Utána megint elolvas egyet, arra is válaszol. És így tovább. Egyszerre csak egy dolog, egy téma.

Weller látványos javulásról számolt be, már ami a munkavégzés hatékonyságát illeti. Sokkal több mindent tud elvégezni adott idő alatt azóta, hogy nem ugrál ide-oda a feladatok között az e-mailek miatt. Úgy érzi, a gondolatai is összeszedettebbek. És hamarabb veszi észre a saját tévedéseit is.

A titok az, hogy egyszerre egy irányba kell figyelni és addig, ameddig megy. Ha ez valóban sok embernél is helytálló, az megdönti a “multitasking” mítoszát, vagyis hogy könnyedén tudunk egyszerre több dologra is figyelni és zsonglőrködni több feladattal.

Forrás: Business Insider

Feliratkozom a(z) Cégvezetés & irányítás téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek