Kép: Pixabay

1. Legyünk precízek! 

A számlázás nem tréfadolog, nem véletlenül hívják szigorú számadású bizonylatnak. A kötelező formai elemeken kívül leginkább a tartalmon szokott elcsúszni a dolog és az esetek többségében ez már csak akkor derül ki, amikor a számlák már a kibocsátó és a befogadó oldalán is a könyvelőnél vannak -- ilyenkor pedig a két könyvelő vad levelezésbe kezd egymással, hogy végrehajtsa a "túszcserét." Ez a cégnek a legrosszabb, hiszen amíg nem jó a számla, addig kifizetve se lesz. Mit tudsz tenni? Használjuk az ügyviteli programod adta lehetőségeket: a partnernél töltsünk ki minden lehetséges adatot (kiemelném ezek közül az adószámot, amit időszakosan nem árt ellenőrizni, hogy érvényes-e) és ha igénylik, akkor számlázáskor kedveskedjünk személyre szóló kis plusz információkkal (tipikus példa mondjuk a keretszerződés vagy megrendelés számának feltüntetése) - javasolja blogbejegyzésében Hertay Ákos kkv-ügyvitel specialista.

2.  Legyünk képben az előzményekkel

A számlázás már a gazdasági esemény vége, azt számos lépés előzte meg: volt ajánlatkérés, történt egy ajánlatadás, az elfogadott ajánlatot megrendelték, a megrendelt termékeket beszereztük, azt leszállították, majd csak ezután került kiállításra a számla, aminek az ellenértékét várjuk. A könyvelő minden bizonnyal tartalmilag is ellenőrzi a kiállított és befogadott számlákat és azokkal kapcsolatban kellemetlennek tűnő kérdéseket tehet fel.Ilyenkor nem árt, ha a teljes folyamatot végig lehet lapozni, hogy minden lépésre emlékezzünk és meg tudjuk indokolni. Ez a képesség kifejezetten jól jöhet még egy NAV ellenőrzéskor (amikor már a kutya sem emlékszik, mi volt 3 éve), de sokat segíthet az ügyfél-reklamációk kezelésénél is.

(Fontos azt is tudni, hogy mit és miből könyvelhet le a könyvelő.)

3. Adjuk le időben a könyvelés anyagot

Evidensnek tűnik, pedig úgy hallottam, sajnos nem az. Ahhoz, hogy a bevallások időben elkészüljenek, időben kell nekiesni a bizonylatok feldolgozásának. Én azt javaslom, hogy miután a hó végi nyitott szállítóleveleket kiszámláztuk, az összes kereskedelmi számlával jelentkezzünk a könyvelőnél már a hónap első napjaiban (én annak idején a jelenléti ívvel együtt adtam át és nyolcadikáig kaptunk fizetést!), a többi rezsi jellegű számlával -- amiből számszerűen lényegesen kevesebb van és egy részük csak hó közepe felé érkezik meg - ráérünk később csinálni egy második kört.

4. Ellenőrizzük a paksamétát a leadás előtt 

Hallottam olyat is, hogy a könyvelésre csak egy csokor számla-saláta érkezett, hogy azzal kell kezdeni valamit. Érdemes kinyomtatni ügyviteli programból néhány ellenőrző listát fizetési módonként (kimenő vevő számlák, bejövő szállítói számlák, pénztárjelentés) majd egyenként ellenőrizni, hogy az adott számla (pénztárbizonylat) megvan-e. A lista szerint tegyük is sorba! Ez csak kb. 1 órányi időráfordítás, de nincs több "kinél veszett el a számla" jellegű vita, és legalább kétszer ennyi időt felemésztő keresgélés.

5. Őrizzük meg a digitalizált példányt! 

Amíg a saját számláinkról bármikor nyomtathatunk egy másolatot, a bejövőkért egy hónappal később - mondjuk egy garanciális ügyintézésnél - általában már a könyvelőt kell hívogatni. Szintén telefonálgatós móka, ha a saját másodpéldányunkhoz tűzött egyéb bizonylatot  -- például munkalapot vagy teljesítésigazolást -- szeretnénk valamiért viszontlátni. Érdemes lehet ezért minden bejövő számlát, és ügyfél által aláírt bizonylatot beszkennelni, majd az ügyviteli rendszerünkben az adott bizonylathoz csatolni. Így bármikor, azonnal megtudhatjuk majd, hogy például ki vette át az adott szállítmányt.

6. Mentsük el a készletértéket minden hó végén

Ha új beszállítóval próbálunk majd kapcsolatot kiépíteni, valószínűleg kérni fog egy utolsó havi főkönyvi kivonatot. Amikor leadjuk az ilyen irányú kérést a könyvelődnek, valószínűleg rá fog kérdezni, mennyi volt a raktárkészlet a hónap utolsó napján? Egy ügyviteli rendszerből ezt vissza lehet lapozni, de ha ilyenünk nincs, akkor legalább exportáljuk a raktárkészletet (értékekkel!) minden hó végén - sosem tudhatjuk, mikor fog jól jönni. (A készletérték a cég értékére is hatással van!)

7. Tudjuk, hogy hol, mennyi pénzünk van

Napi szinten vezetett pénzügyi nyilvántartás nélkül nehéz lesz időben megfogni a kintlevőségeket. Előfordult már, hogy a könyvelő szólt, hogy valaminek nem látja a kiegyenlítését? A napi utalások kézben tartása nem kvantumfizika, egy ügyviteli rendszer jó esetben nem csak javaslatot tesz a napi utalandókra, de olyan export állományt is generál, amivel a banki terminálba beolvasva szó szerint három kattintásból letudható a dolog.

8. Tartsuk kontroll alatt az áfát

Ha átlátunk minden bejövő és kimenő számlát, akkor nincs infarktus huszadika előtt pár nappal, mert csak egy rápillantást igényel a hó elején, és látjuk, hogy mennyi lesz a fizetendő áfa - a könyvelőtől csak a visszaigazolást várjuk. Ha a kettő között jelentős eltérés van, akkor pedig meglehetősen hamar meg lehet találni, honnan ered a különbség, hiszen minden bizonylat rendelkezésre áll (szkennelve is, ugye?).

9. Ne kelljen kétszer dolgozni ugyanazzal

Kérdezzük meg a könyvelőt, milyen könyvelőprogramot használ! Nem kizárt, hogy a cégünk ügyviteli rendszere képes arra, hogy a kiállított és rögzített bejövő számlákat, banki és pénztárnaplókat valamilyen exportállományként átadja. A rögzítést megúszva gyorsabb lesz a munka és a hibák száma is csökken.