8+1 tipp a rejtett költségek csökkentésére

2014. május 07. szerda - 07:30 / Timár Gigi
  •    

Az irodai működésnek tulajdonképpen mindegy egyes elemén lehet takarékoskodni, ha jobban megnézzük. A folyamatos, apró változtatásokkal pedig végül jelentős megtakarítást is elérhetünk. Ehhez pedig elsősorban az agyunkra van csak szükség - hogy átgondoltan tegyük amit teszünk.

Kép:FreeDigitalPhotos.net/1shots

1. Mindenki dolga

Ha a takarékosság ne egyedül a vezetőség számára fontos, sokkal jelentősebb eredményeket érhetünk el úgy, hogy kevésbé is akasztjuk ki a kollégákat az olykor esetleg túlzott lelkesedéssel bevezetett megszorításokkal, amelyekkel lehet, hogy a hatékony munkát akadályoznánk. Viszont senki ne tudja jobban, hogy egy adott munkafolyamatban hol lehet időt vagy költségeket megtakarítani, mint aki csinálja. Kérjük ki tehát a kollégák véleményét! Motivációnak sokszor az is elég, ha nyilvánossá tesszük, hogy kié volt a zseniális ötlet, amivel hatékonyabbá vált a munka – miután bevezettük a változtatást. (A kollégák bevonására a spórolásba professzionális elméletek is léteznek – itt beszél egy magyar vezető a minőségi körök módszeréről, amelyet sikeresen alkalmaz a cégében.)

2. Érhető elvárások

Ne csak közöljük a különböző elvárásokat és betartandó „policy”-ket a kollégákkal, de szánjunk időt és energiát arra, hogy meg is értsék, miért van erre szükség. Az extra idő, amit erre szánunk, egyértelműen megtérül majd, hiszen azokat a szabályokat, amelyeket a dolgozók elfogadnak sokkal nagyobb arányban be is tartják – és még a folyamatos ellenőrzés terhétől is megszabadulhatunk egy idő után, ha már minden működik.

3. A „spanyolviasz”

A cégek többségének számos hasonló dologra szüksége van. És ha valamiről már kitalálták, hogy oldható meg a legjobban, miért ne vennénk át a megoldást? Egy létező dolgot testre szabni mindig sokkal egyszerűbb és olcsóbb, mint egészen újat létrehozni. Ha Ön nem egy webdesign céget vezet, szinte biztos, hogy kiválóan megfelel majd egy készen kapható sablon a weblap alapjának, amit akár szakember segítsége nélkül és cégre szabhat. De ugyanez igaz a névjegy vagy űrlap mintákra, de egy bizonyos szintig még a kommunikációra is. Adaptáljunk! A sikerre éhező menedzserek gyakran elődeik életrajzát bújják ötletekért, hogy megtalálják a siker kapuját nyitó bölcsek kövét. Pedig a sikerhez nincs univerzális recept vagy tervrajz, ami alapján mindenki számára elérhető lenne. Persze tanácsok azért vannak.

4. Kontrollált beszerzések és eszközhasználat

Nagyon fontos, hogy lássuk, hol használjuk el az erőforrásainkat. Legyen pontosan követhető, hogy miből, mikor és mennyit vásároltunk, és az mely folyamatokban, hogyan fogyott el. Rengeteg selejt keletkezik a gyártás egy pontján? Lehet, hogy nem a géppel van a baj, hanem az ott dolgozó emberrel, és rövid oktatással kiküszöbölhető lenne a pazarlás. Hatalmas a villanyszámla, mert folyamatosan megy a légkondi? Lehet, hogy elég lenne néhány árnyékoló az iroda megfelelő ablakaira, és máris zöldebben és takarékosabban működhetnénk. Hogy banálisan hangzik? Lehet. De ha jobban belegondol, biztos az Ön irodájában is számos hasonló apróságon lehetne változtatni.

+1. Barter
A válságban amúgy is felértékelődött a barter szerepe, mindenki igyekezett valami hasznosat adni a cégéből a másik termékéért, szolgáltatásáért. A barternek nem csak az az előnye, hogy nem kell az értékes tőkéhez hozzányúlni, hanem némileg át is értékeli a szolgáltatásokat és termékeket, így végeredményben olcsóbban kijöhet, mintha az elfogadott általános egyenértékest használná. A szabályozási kérdésekre itt kaphat választ.

5. Okos eszközök

A technológia hihetetlen fejlődése a spórolásban is segítségünkre lehet. A modern irodai eszközök (például printerek) képesek szinte a teljes napot „alvó” állapotban tölteni az aktív működés energiájának csak töredékét fogyasztva mindaddig, amíg nincs rájuk valóban szükség. De a közös munka online platformra terelésével is jelentős hatékonyságnövekedést érhetünk el. Az egyidejű közös munkát lehetővé tevő platformokkal nincs szükség egy dokumentum többszöri kinyomtatására egy munkafolyamatban, több telephely esetén pedig az utazási és/vagy telefon költségek is jelentősen csökkenhetnek, ha VALÓBAN hatékony közös munkát teszünk lehetővé online.

Sőt, még bérleti díjat is spórolhatunk, ha ahol megoldható, a távmunkát is lehetővé tesszük. Így kisebb irodában is elférünk, ha hatékonyság pedig mit sem csökken – sőt! Legújabban pedig akár már a tréingeket is megtarthatjuk online.

6. Szortírozás

Ne tároljunk semmit, amire nincs szükségünk. Ahogy otthon is évente az ember nekilát kiselejtezni a már feleslegessé vált dolgokat, ezt a cégben is megtehetjük. El se hisszük majd, mennyi helyet takarítunk meg ezzel. Főleg, ha átállunk a dokumentumok elektronikus tárolására (természetesen csak azokban az esetekben, ahol a NAV, vagy más szerv nem követeli meg a papírok fizikai megőrzését) értékes négyzetmétereket takaríthatunk meg, amelyekért másképp fizethetnénk a bérleti díjat.

7. Kevesebb energia

Természetesen itt az ideje, hogy első lépésként energiatakarékos izzókra (ha lehet, LED-re) váltsunk az irodában. Ha ez megvan, arról kell gondoskodnunk, hogy ne használjuk őket feleslegesen. A ritákn használhat eszközöket ki is húzhatjuk, és persze, rászólhatunk folyamatosan azokra, akik égve hagyják a lámpát, de ez nem túl hatékony megoldás, hisz nem lehetünk mindenhol ott. Használjunk inkább időzítőt! A programozható termosztátokkal még a fűtést is lejjebb vehetjük éjszakára, de beállíthatjuk azt is, hogy mondjuk este 7-kor automatikusan kapcsoljanak le a lámpák, a nyomtató, a vízforraló és minden más, nem „létfontosságú” eszköz. Azért hagyjunk manuális átállítási lehetőséget, nehogy egy elhivatottan sokáig dolgozó kollégát hozzunk kényelmetlen helyzetbe, hogy sötétben marad…

8. Verseny

Ne felejtsük el, hogy nem csak azon a piacon van versenyhelyzet, ahol mi mozgunk, de ott is, ahol a szolgáltatók, akiktől vásárolunk. Nézzünk körül, lehet, hogy egy jól átgondolt szolgáltató váltással jelentős megtakarításokat is elérhetünk akár a villanyszámláról, akár a céges bankról van szó.

Feliratkozom a(z) Info & tech téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek

Segítünk kiszámolni

EKÁER kalkulátor

kalkulátor

Céges bankszámla

kalkulátor

Pályázatkereső

kalkulátor