20-án tudom meg, mennyi az áfa?!

Még néhány nap, és vége a 3. negyedévnek. Ha előfordult már Önnel, hogy 20-án tudta meg, mennyi áfát kell aznap befizetnie, akkor ez az írás Önnek szól! Azon a napon már nincs lehetőség felkészülni, átütemezni, megoldásokban gondolkodni – tenni valamit. Most időben hangzik el a figyelmeztetés. Szakértőnk, Matovics Klára segít, hogyan kerülheti el az ilyen kellemetlen meglepetéseket.

Kép:sxc

Nincs annál bosszantóbb, mint az utolsó pillanatban megkapni a hírt: egy rakás pénzt be kell fizetni áfára, méghozzá azonnal. Nincs lehetőség megoldásokban gondolkodni, felkészülni, átütemezni – cégvezetőként joggal érezheti beszorítva magát. Ennek nem kell így lennie. Szükség van némi megértésre a témával kapcsolatban, és egy kis előzetes munkára, de úgy gondolom, ez jobban megéri, mint gutaütést kapni három hét múlva.

A probléma látszólag a következő: a (gaz) könyvelő nem szól időben, emiatt a cég kész helyzettel szembesül. Ha ez lenne a teljes igazság, akkor már megoldódott volna a probléma, hiszen a piaci résre már rég lecsapott volna egy marketingben jártas könyvelőcsapat: „Gyorsiksz Könyvelőiroda – mi mindig időben értesítjük!”. A „későn szóló” könyvelők pedig kihaltak volna a piacról.

Nos, vessünk egy pillantást egy teljesebb képre. Ha meg akarjuk érteni a problémát – akár kellemes a gondolat, akár nem –, egy kicsit fel kell vennünk a könyvelő nézőpontját.

Az időzítés szerepe

Ahhoz, hogy a fizetendő áfa összegét meg tudja adni, a könyvelőnek előbb le kell könyvelnie a szóban forgó hónapnak vagy negyedévnek az anyagát. Lehet, hogy az Ön cégére nézve ez csak egy fél dosszié (egy 2 cm vastag, számlákból és iratokból álló köteg), de egy könyvelő nemcsak az Ön cégében gondolkodik. Neki az összes ügyfél anyagát kell lekönyvelnie.

Minden olyan cég, amely előbb adja le az anyagát, és várhatóan az anyag teljes és pontos, jól feldolgozhatóan van összekészítve, előnyt élvez – és hamarabb jut információhoz.
Szeptember vége nemcsak egy hónapnak, hanem egy negyedévnek a végét is jelenti. Ilyenkor tehát a szokásos havi áfa-bevalló cégek mellett a negyedéves áfa-bevalló cégek könyvelésének is el kell készülnie. A nagyon kis cégek sokszor nem hozzák el havonta könyvelésre a papírokat, hanem összegyűjtik az egész negyedéves anyagot, és egyben adják le. Ebből az következik, hogy negyedév végén sokkal több cég könyvelésének kell elkészülnie, mint mondjuk egy „sima” hónapban.

Itt jön az időzítés szerepe. Minden olyan cég, amely előbb adja le az anyagát, és várhatóan az anyag teljes és pontos, jól feldolgozhatóan van összekészítve, előnyt élvez – és hamarabb jut információhoz.

Érdemes telefonon egyeztetni a könyvelővel az alábbiakat:

  • Melyik napokon szeretné lekönyvelni az Ön cégének az anyagát ahhoz, hogy időben tudjon adatokat szolgáltatni Önnek, mint cégvezetőnek. Erre az időpontra juttassa el a könyvelőnek, amit kér.
  • Október elején még érkezhetnek olyan számlák, amelyek teljesítési időpontja szeptemberi, tehát az áfa-tartalmuk a fizetendő áfát csökkenti. Mi legyen az a legkésőbbi dátum, ameddig az Ön cégébe beérkező, előző havi számlákat (a teljesítés időpontja szeptemberi) szeretné a könyvelő megkapni? Az a legrosszabb, amikor egyenként küldözgetjük neki a papírokat, mert nagyon szétaprózza a figyelmét, és valószínűbb, hogy egy idő után inkább megvárja, míg minden eszünkbe jut, és egyszerre foglalkozhat az egésszel.
  • A könyvelési anyagot szétválogatva adja át a könyvelőnek: külön-külön legyenek lefűzve a beérkező számlák, a kimenő számlák, bankkivonatok, készpénzes bizonylatok és az összes többi egyéb. Ha az egyes csoportokon belül még dátum szerint sorba is teszi a papírokat, pályázhat a „könyvelőbarát ügyfél” címre. Mindenesetre időt spórol a könyvelőnek, és így saját magának is.
Teendők a saját házunk táján:
  • Ne halogassa a számlák kiállítását az ügyfeleinek! Ez nemcsak könyvelési anyagot jelent, hanem ebből lesz az „életet adó” bevétel –, de ahhoz legalábbis el kell küldenie őket!
  • Figyeljen a nagyobb munkák befejezésének időzítésére! Ha abban állapodott meg az ügyfelével, hogy szeptember 30. napjára készül el a nagy mű, akkor a teljesítés időpontja ez a nap, tehát a nagy összegű áfát a következő hónap (a példában október) 20-án kell befizetni. Ha október 3. napján adjuk át ugyanazt a terméket (fejezzük be a szolgáltatást), akkor ennek a számlának az áfáját nem kell október 20-án befizetni, csak egy hónap vagy negyedév múlva! Erre már szerződéskötéskor gondolni kell!
  • Ha sok a cége könyvelési anyaga (több dosszié), szedjen össze minden elérhető bizonylatot most, és vigye el a könyvelőhöz akár ma. Így a munka nagy részét ő már elvégezheti a későn jövők megérkezése előtt!
  • Ha a beérkező számlák eredeti példányait cégében előbb beteszi az utalandó számlák közé, és csak akkor adja át könyvelésre, ha már elutalta őket, akkor ezeket a számlákat most inkább fénymásolja le az utaláshoz, és az eredetiket készítse a könyvelési anyagba!
Önt pedig, kedves Cégvezető, aki időben és pontosan összekészítette és eljuttatta a könyvelőjéhez a cége könyvelési anyagát, szeretném biztosítani a könyvelője megbecsüléséről. Lehet, hogy a következő hetekben „elszakad a cérnája”, esetleg nem lesz olyan barátságos, mint amilyen lenni szokott, vagy elmulaszt egy visszahívást telefonon – de biztos lehet abban, hogy Önre hálásan gondol, és a stresszes viselkedés nem Önnek szól. A könyvelő is csak ember: szeretne segíteni, különösen azoknak, akiktől a munkájához segítséget kapott.

Matovics Klára közgazdász, tréner www.megertesakonyvelesrol.hu

Véleményvezér

Kísértetszállodát talált Hadházy Ákos

Kísértetszállodát talált Hadházy Ákos 

Különös pénzosztások az idegenforgalmi beruházások körül.
A korrupció rontja a boldogságindexet

A korrupció rontja a boldogságindexet 

Ötvenhatodik helyen a magyarok.
Hadházy Ákos újabb fél méter magas kilátót talált 217 millió forintért

Hadházy Ákos újabb fél méter magas kilátót talált 217 millió forintért 

Lombkoronasétány helyett ezúttal nádkoronasétány épült.
Száguldhatna a forint, ha Orbán Viktor kiegyezne az unióval

Száguldhatna a forint, ha Orbán Viktor kiegyezne az unióval 

A jogállamiság helyreállítása sok pénzt hozna.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo