Rengeteg módszer létezik a hatékonyság növelésére, a korai munkavégzéstől kezdve a teendők összeírásán keresztül az időbeosztás vezetéséig. Olyan sok, hogy néha már abban is el tud veszni az ember, hogy a megfelelő hatékonyságnövelő módszereket megpróbálja összeállítani. Hogy ne kelljen Önnek keresgélnie, a Fast Company szakértőket kérdezett meg arról, szerintük melyek a leghasznosabb módszerek a produktivitás növelésére. Ezekből a véleményekből állt össze az alábbi lista:
A nagy célra fókuszáljon!
Nagyon könnyű elveszni a munka részleteiben, beleölni rengeteg időt és energiát, hogy végül aztán ne jussunk vele sehová – vélte David Rusenko, a Weebly vezérigazgatója. Rengetegszer látjuk ezt: a vállalkozók elvesznek a napi teendőkben, ahelyett, hogy végre belevágnák a fejszéjüket a nagy feladatba, és jutnának vele valahová.
Rendezze a napját blokkokba!
Egyesek korán kelnek, mások éjszakai baglyok, éppen ezért a hatékonyságuk csúcspontja napközben más és más időpontra esik. Érdemes ezért megfigyelni, mikor megy a legjobban a munka, és akkorra időzíteni a legtöbb elvégzendő feladatot. Akár még automatikus válaszlevelet is beállíthat a levelezőrendszerében erre az időszakra, hogy ne számítsanak Öntől gyors válaszra, mert megfeszítetten dolgozik – tanácsolta Ekaterina Walter, a Think like Zuck című könyv szerzője.
Végezze el a nemszeretem feladatokat is!
Nyugodtan írja fel a falára vagy ragassza egy cetlin a monitorára: nem kell egy szeretnie egy feladatot ahhoz, hogy elvégezze! – mondta Oliver Burkeman, az The Antidote: Happiness for People Who Can't Stand Positive Thinking (Az ellenszérum: hogyan legyenek boldogok, akik utálnak pozitívan gondolkodni) című könyv szerzője. Ha sikerül ezt mélyen az eszébe vésnie, nem kell majd folyton arra várnia, hogy a megfelelő áldott állapotba kerüljön egy feladat elvégzéséhez. Ne hagyja, hogy a prokrasztináció (a "patópálság" kórós változata) legyőzze. Érezni fogja persze, hogy halogatná a feladatot, ameddig csak lehet, de párhuzamosan álljon is neki elvégezni.
Ne hagyja, hogy a perfekcionizmus megbénítsa!
Egy karrier nem egyetlen tökéletes pillanat eredménye, hanem egy csomó remek és eredményes pillanat összessége, melyek szépen lassan összeadódnak – véli Art Markman, pszichológus és író. A legjobb projekt a befejezett projekt. Könnyű megbénulni a tökéletességre vezető úton, sokkal jobb csinálni valamit, aztán addig csiszolgatni, amíg tökéletes lesz.
Foglalkozzon egy feladattal egyszerre!
Ha túlterheltnek érzi magát (mint általában mindig mindenki), az nem azért van, mert annyi dolga van, hanem azért, mert túl sok mindent próbál csinálni egyszerre – mondta Douglas Merrill, a ZestFinance alapítója, korábban a a Google mérnöki ágának alelnöke. Nem csinálhat két dolgot egyszerre, az agy számára fizikai képtelenség több dolgot egyszerre végezni. Még ha nem is csökkenti a munkaadagját, legalább ossza be a feladatait, és egyszerre csak eggyel foglalkozzon. Ez nemcsak abban segít, hogy jobban teljesítsen, de abban is, hogy jobban érezze magát.
Néhány szuperhatékony ember egyszerűen nem hagyja, hogy a napi kis döntések túl sok agykapacitását felemésszék. Prerna Gupta a Smule közösségi zeneszolgáltató vezető termékmenedzsere például mindennap ugyanazt eszi reggelire és ebédre, hogy amint ő mondja, „csökkentse a döntések jelentette fáradtságot".
Írjon napi teendő listát!
Néha a legegyszerűbb módszerek a leghatékonyabbak. Mindennap leírom a feladatokat, amelyeket el szeretnék végezni, és néha ellenőrzöm, megvannak-e – mondta Francesca Gino, a Harvard Business School professzora. A folyamat, hogy látom, ahogy haladok, boldoggá és sokkal hatékonyabbá tesz. Ezen felül segít a realitások talaján maradnom és megértenem, mennyi feladatot tudok elvégezni egy nap és mik a legfontosabb feladatok.
Keressen valakit, aki elszámoltatja!
A magunknak tett ígéreteket könnyű megszegni – mutatott rá Laura Vanderkam, a What the Most Successful People Do Before Breakfast (Mit csinálnak a leghíresebb emberek reggeli előtt) szerzője. Sokkal nehezebb valakit felhívni, és őszintén bevallani neki, hogy nem sikerült a kitűzött cél. Éppen ezért keressen valakit, aki felé elszámol hetente, mit sikerült elvégeznie. Vanderkamban például a heti beszámolók tartották a lelket, hogy megírja élete első regényét.
Álljon fel a gépétől!
Sokunk rossz szokása, hogy munka közben, ha pihenésre vágyunk, e-maileket ellenőrzünk, felmegyünk a Facebookra vagy bármely más közösségi oldalra. Drake Baer, számos hatékonyságról szóló cikk szerzője azonban nem: ő inkább sétál, eszik valami frissítőt, vagy elvonul egy üres tárgyalóba egy rövid meditálásra.
Csak egyszer foglalkozzon egy feladattal!
Csak egyszer foglalkozzon egy feladattal. Csinálja meg most, aztán elfelejtheti, és fókuszálhat a következő feladatra – javasolta Leo Widrich, a Buffer közösségi app egyik alapítója, aki Leo Babautától kapta ajándékba ezt a jó tanácsot. Szerinte az egyszer foglalkozni valamivel szabály leginkább a három legunalmasabb, hétköznapi feladatban segít rengeteget: e-mailekre válaszolni, meetingekre beülni, és segítséget nyújtani a kollégáknak. Foglalkozzunk velük azonnal, amint felbukkannak, és aztán takarítsuk is el őket az útból.
Feledkezzen bele a munkába!
Egyszerre egy dologgal foglalkozzunk, erről már volt szó, de a leghétköznapibb feladatokban is meg lehet találni a gyönyörűséget. Faisal Hoque író szerint az olyan feladatokba való belefeledkezés, mint a porszívózás vagy a fűnyírás, segít elkerülni a nehézségeket, megőrizni a belső energiát és hatékonynak maradni.
