100 órával kevesebb munka? Így lehet

2016. március 23. szerda - 18:30 / piacesprofit.hu
  •    

Nem véletlen, hogy az informatikai beruházások estén általában igen gyors megtérüléssel lehet számolni. Még ha csak viszonylagos adminisztrációs rendszertelenséget feltételezünk is, a folyamatok kibogozásával jelentős munkaidő szabadulhat fel. Szakértőnk egy példán mutatja be a döbbenetes számokat.

Sokan megborzonganak az adminisztráció szó hallatán, de sajnos egy vezető nem teheti meg. hogy elmenjen a téma mellett. Minél nagyobb és szélesebb körű egy vállalkozás tevékenysége, annál inkább meghatározó a megfelelő adminisztrációs háttér. Gyakorlatilag életmentő is lehet adott pillanatban.

A következő esettanulmány egy vállalkozáson belül két esetet is megmutat, amit egy kis IT fejlesztéssel lehetett orvosolni:

  1. manuális rögzítés és adat duplikáció két különböző rendszerben, melyek hibát és plusz munkát generáltak
  2. egy rém bonyolult premizálási rendszer (20 üzletág) kigobozása, ami egy érzékeny terület minden vállalkozás életében

A végeredmény? 80-100 munkaórányi megtakarítás havonta. És ez csak két kezelt terület.

egy ember laptop előtt nagyon örül

Kép:PP archív

Tudták, hogy nincs rendben és erre is rendezkedtek be

A példánkban szereplő cégben két rendszert használnak: egy könyvviteli programot és egy vállalatirányítás rendszert. A számlák berögzítésre kerülnek csak fejösszeggel a könyvelőprogramba, ami később berögzítésre kerül a vállalatirányítási rendszerbe is, de már főkönyvi számokra bontva.

Mivel kézi adatfelvitel történik, ezért számolni kell a félregépelés veszélyével, ami a valóságban igen komoly hibákat is eredményezett például önköltségszámítás, cikkár meghatározás kapcsán. Rendszer csere szóba sem jöhet.

Minden egyes hónap végén két munkavállalónak egy teljes napját vette el, míg a két rendszerből lekérve a számlákat összeegyeztették, hogy egyezik-e a könyvelő programba felvitt összeg az ERP rendszerben szereplő szétbontott összeggel. Ez amellett, hogy havi 16-20 munkaórát vett igénybe közvetlenül, annyiban is hátráltatta a cég működését, hogy valójában hibás adatokkal dolgozott húsz részleg egy teljes hónapon át.

A megoldás:

A megoldás egy adatbányászati eszköz volt, mely a két adatbázisban lévő adatokat egy felületen képes volt megjeleníteni, ráadásul a nem egyezőségeket külön megjelölte a rendszer, így minimális munka volt a hó végi egyeztetés (lásd ábra)

Az adatbázisok összekapcsolásában a számlák referencia/számla számai adtak lehetőséget. Havi kb. 400 számla összesen nagyságrendileg 8-12.000 tételt jelentett havonta. Nem nehéz belátni, hogy ekkora mennyiségnél a legjobb jó szándék ellenére is akadhatnak hibák.

„…a hibákat megelőzni nem tudtuk, viszont megtaláltuk és megmutattuk hol vannak, így rövidebb idő alatt lehetett javítani…”

A felállított rendszer nem a hibák elkerülésében segített, hisz a struktúra az adminisztrációban nem változott, a két sziget rendszer maradt továbbra is. Viszont az adatok helyessége kapott egy kontrollt, ami a manuális figyelés helyett egy automata megoldás.

A változtatás amellett, hogy rengeteg munkaórát takarított meg, az alkalmazottak ellenállásába sem ütközött, mivel nem kellett változtatni a szokásokon.

Kimenő számla egyeztető képernyő, ahol a piros zászló jelezi a nem megfelelő rögzítést

Kimenő számla egyeztető képernyő, ahol a piros zászló jelezi a nem megfelelő rögzítést

Az egyenleg:

A rendszer bekerülési értéke, licencekkel, tanácsadással együtt 3.000.000 forint+áfa volt. Ennek a projektnek kb. 30% költsége osztható rá erre a témára.

Ehhez képest bruttó 1.800 forintos óradíjjal számolva havonta közvetlenül 144.000-180.000 forint/ hó megtakarítást értünk el. És itt nagyon szigorúan csak a közvetlen költségekről beszélek! Ez kevesebb, mint 21 hónapos megtérülés a legrosszabb esetben is, amennyiben a teljes projektet veszem alapul és öt és fél hónapot, ha csak a ráosztott részt.

Nem véletlen, hogy egy viszonylagos rendszertelenség esetén az informatikai beruházások közel 1 év alatt közvetlenül megtérülnek. Vajon mennyi ehhez hasonló apróságnak és megszokottnak tűnő műveltet végeznek a kollégái a cégében, ami kiváltható lenne és a felszabaduló időben magasabb hozzáadott értékű munkára lenne lehetőség?

Poór Károly
a Dyntell fejlesztője

Feliratkozom a(z) Info & tech téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek