Mennyibe kerül egy ERP rendszer?

2012. szeptember 26. szerda - 07:30 / piacesprofit.hu
  •    

Amennyiben egy vállalkozás ERP (vállalatirányítási) rendszer bevezetése mellett dönt, nagyon fontos döntési tényező az ár. Különböző rendszerek összehasonlításakor tisztában kell lennünk a felmerülő összes költséggel. A mai cikk abban nyújt segítséget a kis- és középvállalkozások döntéshozóinak, hogy hogyan tudják a legpontosabban meghatározni egy bevezetendő ERP (vagy egyéb más) rendszer árát, költségét.

Kép:PP archív

Természetesen egy vállalkozás vezetői nem csak az ERP rendszer ára alapján döntenek, nagyon sok befolyásoló tényező van még, amelyről egy korábbi cikkemben, a Hogyan válasszunk ERP rendszert? címűben már írtam.

Egy ERP rendszer (és általában minden szoftver) ára alapvetően négy tényezőből áll össze, ezek a szoftver licence díjak, a szükséges hardver költségek, a bevezetés költsége és végül az üzemeltetés díja.

1. Szoftver licence díjak

Amikor ezt a kifejezést halljuk, hogy szoftver licence díj, akkor ez lényegében a szoftver alapára. A szoftver alapárát többféle módon határozzák meg a különböző informatikai szolgáltatók. Egy cégre nézve történő ERP rendszer bevezetés esetén közrejátszik a telephelyek száma, a bevezetendő modulok száma (pénzügy, könyvelés, beszerzés, gyártás, raktárkezelés, CRM, stb.), a végfelhasználók száma valamint az, hogy bérleti konstrukcióról vagy vásárlásról van szó.

Hogy határozzuk meg a felhasználók számát?
A felhasználó számmal kapcsolatban fontos megjegyezni, hogy legtöbbször ún. kurens felhasználó számról beszélünk, ami azt jelenti, hogy egyszerre hány felhasználó van belépve a rendszerbe, tehát akár 100 felhasználónak is lehet belépési jelszava, de ha egyszerre garantáltan csak 10 személy tartózkodik a rendszerben, akkor az valójában egy 10 felhasználós rendszer.

Tippek: Az alapár vagy licence ár kiajánlásakor rendszeres marketing trükk a szolgáltatók részéről, hogy minél kisebb egységben adják meg a rendszer árát, hogy úgy tűnjön, nagyon olcsó rendszerről van szó. Például 1 felhasználóra és 1 napra mondják meg a rendszer árát (1 napra 1 felhasználónak csak 200 Ft). Fontos, hogy kiderítsük naptári napról vagy munkanapról van-e szó valamint célszerű a különböző rendszerek árait közös nevezőre hozni például úgy, hogy eleve egy hónapra vonatkozóan kérünk árajánlatot. Érdemes arra is figyelni, hogyha időszakra van megadva az alapár, például egy hónapra, akkor az egy bérleti konstrukció, tehát a kiajánlott díjat minden hónapban ki kell fizetni és nem biztos, hogy a rendszer használatán kívül bármilyen egyéb szolgáltatásra is jogosultak vagyunk. Ne felejtsük, bérleti díj esetén csak béreljük a rendszert és ezért fizetünk, nem pedig azért, hogy segítséget kapjunk, oktatást vagy bármilyen más támogatást.

2. Hardver költségek

Amikor egy új informatikai rendszer bevezetése felmerül, akkor felmerül a kérdés is, hogy a jelenlegi infrastruktúra (személyi számítógépek, szerverek) alkalmas-e a bevezetés támogatására, azaz van-e alkalmas szerver gép, amiről tudjuk üzemeltetni a rendszert, a személyi számítógépeken (kliensek) megfelelő minőségben (gyorsaság) használható lesz-e a rendszer vagy nem. Vannak olyan ERP rendszerek, amelyek egyedi futtató környezetet írnak elő, így például külön szerver szükséges a használatukhoz (például Linux szerver, a legtöbb cégnél Windows szerverek futnak). De vannak már olyan ERP rendszerek is, amelyek üzemeltetéséhez nem szükséges (vagy legalábbis minimális) infrastruktúra, a felhő szolgáltatásokra gondolok, ilyen esetben csak szélessávú internet kapcsolatra van szükség és minimális teljesítményű számítógépekre, mivel az alkalmazások, a modulok valójában nem a saját hálózatunkon futnak így nincsen szükség nagy teljesítményű eszközökre.

Tippek: A rendszert szolgáltató cég legtöbbször hardver ajánlatot nem mellékel ajánlatához, de leírja a rendszer használatához szükséges hardver követelményeket. Vonjuk be cégünk informatikai osztályát (amennyiben van) vagy kérjünk meg külső szolgáltatót, hogy a leadott paraméterek alapján mérje fel, hogy a jelenlegi infrastruktúra alkalmas-e a rendszer üzemeltetéséhez. Amennyiben hardverek beszerzése szükséges kérjünk több helyről ajánlatot. Felhő szolgáltatás igénybevétele esetén győződjünk meg arról, hogy stabil internet kapcsolatunk van, nem árt ha két külön szolgáltatóval is szerződünk, ha az egyik internet szolgáltatás nem működik, legyen tartalék.

A bevezetés elemei
Igényfelmérés: Az igényfelmérés lehet egyszerű és részletes. Egyszerű igényfelmérésről akkor beszélünk, amikor a rendszert szolgáltató cég bemutatja a szoftverét a vállalkozás döntéshozóinak és kulcsfelhasználóinak (egy-egy terület irányításáért felelős személyek), és a felhasználók változtatásokat igényelnek a rendszeren a saját folyamataik alapján. Részletes igényfelmérésről akkor beszélünk, amikor az ERP szolgáltató kitelepül a vállalkozáshoz és felmérik az összes folyamatot annak minden részletével. Azaz ki, mit és hogyan csinál, a folyamatokban milyen dokumentumok keletkeznek, azokkal kapcsolatos tartalmi követelményeket is, stb. Egy ilyen részletes igényfelmérés természetesen jóval időigényesebb folyamat és ezért jóval drágább is.
Paraméterezés: Az igényfelmérés információi alapján fel kell paraméterezni az ERP rendszert, el kell végezni a különböző beállításokat, hogy az ügyfél igényeinek megfelelően működjön a rendszer.
Adat migráció: Különböző adatok migrációja (átemelése, beemelése, betöltése) szükséges a régi rendszerből az új rendszerbe, partner törzs, cikk törzs, készletállomány, stb.
Fejlesztések: Az igényfelmérés során bizonyára olyan folyamatok, funkciók is feltérképezésre kerültek, amelyeket még le kell fejleszteni, programozni kell. Riportok, jelentések, adat exportok készítésére is szükség lehet.
Helyszíni beüzemelés: A helyszínen üzembe kell helyezni a szervert, fel kell telepíteni a kliens gépeket is, tehát működésbe kell hozni a rendszert.
Kulcs-és végfelhasználói oktatások: A felhasználókat fel kell készíteni a rendszer indulására, tehát nagyon komoly oktatásokon kell részt vennie mindenkinek.
Éles üzemi támogatás: Az indulás napján (go live) a helyszínen konzulens kollégáknak kell támogatniuk a felhasználókat, hogy ne legyen fenn akadás.
Dokumentálás: Az egész projektet (mivel egy rendszerbevezetést csak projektként érdemes kezelni) dokumentálni szükséges.

3. Bevezetés költsége

Egy ERP rendszer bevezetése nem egyik napról a másikra történik. A hazai ERP bevezetések egy bizonyos százalékában az ügyfél nem elégedett a végeredménnyel, tehát kimondhatjuk, hogy az ERP bevezetések egy része sikertelen, vagy lehetne sikeresebb is. Ennek persze megint csak sok oka van (erről majd következő cikkemben írok), de egyik oka a bevezetés nem megfelelő átgondolása, átbeszélése és anyagi megtervezése. Egy bevezetés nagyon sok elemből tevődik össze éppen ezért az árát sem egyszerű meghatározni. (Ld. keretes írásunkat!)

Tippek: Láthatjuk, hogy az ERP rendszer árának meghatározásában a bevezetés az a költség, amely a legjelentősebb összegre rúghat, mivel nagyon komoly tényezőket kell figyelembe venni. Gondoljuk át, hogy az igényfelmérésből mekkora részt tudunk mi átvállalni, akik be akarjuk vezetni az ERP rendszert, ezzel jelentős költséget lehet megtakarítani, de így a felelősségét is viselni fogjuk annak, hogyha valami nem úgy működik a rendszerben, mert nem néztük át jó alaposan.

4. Üzemeltetés díja

Az ERP rendszer bevezetés után, akár vásárlásról, akár bérlésről legyen szó felmerül az üzemeltetés kérdése is. Az üzemeltetése az ERP rendszernek azt jelenti, hogy a hibák kijavításra kerülnek, kérhetünk segítséget szakértő tanácsadóktól, bizonyos mértékű fejlesztési igényünk is lehet (változtatások, új riportok, jelentések).

Tippek: Az üzemeltetésről is gyakran elfelejtkezünk, de ez is egyik oka lehet annak, hogyha elégedetlenek vagyunk az ERP szolgáltatónkkal. Bérleti konstrukció esetén (mivel az havi díjas konstrukció) bizonyos mértékű támogatást a rendszer szolgáltatók belekalkulálnak a díjba, de nem korlátlan mértékűt. Tájékozódjunk még a bevezetés előtt, hogy mennyibe is fog kerülni az üzemeltetés, ha azt szeretnénk, hogy minden hiba 1 órán belül javításra kerüljön, kapjunk bizonyos óraszámú fejlesztési kapacitást és oktatási óraszámot. Ha előre lekötünk időket a szolgáltatónál az jóval olcsóbb, mintha minden hónapban egyedileg rendelnénk fejlesztéseket és oktatásokat az új kollégáknak. Azt se felejtsük, hogy a rendszer bevezetés során egyetlen felhasználónk sem lesz, aki a rendszer 100%-át ismerné, ezért a bevezetés után folyamatosan lesz még szükség képzésre is. Az is fontos, hogy aki vásárolt, az egy aktuális verzió számú rendszert válaszolt így valószínűleg nem lesz jogosult az újításokra, fejlesztésekre, neki ezeket majd külön kell megvenni, amennyiben szüksége lesz rá.

Tehát láthatjuk, hogy egy ERP rendszer ára több tényezőből tevődik össze, ezért mielőtt új rendszert szeretnénk bevezetni ezen szempontok alapján is elemezzük ki az egyes cégek ajánlatait, és ezen szempontok alapján kérjünk ajánlatot. Mindenkinek sikeres ERP rendszerbevezetést kívánok!

Giller Tamás

www.erpblog.org

Feliratkozom a(z) Info & tech téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek

Segítünk kiszámolni

EKÁER kalkulátor

kalkulátor

Céges bankszámla

kalkulátor

Pályázatkereső

kalkulátor