Mikor kezdjük az előkészítést?
Fontos tudni, hogy egy jó ERP rendszer nem vezethető be egy nap alatt. Egy cégre szabott, meglévő folyamatokhoz igazított rendszer bevezetése összetett, többlépcsős feladat, amelynek első és legfontosabb eleme a rendszer megtervezése. Gyakori hiba, hogy ennek jelentőségét alábecsülik, majd pedig az első hónapot követően jön a felismerés: „én nem ezt akartam”, „én nem erre gondoltam”, „én azt hittem, ez úgy fog működni, hogy….”
Egy rendszer bevezetése soha nem egyszerű. Nem lehet kézenfekvő megoldásokkal elintézni. Minden cég más és más, már csak azért is, mert minden cégben különböző munkatársak dolgoznak. Egy jól működő rendszer egyik alapja a gondos előkészítés, szánjon rá időt. Amennyiben jövő év elejére tervezi a rendszer bevezetését, akkor még most időben van ahhoz, hogy megtalálja az Ön számára megfelelő megoldást.
Hogyan kezdjünk neki?
Első lépésként gondoljuk át, mit is szeretnénk, mit várunk el vezetőként, egy vállalatirányítási rendszertől. Végig kell gondolni azt is, hogy mit várnak el kollégáink egy komplett rendszertől. A vezetés általában információkat szeretne gyorsan a lehető legpontosabban, A beosztott kollégák meg azt, hogy ne kelljen többet foglalkozni az adminisztrálással a kelleténél. Ezt a kettősséget figyelembe kell venni, és szem előtt kell tartani már a tervezéskor.
Készítsünk, készíttessünk listát azokról a problémákról, amelyek miatt úgy gondoljuk szükséges váltani egy vállalatirányítási rendszerre. Ha listánk elkészült, próbáljuk meg kategóriákba sorolni azokat. Például: számlázási/pénzügyi problémák, megrendelések kezelésével kapcsolatos gondok, készletkezelési problémák, stb. Ez a lista két kérdésben is nagy segítségünkre lesz a későbbiekben: egyrészt segít behatárolni milyen jellegű programokra is van szükségünk, milyen szoftverszállítót keressünk, másrészt kiváló alapot nyújt a szoftver beszállítóknak a rendszer felépítéséhez.
A kiválasztás fontos és hosszadalmas folyamat. Nem csak a jelöltek megtalálása a kihívás, hanem az is, a kínált rendszerek mennyire alkalmasak arra, hogy támogassák cégünk működését. Minden cégvezető jól ismeri saját piacát és tudja, hogy saját területén mi az aktuális trend, mik a kívánalmak, mire kell figyelnie. Nem várható el azonban, hogy mindenki tisztában legyen a vállalat irányítási szoftverek piacával is.
„Dobozos” vagy egyedi?
Az első lényeges kérdés: kész megoldásra, vagy egyedi fejlesztésre van szükségünk? A "dobozos" termék általában olyan szoftverek, amelyeknek működése és felépítése egy általános logika mentén kerül kialakításra. Minden területen tartalmazzák a szükséges minimális funkciókat, bizonyos fokig paraméterezhetőek, de szélsőséges egyedi igények kezelését többnyire nem teszik lehetővé. Ha dobozos terméket választunk, tisztában kell lennünk vele, hogy nincs olyan rendszer, amely teljes mértékében lefedheti a cég működését. Ebben az esetben azt kell megtalálnunk, amelyik a legnagyobb mértékben cégünkre illeszthető, ami minket, mint céget kiszolgál. Látnunk kell azt is, hogy mennyi kompromisszumot kell hoznunk a cég folyamataiban a termék használatával.
Legyünk alaposak, kérjünk bemutatókat, gyűjtsük össze a kollégákat, és nézzük végig a beszállító bemutatóját. De ne csak a prezentációkat tekintsük meg, hanem a rendszer működésébe is kérjünk betekintést. Kérdezzünk sokat és ne engedjünk a „kisördögnek”, aki azt súgja fülünkbe, hogy úgy is tudja a rendszer az adott funkciót.
Vonatkoztassunk el attól, milyen „szép” a program kezelő felülete, hiszen ez egy munkaeszköz, aminek funkcionálisnak kell lennie és nem csillogó fényes dísztárgynak. Fontos, hogy a felhasználó kollégák gyorsan átlássák, könnyen kezeljék a felületeket. Nem mindig a legszebb a legjobb rendszer.
Mikor kell egyedi fejlesztés választani? Nem egyszerű kérdés. Abban az esetben mindenképpen, ha 10 jelentkezőből sem találtuk meg a számunkra ideális megoldást. De vigyázat, az egyedi rendszer fejlesztés kockázatokkal, és rengeteg idő ráfordítással jár, bár az eredmény mindenképpen egy olyan megoldás, ami az adott cégre tökéletesen passzol!
Egy egyedi rendszer kifejlesztése akkor a leghatékonyabb, ha saját fejlesztő gárdával, vagy olyan beszállítóval dolgozunk együtt, aki az erőforrásait teljes mértékben rendelkezésünkre tudja bocsátani. Egyedi megoldások esetében a fejlesztőnek, szinte együtt kell élnie a cég folyamataival, és pontosan át kell látnia azokat. További nehézség lehet egyedi fejlesztés esetén, hogy a kezelő felület még nincs kialakítva, így a felhasználók nehezebben tudják elképzelni azt, hogyan is fog működni a rendszer. Vakon kell igényeket átadni a fejlesztőknek. (Ebben az esetben inkább rajzoljunk papírra, és úgy adjuk át az elképzeléseket.)
Költséghatékonyság szempontjából létezik egy harmadik, köztes megoldás. Ügyes menedzseléssel a meglévő „dobozos” termékből cégre szabott egyedi megoldás érhetünk el. Ebben az esetben a „dobozos” termék kiválasztásakor, arra kell figyelnünk, hogy olyan terméket válasszunk, amelynek a kezelő felülete, belső működési folyamatai, és a kezelt adatok köre, lefedi az igényeinket a lehető legkevesebb kompromisszummal. Így biztosíthatjuk azt, hogy a felhasználó kollégák gyorsan, és hatékonyan tudnak beletanulni a rendszer használatába, megadnak minden olyan adatot, amire nekünk később kimutatásokban szükségünk van. Ezek után a döntés támogatáshoz szükséges listákat/statisztikákat/kimutatásokat fejlesztessük le a beszállító szállító céggel, amennyiben erre van lehetőség. Ha a beszállító nem vállal ilyen fejlesztéseket, akkor mindenképpen célszerű másikat választani, mert a későbbi igények esetében csapdába kerülhetünk.
Bizalom és szakértelem
Bármelyik megoldás mellett is döntünk, ne felejtsük el, egy jó rendszer mindig az ERP szállító cég és a megrendelő közötti szoros együttműködés eredménye. A sikerhez elengedhetetlen a bizalom és a folyamatos őszinte kommunikáció.
Ne felejtsük el, partnerünk nem szakmai titkainkat szeretné ellesni, hanem szeretné átlátni működésünket és a legjobb megoldást kínálni az adott probléma kezelésére. Ha valaki nem szimpatikus számunkra, kérjünk új kapcsolattartót, vagy keressünk új partnert. Ha bizalmatlanságunk miatt információt tartunk vissza, azzal a rendszer hatékonyságát veszélyeztetjük. Amennyiben üzleti titkainkat szeretnénk megvédeni, kössünk titoktartási szerződést a beszállító partnerrel.
Ha korábban azt mondtuk szánjuk kellő időt a rendszer megtervezésére, akkor ez hatványozottan igaz a bevezetés, és betanítás folyamatára is. Ne sajnáljuk az időt a kollégáink betanításra, mert hosszú távon ez lesz a rendszer hatékony működésének alapja.
Lehetőség szerint már rögtön a tárgyalások elején jelöljünk ki egy kollégát házon belül, aki átlátja a cég folyamatait, és bízzuk meg azzal, hogy Ő legyen a felelőse a bevezetésnek. Mint belső projektvezető hatékony segítség lehet a bevezető cég számára, és hatékony segítség a többi kollégának is. Vegyen részt minden oktatáson és tanulja meg a rendszer legfőbb összefüggéseit.
Nem kell minden felhasználónak mindent tudnia. Nagyon kevés olyan felhasználó van, aki szeretne többet tudni, mint ami a saját munkájának elvégzéséhez szükséges. Mindenképpen külön-külön részlegenként végezzük el a betanítást, így a bevezető partnernek is egyszerűbb átadni az információ „morzsákat” a felhasználóknak. Az viszont fontos hogy minden egyes felhasználónak legyen fogalma arról, hogy az Ő általa végzett tevékenység, miként kapcsolódik a teljes rendszerhez, ezért szervezzünk egy olyan betanítást is, amelyen minden kolléga részt vesz, és a teljes rendszer elvi működését, ismerhetik meg.
Tartsuk szem előtt, hogy több zseniális szoftver bukott már meg a bevezetési időszak közben, mert a kollégák közül volt legalább egy vagy két olyan ember, aki nem értette a rendszer működését és inkább ellene ment a bevezetésnek, folyamatosan negatívumokat kereste az új rendszerben. Ezen kollégákat meg kell találni, és fel kell tárni az ellenérzései forrását, segíteni kell a rendszert megszerettetni velük.
Későbbiekben fontos az, hogy az új kollégák ne kézikönyvekből és ne a régi kollégáktól tanulják meg a rendszer használatát. Szánjunk rá időt és kérjünk, rendszeres képzéseket. Ezzel nem csak a kollégáink tudását tartjuk megfelelő szinten, de a képzés során felmerülő kérdések, visszajelzések felhasználásával rendszerünk és folyamataink is folyamatosan fejleszthetőek.
Összegzés
Összegezve, elsőként mérjük fel a pontos igényeinket, milyen jellegű megoldásra van szükségünk. Vizsgáljuk meg, problémánk kezelésére milyen megoldások érhetőek el a piacon. Ismerjünk meg minél több szoftvert, próbáljuk ki azokat, szerezzünk gyakorlati tapasztalatot azok működéséről. Legyünk nyitottak egy-egy új megoldásra, változtatásra, de ne vállaljunk fel a szükségesnél nagyobb mértékű kompromisszumot. Már a tervezés kezdetétől vonjuk be kollégáinkat, keressünk belső projektvezetőt és fektessünk nagy hangsúlyt a kollégák folyamatos képzésére.
Ha ezeket az irányelveket elfogadjuk és követjük, biztosak lehetünk benne, hogy hamarosan egy jól működő, hatékonyságunkat és piaci előnyünket növelő rendszer büszke tulajdonosai és felhasználói leszünk.
