Hogy válasszunk számlázó programot?

2012. december 10. hétfő - 07:30 / Timár Gigi
  •    

A számlázás minden vállalkozás életének egyik legalapvetőbb része. Egy kötelező feladat, amit mindenki szeretne a legegyszerűbben és a lehető legolcsóbban megoldani, a törvényi előírások betartásával. Egyre többen választanak számlázó programokat, főként az elektronikus számlázás terjedésével. Egyesek ingyenesen elérhetők. De bízhatunk bennük?

Kép:PP archív

A számlázás minden vállalkozás tevékenységének alapja. Elkerülhetetlen szükségesség. Ugyanakkor a kézzel írt számlák kora leáldozóban van. A kézi számlázás nehézkes; újra és újra fel kell vinni a partner adatait, számológéppel kell kiszámolni az áfát, a fizetési határidőt a naptárból kell kinézni, így jóval több a munka és a hibalehetőség is. A számla, mindezek mellett, befolyásolja a vállalkozásról kialakult képet. A kézzel írt, tépett szélű számla pedig nem éppen profizmusról árulkodik. Abban tehát nagy az egyetértés, hogy számlázó programra szükség van. Innentől kezdődik azonban a dilemma. Milyen programot válasszunk?

 

A számlázó program kiválasztásakor érdemes figyelembe venni:

– Tudja-e azt, amit elvárunk tőle?
– Könnyen, gyorsan kezelhető-e?
– Tud-e kimutatásokat készíteni?
– Megfelel-e a törvényi előírásoknak?
– Milyen garanciát, terméktámogatást kapunk mellé, ez mennyi időre szól, és mit tartalmaz?
– Hány számlát tudunk vele kiállítani?
– Meddig lehet a programot használni?
– Mennyibe kerül a terméktámogatás?
– A programot fejlesztő vállalkozás mennyire megbízható?

Ezért fizetünk
A legegyszerűbb, fizetős számlázó programok ára nagyjából 5.000 – 10.000 Ft között mozog évente. Fő előnyük az ingyenes verziókhoz képest a magasabb funkcionalitás, valamint az időben és mennyiségben egyaránt korlátlan használat. A programok többsége rendelkezik demó verzióval, aminek a segítségével ki lehet próbálni az egyes funkciókat. A törvényi előírásoknak való megfelelést a programok fejlesztői garantálják az adott időszakban, és többségük nagy hangsúlyt helyez a termékek folyamatos fejlesztésére is. A számlázó programok általában korlátlan ideig használhatók, akkor is, ha az ügyfél nem fizeti rá a terméktámogatást, ekkor azonban nincsenek frissítések és a fejlesztő cég nem tudja garantálni a törvényi megfelelőséget, sem pedig a megfelelőségi nyilatkozat kiadását.

„Az ingyenes számlázó programokról általában elmondható, hogy az alap programoknál is kevesebb funkcióval rendelkeznek, így például nem megoldható bennük több felhasználó kezelése, az előlegszámlázás, a vonalkód kezelése vagy épp az egyes vevőkhöz kapcsolódó alapértelmezett fizetési mód és a megjegyzések tárolása. A használati idejük általában korlátozott, de olyan programok is vannak, amelyeknél maximalizálva van a kiállítható számlamennyiség, vagy a program használata közben különböző hirdetések jelennek meg a felhasználó képernyőjén” – mondja Dr. Ransburg Beatrix, a rEVOLUTION kisvállalati üzletágvezetője. „Mindezen hátrányok ellenére az ingyenes programok nagy segítséget nyújtanak a kipróbálásban, a kézi számlázásról a számlázó programra való átállás során. Segítségükkel meg lehet tapasztalni a különböző funkciók előnyeit, hátrányait, segít a felhasználó tudatosságának növelésében, hogy amikor letelik az adott idő, tudja, mire is van pontosan szüksége.”

Januártól változó számlázási szabályok
Január elsejétől 2 millió forint feletti áfa-összegű számlázás esetén az adott partnerekre vonatkozóan az áfa-bevallás mellékleteként kötelező lesz adatok szolgáltatni az adó alapjáról, összegéről, a számla összegéről, illetve a teljesítés időpontjáról a számla kiállítójának és befogadójának egyaránt. (A vevőnek akkor is nyilatkoznia kell majd, ha az áfa értéke több számlából összevontan éri csak el az összeghatárt).
Az előírás az eva-körbe tartozó, tehát áfa-bevallásra nem kötelezett szereplőket szintén érinti. Ezzel együtt a számlázás menete is bonyolultabbá válik, mivel ilyen esetben a vevő adószámát is fel kell tüntetni a számlán. A számlázási és könyvelőprogramokat a fenti előírások szerint is bővíteni kell majd, mivel a nem kellően felkészült háttérprogramok alkalmazásával egy-egy áfa-bevallás kitöltési ideje akár több órával is megnőhet az eddigiekhez képest.

Fontos a naprakészen tartás

„Az ingyenes számlázó programok használatának legfőbb veszélye nem magukban a programokban, hanem a mögöttük álló cégekben rejlik. Nem mindegy ugyanis, hogy az adott programot ki kínálja. Vajon a következő törvényi változás életbe lépésekor is piacon lesz-e még az adott cég, és biztosítja-e továbbra is a program törvényi megfelelését? Ha igen, akkor mindezt milyen feltételekkel és milyen áron? Naponta tapasztaljuk, hogy az adóhatóság, ellenőrzés esetén az első dokumentumok között kéri be a számlázó szoftver törvényi megfelelőségi nyilatkozatát a szoftver készítőjétől. Az ingyenes program kiválasztásakor is érdemes tehát hosszú távon gondolkodni, és alaposan felmérni a piacot, hogy stabil, megbízható cégről van-e szó, számíthatunk-e arra, hogy szükség esetén rendelkezésünkre fog állni. Az is lényeges, hogy van-e továbblépési, fejlesztési lehetőség, az adott cég tud-e jobb, fejlettebb programot kínálni. Nem mindegy, hogy ez esetben teljesen új programot kell-e vásárolni, vagy bizonyos modulok megvásárlásával költséghatékonyan bővíthetjük a már meglévő programot” – mondja Dr. Ransburg Beatrix.

Váltson e-számlára!
Az e-számla mindenki számára előnyös. A vállalatok hagyományos számlakezelési költségeik 60%-át megtakaríthatják az egyre terjedő elektronikus számlázásra való áttéréssel, jelentős anyagi és emberi erőforrásokat felszabadítva ezzel fő üzleti tevékenységeik számára.
A 2013-as törvényváltozások a számviteli törvényt az áfa törvény elektronikus számla kiállításával kapcsolatos módosításával is összhangba hozzák – írja az adó.hu. Az áfa törvény módosítása egységesen kezeli a papír alapú és az elektronikus számlákat, és mindkét típusú számlával kapcsolatban előírja, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, az adattartalma sérthetetlenségét és az olvashatóságát. A módosított jogszabály nem írja elő kötelezően, hogy ennek a feltételnek hogyan lehet eleget tenni. Az áfa irányelvvel összhangban az egyik lehetséges technológiai megoldás az elektronikus számla minősített elektronikus aláírással történő kiállítása. Az elektronikus számla alkalmazásához továbbra is a számlabefogadó beleegyezése szükséges. Az Európai Bizottság 2020-ra szeretné, ha az e-bizonylatolás lenne az általános számlázási mód az unió összes tagországában. Egy uniós becslés szerint ezzel évente közel 40 milliárd eurót spórolhatnának a tagországok.

Feliratkozom a(z) Info & tech téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek