Vezetői értekezlet reggel hétkor

Milyen szempontokat tartsunk szem előtt, ha értekezletre készülünk, és milyen módszerekkel lehet a legtöbbet kihozni belőle? Többek között erről kérdezett szakértőket a Jobpilot Pályacsúcs Magazin.

Megegyezés az induláskor

Szatmáriné Dr. Balogh Mária elmondta, a vállalati értekezlet összehívása előtt a vezetőnek át kell gondolnia, milyen célból hívja össze a csapatot, kiket hív meg, milyen tematika alapján haladnak, és milyen háttéranyagra van szükség a hatékony munkához.
Gondoskodnia kell arról, hogy a háttéranyagot mindenki időben megkapja, és elegendő idő jusson a probléma átgondolására. A legtöbb tárgyalóhelyiségben adott a megfelelő infrastruktúra, de ha nem, akkor erről is gondoskodni kell (például projektor).

Az értekezlet elején célszerű szerződést kötni a csoporttal a megbeszélés céljáról, fontosságáról, menetéről, a rendelkezésre álló időkeretről, a hozzászólások kommunikációs módjáról. Érdemes megkérdezni a megjelenteket, hogy kinek van javaslata más, aktuális témákra és mennyi időt kér hozzá. Fontos, hogy minden érintett jelen legyen, egyébként nehezen születik döntés vagy nagy a rossz döntés meghozatalának az esélye.

Növeli az elmondottak megértését, ha nemcsak szóban adják át az információt, hanem grafikonokkal, diagramokkal szemléltetnek. Termelési folyamatok, fejlődési trendek megértésében a vizualizálás különösen fontos szerepet kap.
Az értekezleten kulcsszerepe van a levezetőnek. A jó moderátor visszafogja az állandóan hosszan hozzászólókat, és kikéri azoknak a véleményét is, akik nem szívesen vagy nagyon keveset beszélnek.

Személyeskedés, hatalmi játszma: kihívás a levezetőnek

Csökkentheti az értekezlet hatékonyságát, ha a tartalom helyett a csoport önmagával foglalkozik. Ekkor személyeskedés, hatalmi játszmák, egyes tagok fontoskodása, a tárgyhoz nem kapcsolódó hozzászólások kerülnek előtérbe. Ilyenkor érdemes az ülés előtt vagy közvetlenül utána négyszemközt tisztázni a témától eltérítő viselkedés okát és a szükségleteket, valamint a lehetséges, megnyugtató viselkedések módját és az értekezlet vezetésére vonatkozóan felvetődő újító javaslatokat. Sok vezető járatlan a csoportfolyamatok kezelésében. Önismeret, társas készségek, és csoportdinamikai ismeretek szükségesek a zavaró folyamatok kezeléséhez, amelyeket kommunikációs és moderációs tréningeken lehet elsajátítani.

Jegyzőkönyv vagy emlékeztető

A megbeszélésekről emlékeztetőt vagy jegyzőkönyvet mindig célszerű készíteni. Szó szerinti jegyzőkönyv készítése akkor ajánlott, ha olyan tárgyalásról van szó, amelyben a megállapodás megszületésének a folyamata is fontos, és minden szó jelentőséggel bírhat. Ilyen lehet például az érdekképviseletekkel való egyeztetés. Más esetekben elegendő a rövid emlékeztető, amely a megállapodást, a kiosztott feladatokat, a felelősöket és határidőket tartalmazza. A tapasztalatok alapján nem tanácsos a levezetőnek írni az emlékeztetőt, mert sok felé kell figyelnie, inkább írja egy másik munkatárs, amelyet az elnök a lejegyzés végén ellenőriz - mondta el Szatmáriné dr. Balogh Mária a Pályacsúcs Magazinnak.

Meeting a gyakorlatban: Reggel 7 órakor vezetői értekezlet

Heti több értekezletet tart Kmetty József, a Kürt Computer Rt. vezérigazgatója:
"Körülbelül egy évvel ezelőtt, amikor a Kürtnél jól érzékelhetően egyre több és hosszabb értekezlet már kezdte fenyegetni a hatékonyságunkat, időnyilvántartási rendszert vezettünk be. Azóta minden megbeszélés időtartamát és hatékonyságát mérjük. A számok azt mutatják, hogy megfelelő szervezéssel, alapos előkészítéssel, a cél pontos meghatározásával 25-30 százalékkal lehet csökkenteni a megbeszélések időtartamát", mondta a vezérigazgató. A számítógépes adatmentéssel és informatikai tanácsadással foglalkozó Kürt Rt-nél fajta értekezletet tartanak, melyek közül az egyik a kedden reggel 7 órakor kezdődő vezetői értekezlet.

Kör-emailben egyeztetett menetrend

"Azért tettük erre a szokatlanul korai időpontra, mert napközben nehéz volt mindenkinek alkalmas időpontot találni. Ez az időpont részévé vált a heti időbeosztásunknak, senki sem mondhatja le. A vezetői meeting általában két órán át tart: egy nappal korábban délután öt óráig kör-emailben egyeztetjük a menetrendet", magyarázta a vezető. A menetről megjegyezte: "Az első 45 perc kötött, a többi részre javaslatot tehetnek a megbeszélés résztvevői. Ha valaki új témát ajánl, meg kell adnia, igényel-e döntést, és mennyi ideig lenne szükséges erről beszélni. Amennyiben döntés is szükséges, gondoskodnia kell megfelelő háttéranyagról. Nagyon sok adatot a könnyebb követhetőség kedvéért grafikonon jelenítünk meg, és a tervtől való eltérés okait keressük."

A Kürtnél az értekezletekről két jegyzőkönyv készül. Az egyik, a bővebb, a vezetők részére, míg egy másik változatot a cég minden alkalmazottja megkap.
"Cégünknél az értekezlet másik formája a minden hónap első csütörtökén délután 4-5 óra között megrendezésre kerülő vállalati megbeszélés, melyen a Kürt Rt. minden alkalmazottja részt vesz. Ekkor tartjuk a születésnapokat, és ekkor bárki kérdezhet a vezetéstől is."

Kmetty József az értekezletek buktatói között megemlítette a túl hosszú hozzászólásokat, melynek kezelésére egyedi módszert dolgozott ki: "Korábban egy tojásfőző csengőt hoztam be, amelyet minden felszólalásnál újra indítottam. Nagyon viccesnek találták a kollégák, amikor néhány bőbeszédű munkatársnál megszólalt, ám fegyelmezőleg hatott, mostanra betartják az időkeretet."

45 perc után lankad a figyelem

A két szakember javaslatán kívül még számos hasznos tanács található különböző oldalakon. A humán tanácsadással és továbbképzések tartásával foglalkozó német Haufe Akademie összeállításában például a következő tippek szerepelnek: A meeting ne tartson tovább a rendes munkaidőnél, egyébként csökkenti a motivációt és növeli az elégedetlenséget, ha a pihenőidőben is a tárgyalóban kell ülnie a dolgozónak. Ha felkészületlenek a résztvevők, a levezető inkább szakítsa meg vagy tegye más időpontra a megbeszélést.

Általában 45 perc meeting után 75 százalékra csökken a munkatársak koncentrációja, ezért ennyi idő után célszerű 5 perc szünetet tartani. Persze ez csoportonként, munkatársanként változhat, itt a levezető tapasztalatán, mérlegelésén múlik a pihenő időpontja és hossza. Ha újabb napirendi pont kerül a megbeszélendők közé, rendeljünk hozzá időtartamot is.

Az időgazdálkodásra a 60-20-20-as formulát adja az akadémia: A meetingre szánt idő 60 százalékában intézzük el a legfontosabbakat, 20 százalékot tartsunk fenn előre nem látható kérdések megbeszélésére és további 20 százalékot szünetekre, nem tartalmi elemek megbeszélésére, szünetekre.

Véleményvezér

Kísértetszállodát talált Hadházy Ákos

Kísértetszállodát talált Hadházy Ákos 

Különös pénzosztások az idegenforgalmi beruházások körül.
A korrupció rontja a boldogságindexet

A korrupció rontja a boldogságindexet 

Ötvenhatodik helyen a magyarok.
Hadházy Ákos újabb fél méter magas kilátót talált 217 millió forintért

Hadházy Ákos újabb fél méter magas kilátót talált 217 millió forintért 

Lombkoronasétány helyett ezúttal nádkoronasétány épült.
Száguldhatna a forint, ha Orbán Viktor kiegyezne az unióval

Száguldhatna a forint, ha Orbán Viktor kiegyezne az unióval 

A jogállamiság helyreállítása sok pénzt hozna.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo